إن أجهزة الكمبيوتر المكتبية الأنيقة والأدراج المكتبية المنظمة تخدش سطح ما تعنيه التنظيم الجيد. بدلاً من ذلك ، فإن تنظيم موظفيك في كثير من الأحيان يعني الذهاب وراء الكواليس ومعالجة تنظيم المكتب من الداخل إلى الخارج. ويمكن أن يعني أيضًا دمج قدرًا كبيرًا من التفكير الإبداعي ، بالإضافة إلى التدابير التقليدية والواضحة ، في منهجك في تنظيم الموظفين.
وقف تعدد المهام
على الرغم من أنه قد يبدو أن تعدد المهام هو طريقة جيدة لإنجاز المزيد من العمل ، فإن العمل على مهام متعددة في وقت واحد يقلل الإنتاجية وينجح في إحباط محاولاتك لتنظيم الموظفين. وفقا لرابطة الإدارة الأمريكية ، يمكن أن يصل صافي الانخفاض في الإنتاجية إلى 75 بالمائة. ضع قاعدة واضحة تطلب من موظفيك تحديد أولويات الأنشطة والمهام ، والعمل على المهمة أو النشاط ذي الأولوية القصوى أولاً. وهذا لا يحسن الإنتاجية ويقلل من الإجهاد فحسب ، بل يؤدي أيضًا إلى تحسين سير العمل المنظم.
انشاء مستودع المعلومات
تحديد موقع مركزي وإعداده ، مثل إطار عمل يستند إلى الويب أو محرك شبكة مشترك ، لتخزين النماذج ، قوالب المستندات ، نسخ من سياسات الشركة وأي معلومات أخرى يشاركها الموظفون أو الوصول إليها بشكل متكرر. إن وجود موقع واحد لتخزين المعلومات التي يتم الوصول إليها بشكل عام يجعل الوصول إليها سهلاً ويساعد على إبقاء الجميع منظمين. بالطريقة نفسها ، يقوم تقويم الشركة أو الإدارة المركزية المشتركة بإعلام الجميع بما يحدث ويساعد الموظفين في إنشاء خطط يومية وأسبوعية.
الاجتماعات والاتصالات
تعيين توقعات واضحة وتفويض المهام وإعطاء إشعار مسبق حول التغييرات متى أمكن ذلك. السماح للموظفين بمعرفة ما تتوقع وما الذي تريد منهم العمل عليه يسمح بالتخطيط المسبق والتنظيم الأفضل. عقد اجتماعات فردية وجماعية أسبوعية أو شهرية لتقييم التقدم المحرز في تحقيق الأهداف المحددة.تعامل مع التنظيم الجيد مباشرة من خلال ورش العمل والمتحدثين المميزين والعمل مع الموظفين الذين يعانون من تحسين مهاراتهم التنظيمية. شجع على تدوين الملاحظات أثناء الاجتماعات لتقليل فرصة تأثير النسيان على التنظيم الجيد.
السماح الوقت للتخطيط
اطلب من الموظفين تخصيص 15 دقيقة للتخطيط في نهاية كل يوم. ضمّن 15 دقيقة إضافية كل ظهر جمعة لمراجعة جدول الأسبوع القادم والاستعداد للأسبوع القادم. تساعد مساعدة الموظفين على تحسين مهارات التخطيط لديهم أيضًا على تحسين التنظيم من خلال السماح لهم بإعداد المواد أو المعلومات مسبقًا. يمكن أن يساعد التخطيط المسبق الموظفين أيضًا في معرفة المكان الذي قد يحاولون فيه احتواء الكثير في يوم العمل ، مما يدل على الحاجة إلى إعادة ترتيب أولويات الأهداف اليومية أو طلب المساعدة.
