الجدولة هي واحدة من تلك المهام الإدارية العادية التي لا أحد يريد القيام بها ؛ ومع ذلك ، فإن الفشل في تطوير طريقة منتظمة لتسجيل التواريخ والمعالم الهامة يمكن أن يفسد أفضل الخطط الموضوعة. يجب أن يشتمل التقويم الرئيسي على تواريخ مهمة ، وأن يتم أتمتة ، وأن يشتمل على نظام tickler لإعلام الأشخاص بالتواريخ القادمة. من أجل إنشاء تقويم رئيسي بفاعلية ، يجب أن يكون بديهيًا وفعالًا وأن تكون لديه إجراءات مكتوبة جيدًا لجميع المستخدمين.
عين شخصًا واحدًا للمساءلة عن الصيانة والدعم. يجب أن يكون هذا الشخص مسؤولاً عن مراجعة التواريخ الرئيسية وإدخالها في التقويم قبل التوزيع.
أدخل التواريخ والمواعيد النهائية النهائية. ربما تكون التواريخ النهائية هي السبب الأكثر أهمية لإنشاء والحفاظ على تقويم رئيسي مشترك. يجب أن تبرز هذه التواريخ وتدخل بشكل جريء ، ملونًا أو جميع الأحرف الاستهلالية.
العمل مع المهنيين وموظفي الدعم لتحديد تواريخ tickler قبل الموعد النهائي. هذا يعتمد على النشاط والتنظيم. على سبيل المثال ، قد ترغب في تقديم تذكير قبل أسبوع واحد من اجتماع الميزانيات الرئيسية. ومع ذلك ، قد تتطلب ساعة سعيدة للمجموعة تذكيرًا بساعة واحدة فقط قبل الحدث. ستحتاج أيضًا إلى الإنشاء في الوقت المناسب للسفر إذا لم يكن الحدث في المكتب المباشر.
تحديد عملية لإعلام المستخدمين بالتغييرات. هذا يمكن أن يكون عملية رسمية أو غير رسمية. ومع ذلك ، يجب أن يتم تحديده بوضوح في الإجراءات. ستحتاج أيضًا إلى توفير طريقة لتأكيد التغيير. قد يكون هذا البريد الإلكتروني سريعًا مع طلب تأكيد لجميع الموظفين أو حضور الاجتماع.
تقديم خيار لتشمل تواريخ المتابعة. تواريخ المتابعة هي التواريخ التي تأتي نتيجة لاجتماع آخر. بمعنى ، يتم إرفاقهم إلى اجتماع الأصلي. مثال على ذلك هو AR (مطلوب إجراء) للتمويل لاستكمال قبل الاجتماع التالي. تُعد إمكانية إرفاق تواريخ المتابعة بالاجتماع الأصلي طريقة جيدة لأتمتة العملية وتحقيق مزيد من الكفاءة للاجتماع أو الحدث التالي.
اطبع التقويم الرئيسي على أساس يومي وأسبوعي وقم بتوزيعه. هذا هو اختياري اعتمادا على المنظمة.
ضع التقويم في موقع مركزي. يمكن أن يكون ذلك عبر الإنترنت ، في ملف مشترك أو على لوحة نشرات مشتركة.
