لقد ولت الأيام التي استخدم فيها المحاسبون كتبًا لدفتر الأوراق ، وقلم رصاص حاد لتسجيل القيود المحاسبية. أصبحت المحاسبة المحوسبة شائعة في العديد من الشركات ، من شركات Fortune 100 على طول الطريق وصولا إلى أعمال رجل solopreneur من شخص واحد.
نظرًا لوجود الإنترنت وتوافر كل من الأنظمة المستندة إلى الإنترنت وأجهزة الكمبيوتر المكتبية ، فقد تراجعت تكلفة برامج المحاسبة ، كما أن بعض الموردين يقدمون أنظمة مسك الدفاتر عبر الإنترنت دون أي تكلفة. على الرغم من أن هذه الأنظمة قد يكون لها بعض القيود ، مثل عدم القدرة على تتبع المخزون ، فإنها عادة ما توفر وظائف كافية للشركات الصغيرة أو الخدمات مثل الاستشارات وغيرها من الشركات ذات الصلة بالخدمة.
ما هو نظام المحاسبة المحوسب؟
يتكون نظام المحاسبة المحوسب من برنامج مصمم لتتبع جميع المعاملات المحاسبية الخاصة بشركتك ، بهدف إنتاج مخرجات مالية للتقارير الشهرية والبيانات المالية السنوية ومعلومات الإقرارات الضريبية وغير ذلك من تكوينات التقارير المستخدمة لتحليل عمليات شركتك وكفاءتها وربحيتها.
في حين لا تقدم أنظمة البرامج المجانية أو منخفضة التكلفة على الإنترنت الكثير من قابلية التخصيص لنشاطك التجاري المحدد ، غالبًا ما تستخدم الشركات الكبيرة حزمة برامج نظام محوسب محوسبًا تم تثبيتها على خوادم الكمبيوتر المركزية للشركة وتم توفيرها لعدة مستخدمين.
غالباً ما يأتي هذا النوع من برامج المحاسبة المحوسبة على نطاق واسع بدرجة كبيرة من قابلية التخصيص. يمكن للشركات أن تمتلك البرامج المصممة لاستيعاب عملات متعددة ، وكيانات تجارية تقع في أجزاء مختلفة من العالم وفروع للشركة التي تبيع مجموعات مختلفة من المنتجات. كما يمكن تخصيصها لإنتاج مجموعة من التقارير المالية التي تحسب مقاييس الأداء الرئيسية الموجهة بشكل خاص إلى معايير الصناعة والتشغيل الخاصة بالشركة.
من يستخدم أنظمة المحاسبة المحوسبة؟
يبدو أن أي شخص في مجال الأعمال يمكنه استخدام نظام محاسبي محوسب هذه الأيام بسبب تنوع الحلول المتاحة لتلائم احتياجات أي حجم ونوع من الشركات. على سبيل المثال ، تم استخدام برنامج محاسبة شهير للغاية ، Quickbooks ، لسنوات عديدة من قبل مجموعة من الشركات من الصغيرة إلى متوسطة الحجم. تقدم الشركة كل من إصداراتها على الإنترنت وأجهزة سطح المكتب من برامجها ، ويستوعب البرنامج قدرًا معقولًا من التخصيص بسعر اقتصادي إلى حدٍ ما.
إعداد النظام
يختلف العمل الذي ينطوي عليه إنشاء نظام برامج محوسب محوسب اعتمادًا على حجم ونشاط نشاطك التجاري. على سبيل المثال ، إذا كنت تعمل كمستشار بدون موظفين ، فقد تتمكن من البدء في استخدام برنامج محاسبة عبر الإنترنت على الفور لتسجيل الساعات التي تنفقها لكل عميل ، وتخزين جميع معلومات اسم العميل وعنوانه ، وإنتاج الفواتير وتسجيل المدفوعات من عملائك.
إذا سمحت للعملاء بالدفع في غضون 30 يومًا ، على سبيل المثال ، يشتمل برنامج المحاسبة الجاهز على حساب مدين ، مما يسمح لك بتسجيل المعاملات ثم مشاهدة جميع الدفعات المستحقة المستحقة من العملاء ، بالإضافة إلى التاريخ لقد قمت بإصدار الفاتورة حتى تتمكن من رؤية عمر فواتيرك المستحقة.
بالنسبة إلى شركة ذات عمليات أكثر تعقيدًا ، تسمح لك معظم البرامج بتصميم مخطط للحسابات يحتوي على رموز حساب وفئات فريدة لشركتك ونوع النشاط التجاري. يمكن أن يساعد ذلك في الحفاظ على تنظيم البيانات عند تسجيل الإدخالات لوحدات أو أقسام أعمال معينة ، على سبيل المثال. كما يسمح لك أيضًا بإنشاء مجموعة من البيانات المالية أو التقارير للنظر إلى ربحية شركتك حسب الوحدة أو القسم ، بناءً على الطريقة التي صممت بها نظامك.
النقد مقابل محاسبة الاستحقاق في النظام
يمكنك تسجيل معاملاتك المحاسبية على أساس النقد أو الاستحقاق في معظم برامج المحاسبة. وببساطة ، يكمن الفرق الرئيسي بين النقدية ونظم المحاسبة على أساس الاستحقاق في وجود الحسابات المستحقة القبض والحسابات المستحقة الدفع. يختلف النقد والمحاسبة على أساس الاستحقاق على أساس كيفية تسجيل توقيت إيصالاتك النقدية من المبيعات والأموال التي يتم إنفاقها لتسديد نفقاتك.
عندما تدفع مقابل أشياء أو تدفع نقدًا ، يتم تسجيل المبيعات والمصروفات في الوقت الفعلي. عندما تستخدم المحاسبة على أساس الاستحقاق ، فإنك تقوم بتسجيل المبيعات عندما تكسبها والنفقات عندما تتكبدها ، حتى لو لم تكن قد حصلت على إيرادات المبيعات أو دفعت النفقات حتى الآن. على سبيل المثال ، في نظام المحاسبة على أساس الاستحقاق ، ستقوم بإدخال كل شهر لتجمع الأموال لسياسة تأمين تحتاج إلى دفعها في نهاية السنة. يمكنك تسجيل هذا الإدخال في حساب أصول يسمى التأمين المدفوع مقدمًا. يمكنك تسجيل المعاملة كما لو أن الأموال قد تم إنفاقها بالفعل عن طريق تخفيض رصيد الحساب النقدي لشركتك ، وبالتالي زيادة رصيد حساب التأمين المدفوع مقدمًا كل شهر.
هل العائدات الضريبية النقدية أم أساس الاستحقاق؟
تتضمن الأسباب الجيدة لاستخدام برامج المحاسبة وظائف جمع البيانات وإعداد التقارير. عندما يحين الوقت الضريبي ، يجعل البرنامج من الأسهل عليك جمع بيانات الأرباح والمصاريف لإكمال الإقرارات الضريبية الفدرالية والحكومية لشركتك بدقة وكفاءة.
قد تكون بيانات المحاسبة التي تستخدمها لملء إقرارك الضريبي إما على أساس نقدي أو على أساس الاستحقاق ، بناءً على حجم شركتك وطريقة المحاسبة التي اخترت استخدامها. لدى IRS قواعد معينة تساعدك على تحديد ما إذا كانت المحاسبة النقدية أو المحاسبة على أساس الاستحقاق تناسب عملك بشكل أفضل.
على سبيل المثال ، إذا كانت أرباح شركتك أقل من 1 مليون دولار سنويًا ، فيمكنك استخدام طريقة المحاسبة النقدية. إذا كان لديك مخزون على الرغم من ذلك ، فإن مصلحة الضرائب تتطلب منك استخدام المحاسبة على أساس الاستحقاق لجزء المخزون من نشاطك التجاري على وجه التحديد. مع بعض الاستثناءات القليلة ، إذا كان نشاطك التجاري عبارة عن شركة C ، فإن مصلحة الضرائب تتطلب منك استخدام المحاسبة على أساس الاستحقاق حتى تتمكن من تقديم إقرارك الضريبي على أساس الاستحقاق.
عندما تقوم شركتك بإدخال أول إقرار ضريبي ، ستختار إما طريقة الدفع النقدي أو الاستحقاق. تتطلب مصلحة الضرائب منك اختيار الطريقة التي تقدم بها الطريقة الأكثر اكتمالًا ودقةً لإيرادات شركتك ونفقاتها. كما يتطلب منك استخدام نفس الأسلوب من سنة إلى أخرى. بخلاف ذلك ، يصبح من الصعب جدًا إذا كانت مصلحة الضرائب الأمريكية بحاجة إلى مقارنة بياناتك الحالية بأرقامك التاريخية. إذا قررت تغيير طريقة المحاسبة الخاصة بك ، فيجب عليك استخدام نموذج IRS 3115 لطلب الإذن.
وظائف النظام
يمكن أن تكون برامج المحاسبة المحوسبة عظام مكشوفة ، وتوفر أساسيات مسك الدفاتر ، أو يمكنك استخدام حل برمجي متكامل لا يوفر فقط مسك الدفاتر ، ولكن أيضًا إدارة المخزون ، وتتبع التوزيع ، والتصنيع وتتبع العمل ، وإدارة علاقات العملاء والوقت وإدارة المشاريع وأكثر من ذلك.
نظرًا لاستمرار تطور البرمجيات ، يمكن للحزم المحاسبية القيام بالمزيد من مهام المعاملات اليومية وإتاحتك لعمل أعمال ذات قيمة مضافة أخرى في عملك.
من المفيد التفكير في كيفية تصور نمو أعمالك والتأكد من أن برنامج المحاسبة الخاص بك قابل للتطوير ، مما يعني أنه يمكن أن يتسع لحسابات إضافية ووحدات أعمال إضافية ويمكنه التعامل مع عدد أكبر من وحدات المخزون أو ربطه في الباركود الخاص بطرف ثالث نظام البرمجيات ، من بين أمور أخرى. إذا كنت تدير متجرًا للبيع بالتجزئة ، على سبيل المثال ، فيمكنك تسجيل معاملاتك في السجل النقدي تلقائيًا في برنامج المحاسبة وفقًا للنظام الذي تختاره ، وذلك باستخدام ماسح الباركود وعلامات المنتج المشفرة لإدخال المعلومات في نظامك.
برمجيات المحاسبة الايجابيات
استخدام برامج المحاسبة يقدم لشركتك العديد من المزايا. أولاً وقبل كل شيء ، يضمن هيكل ونظام المحاسبة المحوسب أن شركتك قادرة على إصدار بيانات مالية دقيقة. هذا مهم بشكل خاص إذا كانت شركتك تحتاج إلى توفير هذه الاستخدامات الخارجية مثل التمويل المصرفي ، أو إذا كنت بحاجة إلى تقديم بياناتك المالية وفقًا لمبادئ المحاسبة المقبولة عمومًا (GAAP).
يمكن للبرنامج المحاسبة توفير الوقت ، خاصة إذا كنت ترغب في إنشاء ميزانية أو توقعات. كل ما تحتاج إليه هو إنشاء تقرير ببياناتك السابقة وعرضه مع بعض التعديلات على إعداد ميزانية أو توقعات العام القادم.
يمكنك أيضًا تبسيط عملية المحاسبة وإضفاء المزيد من الكفاءة عليها ، خاصةً إذا كان بإمكانك الاستعانة بالموظفين الإداريين المتقاطعين للمساعدة في بعض مهام مسك الدفاتر الروتينية ، مثل إدخال الفواتير في نظام الدفع ، على سبيل المثال.
عندما تقوم بتوليد فواتير الشركة ، يقوم برنامج المحاسبة الخاص بك تلقائيًا بإضافة المبالغ إلى الرصيد المستحق القبض الخاص بشركتك. كل هذه الوظائف التي تعمل معًا في نفس البرنامج المحاسبي تقلل من الأخطاء وتساعدك على التأكد من أنك لا تدع أي معاملات تفلت من الشقوق.
اعتبارات البرمجيات
توجد بعض الجوانب السلبية لاستخدام أنظمة المحاسبة المحوسبة ، على الرغم من أنها لا تزال أكثر منطقية من الاحتفاظ بكتبك مع دفتر الأستاذ وقلم رصاص. عندما تفهم الجوانب السلبية المحتملة ، يمكنك اتخاذ خطوات للتأكد من أن هذه المشكلات لن تصبح مشكلة في نشاطك التجاري. يمكن لأنظمة المحاسبة أن تكون معقدة وصعبة إلى حد ما بالنسبة للموظفين لاستخدامها. قد تكون حزمة محاسبة المجردة صحيحة تمامًا إذا لم يكن لديك أو لدى موظفيك رغبة أو شرط لفهم الفروق الدقيقة وتفاصيل المحاسبة.
إذا كان لديك شركة أكثر رسوخًا ، أو شركة ذات هيكل معقد تتضمن المخزون ، والعمل الجاري ، والعديد من الكيانات التجارية والمعاملات بين الشركات ، على سبيل المثال ، ستحتاج شركتك إلى نظام محاسبة أكثر تعقيدًا إلى جانب المزيد من التدريب الموظفين لإدارتها.
قد تكون لديك تكاليف مستمرة لنظام محاسبة. إذا اخترت إصدار Quickbooks عبر الإنترنت على سبيل المثال ، فستتلقى رسومًا شهرية مستمرة. غالبًا ما تفرض حزم البرامج الأكبر ، خاصةً تلك البرامج المثبتة على خادم شركتك ، رسومًا مقابل التراخيص. على سبيل المثال ، لنفترض أن شركتك لديها 10 أشخاص يحتاجون إلى الوصول إلى نظام المحاسبة الخاص بك. قد يفرض عليك مزود البرنامج رسومًا لمرة واحدة أو سنوية أو شهرية لكل ترخيص مستخدم بالإضافة إلى التكلفة الأساسية لشراء البرنامج.
كما هو الحال مع أي برنامج لأي غرض من الأغراض ، يقوم المطورون باستمرار بتحسين وتحديث البرنامج بحيث يمكن أن يتطور مع التغييرات في الحوسبة أو التغييرات في المجال. ونتيجة لذلك ، توقع أن يكون هناك توقف مؤقت في بعض الأحيان ، خاصة إذا كنت تستخدم برنامجًا يستند إلى الإنترنت ، وجعل عمليات النسخ الاحتياطي للبيانات العادية جزءًا مهمًا من نظامك المحاسبي.
قم ببحثك عند اختيار برنامج المحاسبة المحوسب المناسب لشركتك. ليس من الممتع عند القيام بكل العمل لتنفيذ البرنامج وتحميل البيانات الخاصة بك ، فقط للعثور بعد عام أو عامين على أن البرنامج الذي اخترته إما يحتوي على ميزات قليلة جدًا ولا يمكنه استيعاب عملك المتنامي ، أو لديه الكثير من الميزات الغريبة تجعل الأمر أكثر تعقيدًا مما يجب أن يكون.
تعد خدمة العملاء عنصراً حاسماً آخر ، لذا اختر شركة يمكنها أن توفر لك ، ويفضل أن يكون لديك دعم على مدار 24 ساعة طوال أيام الأسبوع وشخص مباشر للتحدث معه بدلاً من مجرد قاعدة معارف على الإنترنت. ضع في اعتبارك أيضًا أنه في حالة استخدام نظام محاسبة يستند إلى السحاب ، يمكن أن تتعرض معلومات مالية حساسة للمتسللين عبر الإنترنت ، لذا يجب اتخاذ خطوات لتأمين اتصال الإنترنت بشركتك وبياناتها.
ترقية النظام
إذا بدأت نشاطك التجاري باستخدام برنامج محاسبة متناقص ، أو حتى نظام محاسبة يدوي ، فقد تقرر في مرحلة ما ترقية المحاسبة المحوسبة لجلب عملك إلى المستوى التالي. لجعل الانتقال غير مؤلم وتعيين شركتك للنجاح في المحاسبة ، فإنه يساعد على القيام ببعض الأعمال التحضيرية قبل الانتقال إلى حزمة برامج محاسبة جديدة.
ابدأ بتنظيف بياناتك السابقة ، لأنه إذا كانت لديك معلومات محاسبية تحتوي على مدخلات غير صحيحة أو غير صحيحة أو معلومات غير كاملة ، فإن هذه الأخطاء ستنتقل إلى نظامك الجديد وتجعل من الأصعب عليك أن تتمتع بالنزاهة في كتبك المحاسبية.
انتقل إلى نظامك الجديد في نهاية العام أو على الأقل في نهاية ربع السنة ، بحيث يمكنك الحصول على تاريخ نهائي واضح. سيساعدك هذا في المستقبل عندما تحتاج إلى الرجوع إلى معاملات تاريخية معينة. بعد ذلك ، ابحث في مخطط حسابات شركتك عن أي أخطاء وأضف أي حسابات جديدة حسب الضرورة. قم بمراجعة قائمة العملاء الخاصة بك وقائمة الموردين وقائمة الموظفين وأي قوائم أخرى موجودة في برنامج المحاسبة الخاص بك والتي قد تتضمن حسابات قديمة أو غير مستخدمة أو إدخالات مكررة.
اطلب من المحاسب الخاص بك تدقيق كل حساب دفتر أستاذ عام في ميزان المراجعة الخاص بشركتك للتحقق من أن رصيد الحساب دقيق بالفعل. قد لا يتمكن نظامك الجديد من استيعاب التفاصيل وراء هذه المعاملات ، مما يعني أنه في حالة ترحيل رصيد حساب يحتوي على أخطاء ، فلن يكون لديك أي معلومات في النظام الجديد للمساعدة في حل الأخطاء أو عدم الدقة. أخيرًا ، استشر محاسبك أو CPA لمعرفة ما إذا كان يمكنه مراجعة إعداد النظام الخاص بك ، والتوصية بأي تعديلات يمكن أن تبسط أو تضيف كفاءة إلى سير العمل المحاسبي الخاص بك.
