سواء كان التواصل مع الموظفين أو البائعين أو العملاء ، فإن ضمان إنتاج رسائل فعالة أمر مهم للغاية لنجاح عملك. للتأكد من أن تواصل نشاطك التجاري على الهدف ، يجب أن تتأكد من أنه يحتوي على الخصائص الخمس الشائعة في أكثر الرسائل فاعلية.
واضح الغرض
تتضمن الرسائل الفعالة غرضًا واضحًا لإعلام الجمهور المقصود أو إقناعه أو التعاون معه. يجب تصميم الرسالة وفقًا لمستوى فهم الجمهور ورد فعله المحتمل وعلاقته بالملحن. بشكل عام ، من الأفضل تضمين فكرة رئيسية واحدة فقط في كل رسالة ، ما لم تكن هناك قضايا وثيقة الصلة التي يجب معالجتها معًا. سيساعد تحديد هدف واضح في اتصالات الأعمال أيضًا على تحديد الوسيط المستخدم لتسليم الرسالة.
القنوات المناسبة
من المهم أيضًا اختيار القناة المناسبة لتسليم الرسالة. يمكن استخدام اتصال البريد الإلكتروني للتسليم إلى جماهير كبيرة ، بينما يكون التواصل وجهًا لوجه أكثر ملاءمةً للمجموعات الأصغر. سيكون التواصل الرسمي الذي يحتاج إلى توثيق ، مثل مراجعات الموظفين أو تغييرات السياسة ، هو الأفضل في شكل مكتوب. والامر متروك للمرسل لتحديد أي منفذ هو الأنسب لرسالة معينة. على سبيل المثال ، يُعد عرض الفيديو الذي يُعلن عن شركة اجتماعية طريقة إبداعية وممتعة لإثارة اهتمام الموظفين ، في حين أن استخدام الفيديو للإعلان عن وفاة في عائلة المدير التنفيذي قد يكون أمرًا غير حساس. الوسيط يجب أن يكمل ، لا يشوه ، غرض الرسالة.
حقائق صحيحة
تتطلب اتصالات الأعمال درجة عالية من الدقة في الإبلاغ عن المعلومات. وتشمل خصائص رسائل الأعمال الفعالة تواريخ ووقائع وموارد وجداول واضحة ينبغي التحقق منها للتأكد من اكتمالها ووضوحها. الرسائل الفعالة هي أيضا خالية من المصطلحات واللغة العامية و "التحدث مع الشركات". على سبيل المثال ، بدلاً من القول ، "تستخدم الشركة فرصًا ممتازة للتوسع في الاستراتيجيات" ، لتبسيطها بقولها "يستخدم فريقنا أفضل الموارد لمساعدة أعمالنا على النمو".
رسائل كاملة
لن يكون الاتصال الكتابي والشفوي فعالا إلا عندما تكتمل رسائله. رسائل الأعمال التي تخبر جزءًا من القصة فقط هي التي يمكن أن تخلط بين المستلمين وتخفق في إشراكهم كما هو مقصود. والاختبار الجيد هو السؤال عما إذا كانت أي رسالة تجيب على جميع الأسئلة التالية: من وماذا ومتى وأين ولماذا وكيف. الطريقة الوحيدة للموظفين ، أو البائعين ، أو شركاء العمل ليكونوا قادرين على التصرف على رسالة هي إذا ما تم تزويدهم بنطاقها الكامل.
الخصائص الإبداعية
بغض النظر عما إذا كانت الاتصالات التجارية موجهة إلى أصحاب رؤوس الأموال المغامرة أو موظفي الأمن ، فإن الناس يهتمون فقط بما يثير اهتمامهم. إن أكثر الرسائل فاعلية هي قصيرة وجذابة ونقطة. لن يجد معظم الناس كل رسالة مثيرة للاهتمام ، لذا يجب أن تتضمن الرسائل الفعالة في مجال الاتصالات التجارية القليل من الإبداع. إن التلخيص والتكثيف للرسائل سيزيد من فرصة قراءتهما ، في حين أن التأكيد على الأفكار ذات الأهمية الكبيرة سيشجع على تقديم ردود الفعل والأفعال.
