غالبًا ما تستخدم الشركات نظام محاسبة محوسبًا لمعالجة ومعالجة المعاملات والسجلات المحاسبية. ويمتص النظام هذه البيانات ويخزنها باستخدام وحدات مثل الحسابات الدائنة ، وحسابات القبض ، ورصيد التجربة ، وكشوف المرتبات. تم تصميم نظام المحاسبة المحوسب خصيصًا لشركة معينة أو تم شراؤه من جهة خارجية (على سبيل المثال Timberline أو MAS 200). يعد نظام المحاسبة المحوسب أداة قيمة للعديد من الشركات.
سرعة
يعالج النظام البيانات بسرعة. بمجرد إدخال المعلومات في الوحدة ذات الصلة مثل كشوف المرتبات أو الحسابات المستحقة الدفع ، يقوم النظام بمعالجة وتخزينها على الفور.
الجيل التلقائي
تحتوي غالبية أنظمة المحاسبة المحوسبة على ميزات مثل إدخال الطلبات وتوليد الفواتير المرتبطة بها. يمكن لصاحب العمل إنشاء حسابات لعملائه ، وتخزين أسمائهم وعناوينهم وأوامرهم وفواتيرهم طالما كان ذلك ضروريًا. كما يسمح النظام المحوسب لصاحب العمل بإعداد وطباعة بيانات الحساب. علاوة على ذلك ، فإن العديد من أنظمة المحاسبة لديها ميزة كشوف المرتبات ، والتي تمكن من تجهيز كامل الرواتب ، بما في ذلك توليد وطباعة الشيكات والتقارير.
توقيت
صاحب العمل قادر على طباعة وإعادة طبع أوامر العملاء والفواتير وكل المعاملات المحاسبية الأخرى كما هو مطلوب. ويمكنه أيضًا العثور بسهولة على بيانات كشوف مرتبات الموظفين مثل العنوان الحالي ومبلغ الدفع دون الحاجة إلى البحث عبر خزانات حفظ الملفات لتحديد ملفات الموظفين.
يستخلص المعالجة اليدوية
يحل نظام المحاسبة المحوسب المعالجة اليدوية. ويشمل هذا الأخير معالجة وتسجيل دخول الشركة ، ونفقاتها ، وأرباحها ، وخسائرها ، ومصالحاتها باليد ، مما يوفر مساحة كبيرة للخطأ. كما يتم تسجيل معاملات كشوف المرتبات والمعاملات الضريبية الخاصة بالأعمال يدويا. مع نظام محاسبة محوسب ، فإن صاحب العمل لديه عملية حفظ أكثر سلاسة وموازنة.
دافع الموظفين
يتطلب نظام المحاسبة المحوسب في كثير من الأحيان أن يخضع الموظفون للتدريب لتعلم مهارات جديدة ، مما يجعلهم يشعرون بالحماس. علاوة على ذلك ، يمكن لصاحب العمل الاستعانة بمصادر خارجية لممثل من شركة البرمجيات ، مما يخلق ضغطًا أقل على الموظفين لإدارة التدريب بأنفسهم.
يبسط عمليات المراجعة
إذا قررت الحكومة الفيدرالية أو حكومة الولاية تدقيق الشركة ، يقوم نظام محاسبي محوسب بتبسيط العملية. عادة ، قبل إجراء التدقيق ، يقوم المدقق بإشعار صاحب العمل بالبريد عن الوثائق المحددة المطلوبة للتدقيق. اعتمادًا على طبيعة التدقيق ، قد تتضمن المستندات بيانات ضريبية وسجلات الرواتب وجدول الحسابات.
يمكن لنظام محاسبة محوسب أن يخزن عدة سنوات من المعلومات. إذا تطلب التدقيق ذلك ، يمكن لصاحب العمل الوصول إلى المعلومات التي يعود تاريخها إلى سنوات عديدة. إذا طلب المراجع ، أثناء المراجعة ، تلقائياً مستند محاسبة ، فيمكن لصاحب العمل استرداده بسرعة من النظام بدلاً من البحث في صناديق التخزين لتحديد موقع النسخ الورقية.
يقلل من الاختلاس
يجعل برنامج المحاسبة المحوسب من الصعب على الموظفين سرقة الأموال من الشركة. على سبيل المثال ، إذا حاول أحد موظفي كشوف المرتبات دفع مبلغ أكثر من المبلغ المسموح به ، فمن المرجح أن يتم اكتشاف سرقة هذه المعلومات لأن نظام المحاسبة يخزن جميع المعاملات المحفوظة.
