هناك عدد من الخصائص لكتابة تقارير الأعمال الفعالة. على سبيل المثال ، يجب على المديرين أن يحددوا تقاريرهم مقدمًا حتى يتضمّنوا جميع المعلومات الضرورية. بالإضافة إلى ذلك ، يجب على المدراء شرح المصطلحات أو الكلمات الخاصة التي تقع خارج قاعدة المعرفة التقليدية للقارئ. ومع ذلك ، تميل خمس خصائص رئيسية إلى التأكيد على تقارير الأعمال الأكثر فاعلية.
كمال
يجب أن تكون التقارير كاملة في ما تحاول أن تنقله. أفضل طريقة لضمان كتابة التقارير الكاملة هي التأكد من تغطية جميع أهدافك. على سبيل المثال ، قد تكون أهداف تقرير أبحاث التسويق هي تحديد مستويات رضا العملاء مع المنتجات والأسعار وخدمة العملاء. بالإضافة إلى ذلك ، قد يتضمن هدفك معرفة سبب توقف بعض العملاء عن شراء منتجاتك أو خدماتك. يتضمن هيكل تقرير العمل النموذجي مقدمة ، هيئة وخاتمة. يجب أيضًا تضمين ملخص تنفيذي للمديرين أو الزملاء الذين ليس لديهم سوى الوقت لمسح نتائج تقريرك. استخدم النقاط في الملخص التنفيذي ، وقم بتمييز أهم النقاط أو النتائج فقط.
صحة
يجب أن تكون تقاريرك دقيقة دائمًا عند ذكر وقائع أو أرقام. على سبيل المثال ، قد يرغب مديرو التسويق في اكتشاف المعلومات المالية في تقاريرهم. يجوز للمدير المالي أن يقدم لمدير أبحاث التسويق أرقام مبيعات وأرباح ربع سنوية لسنتين مختلفتين. الأمر متروك لمدير أبحاث التسويق للإبلاغ عن تلك المبيعات والأرباح بدقة عند تضمينها في تقرير. وبالمثل ، ستحتاج إلى عمل نسخة احتياطية من بعض عباراتك مع المراجع. ومن ثم ، تحتاج إلى التأكد من فهمك الكامل لبيانات مؤلف آخر قبل وضع أي إشارات إليها.
باستخدام لغة بسيطة
يجب أن تكون الرسالة في تقريرك بسيطة ، وفقًا لموقع الويب Entrepreneur. يجب أن تكتب تقاريرك كما لو كنت تخاطب شخصًا لديه تعليم ثانوي. استخدم كلمات وتفسيرات بسيطة للأفكار أو الموضوعات المجردة. يجب على المدير أيضًا تجنب استخدام المصطلحات الفنية عند التعامل مع أعضاء الجمهور من خارج مجالها. على سبيل المثال ، يجب أن تستخدم مهن الأبحاث التسويقية كلمات مثل "الاختيار من متعدد" و "ملء الفراغ" بدلاً من مصطلحات البحث التسويقية "المفتوحة" و "المغلقة" ، على التوالي. أيضا ، والحفاظ على الجمل قصيرة وإلى هذه النقطة.
تصحيح الإملاء وعلامات الترقيم وأفعال الفعل
ببساطة ، لا يوجد عذر لإصدار تقارير عن الأخطاء الإملائية أو النحوية. قم دائمًا بتشغيل تقاريرك من خلال المدقق الإملائي على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. اطلب من شخص آخر تدقيق تقريرك لمعرفة الأخطاء النحوية المحتملة أو استخدام الأفعال الفعلية الخاطئة. تأكد من تضمين الفواصل والنقاط وعلامات الاستفهام ونقاط التعجب في الأماكن المناسبة لجميع التقارير.
استخدم صوت نشط
يسمح لك "الصوت النشط" بالكتابة بسلطة في تقاريرك ، بدلاً من الصوت السلبي. استخدم كلمات أو عبارات مثل: تم تنفيذها وإدارتها ومسحها بدلاً من نظيراتها السلبية: التنفيذ والإدارة والمسح. استخدم الكلمات التي تنتهي بـ "ed" ، لأنها تمثل صوتًا أكثر نشاطًا.
