إدارة المستندات هي العملية التي تستخدمها المؤسسات لإنشاء مستندات وتحكمها وتأمينها وتخزينها واستردادها ومشاركتها وتدميرها بجميع أشكالها. في عصر نشر المعلومات ، والتغير التكنولوجي السريع والمسائل الأمنية ، يجب على المنظمات التي تنشئ أنظمة إدارة الوثائق أن تنظر ليس فقط في ممارسات الأعمال الجيدة ، بل القواعد والأنظمة والمعايير التي تصدرها الحكومات والهيئات الدولية.
حكم جعل الكيانات: المالية
تصدر العديد من الكيانات الفيدرالية لوائح تتطلب من المنظمات الالتزام بقواعد إدارة المستندات. فيما يلي ملخص لهذه الكيانات ، وأنواع المنظمات التي تؤثر فيها ، والنظام الأساسي أو اللوائح التنظيمية.
توفر لجنة الأوراق المالية والبورصات في الأوراق المالية 17 أ -4 قواعد إدارة المستندات الخاصة بالوسطاء والمحللين وغيرهم من المشتركين في تبادل الأوراق المالية.
يؤثر قانون ساربينز - أوكسلي في القسمين 404 و 409 على إدارة الوثائق من قبل جميع الشركات المتداولة علناً بالإضافة إلى شركات المحاسبة ومدققي الحسابات والمتورطين في تداول الأوراق المالية.
ينظم مقاصة الشيكات لقانون القرن الواحد والعشرون (الشيك 21) التعامل مع الشيكات وينطبق على الصناعة المصرفية. يديرها الاحتياطي الفيدرالي.
يحمي قانون جرام-ليتش بليلي المعلومات المالية للمستهلكين التي تحتفظ بها المؤسسات المالية وتديرها عدة وكالات اتحادية.
تدير الرابطة الوطنية لتجار الأوراق المالية (NASD) القاعدة 3010 وبورصة نيويورك للأوراق المالية (بورصة نيويورك) القاعدة 342 من قبل لجنة الأوراق المالية والبورصة ، وتنظم متطلبات حفظ السجلات المتعلقة بالاتصالات الإلكترونية لأعضاء هاتين المنظمتين.
قواعد الرعاية الصحية
ينطبق قانون التأمين الصحي وقابلية الوصول (HIPAA) على مجموعات مثل الأطباء والمستشفيات وشركات التأمين وأرباب العمل العاملين في تجميع أو نقل معلومات المريض. يتم إدارتها من قبل وزارة الصحة والخدمات الإنسانية الأمريكية.
21 CFR 11 هو جزء من قانون اللوائح الفيدرالية الذي تديره إدارة الغذاء والدواء الأمريكية ويتناول السجلات الإلكترونية والتوقيعات الإلكترونية. يؤثر هذا القسم على شركات الرعاية الصحية والأدوية.
القواعد العسكرية
تحدد لوائح وزارة الدفاع (قسم الدفاع 5015.2 ، الإصدار 2) متطلبات برامج إدارة السجلات التي تشتريها وزارة الدفاع. كما تستخدم الكيانات الحكومية الأخرى هذا المعيار في برمجيات إدارة السجلات الخاصة بها.
قواعد اتحادية أخرى
تحكم القواعد الاتحادية للإجراءات المدنية كيفية تعامل شركات المحاماة مع المعلومات المتعلقة بالإجراءات القانونية.
Revenue Revenue Services Rev. Proc. 97-22 يوفر قواعد للتخزين الإلكتروني ونقل معلومات دافعي الضرائب ، ويؤثر على صناعة الخدمات المالية.
الحاجة للقواعد
يعتمد الأمريكيون على الوكالات التنظيمية لضمان وجود وسائل حماية للحفاظ على أمن المعلومات الشخصية وحماية المعاملات المالية وممارسة الرقابة المناسبة على أولئك الذين يتحكمون في أصول البلاد من الغذاء والدواء والمال والرعاية الصحية. والبنية التحتية الإعلامية للبلاد حيوية للدفاع عنها ويجب حمايتها كذلك.
توحيد إدارة الوثائق يمتد إلى ما وراء الولايات المتحدة. تعمل الكيانات غير الحكومية مثل المنظمة الدولية للتوحيد القياسي وواجهة برمجة التطبيقات المفتوحة لإدارة الوثائق على توحيد وتقاسم العمليات الخاصة بأنظمة إدارة المستندات من أجل ضمان أمن وتوافر السجلات المعلوماتية عند الحاجة إليها.
