التوثيق مهم لأي نظام تنفيذ ، ونظام المحاسبة ليس استثناءً. عادة ما يتم إجراء التوثيق على الورق أو عبر الإنترنت مع شرح سبب اتخاذ قرار معين على الآخرين. عادة ما تكون الوثائق القياسية داخل الشركة ويتم بالطريقة نفسها في كل مرة يتم فيها تنفيذ نظام جديد ، مما يجعل من السهل قراءته والبحث عن أي مشكلة.
استكشاف الأخطاء وإصلاحها
تبرز أهمية وثائق نظام المحاسبة بوضوح عندما يحدث خطأ ما ويحتاج الأشخاص إلى معرفة كيفية إصلاحه. على سبيل المثال: يقوم نظام الحسابات الدائنة بإضافة ضريبة غريبة إلى بائعين معينين. أسهل طريقة لمعرفة سبب هذه المشكلة هي مراجعة الوثائق لمعرفة كيف تم إعداد النظام ولماذا. هذا أمر بالغ الأهمية عندما يتم استخدام نظام لأول مرة ويجد الأشخاص مشكلات غير متوقعة. ربما يطلب التقرير معلومات غير موجودة. يساعد البحث في الوثائق في حل المشكلة من خلال إظهار مكان إعداد هذه المعلومات داخل النظام.
قرارات
يجب أن تقدم وثائق النظام المحاسبي القرارات عند تنفيذ النظام. تسمح العديد من الأنظمة بالكثير من المرونة ، بالإضافة إلى المرونة في اتخاذ القرارات. على سبيل المثال ، ستوضح الوثائق من الذي قرر عدد الأرقام التي يجب أن يحتويها الحساب ، وأسباب اتخاذ هذا القرار. وهذا أمر مهم للغاية عندما تخضع الشركة لتغييرات كبيرة وتريد الإدارة الجديدة فهم القرارات التي يتخذها الأشخاص الذين لم يعودوا هناك. ربما كانت تلك القرارات حكيمة. ربما لا. ولكن على الأقل هناك بعض الوثائق التي تم اتخاذها للشركة.
التغييرات
عندما يحتاج النظام إلى تحديث مع إصدار جديد أو وحدة نمطية جديدة ، فإن الحصول على وثائق مناسبة يمكن أن يساعد في جعل هذه العملية أسرع. هذا أمر بالغ الأهمية إذا تم تصميم برنامج المحاسبة خصيصا للشركة. أي تفاصيل تقنية مهمة للغاية عند النظر في التوافق مع البرامج الأخرى وأية تغييرات مطلوبة للبرنامج. على سبيل المثال ، قد تحتاج إلى وحدة أصول ثابتة وترغب في أن تقوم هذه الوحدة بنقل المعلومات إلى دفتر الأستاذ العام. يجب أن تعطيك الوثائق أدلة حول ما إذا كان يمكنك القيام بذلك ، وإذا كان الأمر كذلك ، فما الذي يجب القيام به. عادة ، يستخدم الناس تقنية المعلومات (تقنية المعلومات) وثائق للحصول على المعلومات التقنية.
شكل
عادة ما يكون التوثيق الجيد لأنظمة المحاسبة مزيجًا من المخططات الانسيابية والنصوص. في كثير من الأحيان ، يوضح رسم بياني للبيانات كيف تم تطوير نظام وتطبيقه بشكل أفضل من النص. يمكن أن يكون ذلك معقدًا إلى حد ما لفهمه ، لذا تأكد من أن وثائقك تحتوي على أسطورة حتى يمكنك اتباع المفاهيم.
توجد أشكال أخرى للوثائق في شكل استبيانات ، حيث يتم طرح أسئلة محددة ويتم توثيق الإجابات. استنادًا إلى الإجابات ، يتم حل المشكلات وغيرها من مشكلات النظام المحاسبي. وثائق كثيرة في كثير من الأحيان على حد سواء المخططات الانسيابية والاستبيانات.
الاعتبارات
توثق العديد من الشركات كيف ولماذا تم اختيار نظام محاسبة معين بدلاً من الآخرين. وهذا يمكن أن يمنح المستخدمين فكرة جيدة عما كان عليه التفكير ، حتى لو لم يكن أي من صانعي القرار متواجدون حول الأسئلة. وبما أن تنفيذ النظام يمكن أن يكون مكلفًا ، فإن محاضر الاجتماعات تكون متوفرة عادة لتوثيق عملية اتخاذ القرار. ربما تم تقديم تدريب مجاني من قبل بائع واحد كان أكثر جاذبية من الآخر. لذا ، حتى قبل تنفيذ النظام ، يجب أن تكون الوثائق متوفرة أيضًا.
