أرشفة المستندات هي تخزين الوثائق التي لم تعد في الاستخدام النشط ولكن تحتاج المؤسسات إلى الاحتفاظ بهذه الوثائق كنوع من السجل التاريخي. عادةً ، تقوم المؤسسات والشركات بتخزين المستندات ، ولكن يمكن للأفراد أيضًا أرشفة الوثائق لأسباب مختلفة. ترتبط سلسلة من الاعتبارات والطرق بأرشفة المستندات. في بعض الحالات ، يكون لدى المنظمة مجموعة من السياسات المحددة جيداً لإدارة الوثائق ، والتي تحدد المنظمة ضمنها إجراءات الأرشفة. يمكن للمؤسسات أرشفة أنواع الوسائط المختلفة ، بما في ذلك الإلكترونية ، بسهولة نسبية.
غرض
المنظمات أرشفة الوثائق لأسباب متنوعة ، في معظم الحالات المتعلقة بالغرض العام أو دور المنظمة. في كثير من الأحيان ، تقوم المنظمات بأرشفة الوثائق لأنها ذات أهمية ثقافية أو تاريخية. بدلاً من ذلك ، قد يكون للنشاط التجاري سبب قانوني أو مالي للحفاظ على سجل موثوق للوثائق السابقة ، والتي تعتبر الأرشفة أكثر طرق الإدارة فاعلية فيها.
الاعتبارات
يجب على أي منظمة تحتاج إلى أرشفة الوثائق أن تأخذ إجراءاتها بعناية. إن تحديد الوثائق التي تحتاج إلى أرشفة ، سواء من حيث العمليات السابقة أو الجارية ، هو بطبيعة الحال الاعتبار الأساسي. بالنسبة إلى الوثائق المستمرة التي تنتجها المنظمة ، قد تصل المؤسسة إلى نوع من الجدول الزمني للأرشفة. كما تتباين أساليب الأرشفة ، وقد أدى تقدم تكنولوجيا الحوسبة إلى توفير ثروة من الأدوات الجديدة ، وتقديم حلول فعالة وفعالة من حيث التكلفة في العديد من الحالات.
أدوات
بدءًا من عام 2011 ، ازدادت أدوات برمجية لأرشفة المستندات ، مما منح المؤسسات مزيدًا من الفرص للأرشفة على حساب أقل. يمكن للمؤسسات استخدام أرشفة البرمجيات كأداة ، ليس فقط للمستندات التي تخزنها في شكل إلكتروني ، ولكن أيضًا للوثائق الورقية والوسائط الأخرى. يمكن للمؤسسات مسح أو تحويل العناصر غير الرقمية للتخزين في شكل إلكتروني ، مما يقلل من المساحة الفعلية المطلوبة لحفظ السجلات بشكل فعال.
المخاطر
إن المخاطر متأصلة في أي نظام أرشفة مستندات ، ويجب على المنظمات النظر فيها عند إنشاء سياسة أرشفة تنظيمية. الاستفادة من تخزين الوثائق في شكل إلكتروني صالحة فقط إذا كانت المحفوظات آمنة. ولذلك يجب على المنظمات أن تستخدم ضمانات كافية لحماية استقرار وأمن الأرشيف ، الذي تعالجه أدوات وخدمات الأرشفة بطرق مختلفة.
فوائد
ازدادت فوائد وجود نظام فعال لأرشفة المستندات مع ظهور الحلول التكنولوجية. تحتل السجلات الإلكترونية حيزًا ماديًا أقل ، وفي بعض الحالات ، قد لا تقيم حتى داخل المبنى الرئيسي لنشاط تجاري أو منظمة. على سبيل المثال ، قد تستخدم بعض المؤسسات خدمة إدارة مستندات خارجية. وتتمثل الميزة الأخرى لاستخدام السجلات الإلكترونية في قدرة المؤسسات على إتاحة المحتوى المؤرشف بسهولة وبسرعة عند الاقتضاء ، وغالبًا في شكل إلكتروني قابل للبحث.
