الجداول الزمنية للموظفين مهمة للغاية لتسجيل الأجور المستحقة ، والوقت المستقطع ، وغياب الموظف. يقوم العديد من أصحاب العمل بتخزين سجلات الموظفين والوقت الخاصة بموظفهم كإجراء نسخ احتياطي لطريقة معالجة كشوف مرتباتهم. تعتبر السجلات التاريخية مفيدة إذا كان عليك التحقق مرة أخرى من أجور الموظفين وحسم الضريبة واستقطاعات المرتبات. ومع ذلك ، فإن القوانين الفيدرالية تنص على المدة التي يجب فيها على أصحاب العمل الاحتفاظ بسجل توظيف ، والذي يتضمن الفترة التي ينبغي لأصحاب العمل الاحتفاظ بسجلات زمنية أيضًا. وفقا للقوانين الاتحادية ، يجب على أصحاب العمل الاحتفاظ بالجداول الزمنية لمدة لا تقل عن سنتين.
تشتمل سجلات التوظيف على معلومات حول الواجبات الوظيفية للموظف أو الأداء أو الانضباط أو الإجراءات التصحيحية وأي عقود أو اتفاقيات ، مثل اتفاقية مساومة جماعية أو عقد عمل. تمثل معلومات التعويض أيضًا جزءًا من سجل الموظف ، إلى جانب سجلات الوقت التي تحتوي عادة على معلومات شخصية مثل رقم التأمين الاجتماعي للموظف ، أو معدل الأجور ، أو الإعفاء أو عدم التصنيف ، أو الإجازة ، أو معدل الاستحقاق المدفوع ، وفي بعض الحالات ، العمل الإضافي أو معدل الراتب التفاضلي.
الجداول الزمنية هي سجلات التوظيف
واعتمادًا على ممارسات حفظ سجلات صاحب العمل ، تعد الجداول الزمنية جزءًا من سجل التوظيف أو يتم تخزينها بشكل منفصل كسجلات الرواتب. وفي كلتا الحالتين ، تعتبر سجلات الوقت والجداول الزمنية سجلاً للتوظيف وتخضع بالتالي لقوانين معينة تفرض التزامات حفظ السجلات لأرباب العمل.
قانون معايير العمل العادلة
يجب على أصحاب العمل الخاضعين لقانون معايير العمل العادلة أن يتبعوا اللوائح التي تحكم الحد الأدنى للأجور ، وأجر العمل الإضافي ، والتصنيف المعفي وغير المعطى ، ومسجلات حفظ الأموال المتعلقة بكل شيء يتعلق بأجور الموظفين. لا تتطلب FLSA تنسيقًا محددًا لصيانة الجداول الزمنية للموظفين ، ولكن الوكالة تطلب من أصحاب العمل الاحتفاظ بمعلومات تفصيلية معينة بشأن وقت الموظف غير المدفوع والأجر.
الاحتفاظ بالاحتفاظ بالسجلات
الاحتفاظ بالسجلات لسجلات الرواتب وعقود اتحاد العمال هي ثلاث سنوات. بالنسبة إلى الجداول الزمنية والسجلات التي تحتوي على معلومات محددة مثل أيام العمل ، والخصومات ، والاستقطاع ، والتفاصيل الأخرى ، يكون الشرط عامين. من المرجح أن يوصي أفضل الممارسات للموارد البشرية بالحفاظ على جميع السجلات المتعلقة بأجر الموظف والتعويض لمدة ثلاث سنوات ، وذلك لوجود تداخل كبير بين السجلات التي يجب على أصحاب العمل الاحتفاظ بها لمدة عامين والسجلات التي يحتاج إليها أصحاب العمل لمدة ثلاث سنوات.
هناك متطلبات منفصلة لأنواع السجلات التي يجب على أصحاب العمل الاحتفاظ بها للعمال المعفيين ؛ ومع ذلك ، فإنه من مصلحة أصحاب العمل الحفاظ على السجلات بطريقة مماثلة ولفترات زمنية متساوية. ويفيد ذلك أصحاب العمل في حالة ظهور أسئلة تتعلق بمقارنات بين العمال المعفيين وغير المعدمين. عندما يحتفظ أصحاب العمل بسجلات الموظفين المستثناة استنادًا إلى عملية مختلفة تمامًا عن الموظفين غير المعهدين ، من الصعب تبرير ممارسات الموارد البشرية المتعلقة بالأجور المعفاة مقابل الأجور غير المدفوعة في حالة عدم الاحتفاظ بالسجلات بطريقة متسقة طوال المدة الزمنية نفسها.
قواعد حفظ سجلات EEOC
تسهل الحكومة الفيدرالية على أصحاب العمل تسوية ما يحتاجون إليه للاحتفاظ به وطول المدة عن طريق وضع قواعد مسجّلة مماثلة عبر الوكالات. تقوم لجنة تكافؤ فرص التوظيف في الولايات المتحدة بتطبيق قوانين مكافحة التمييز ، وكجزء من سلطتها التنفيذية ، فإنها تتطلب من أصحاب العمل الاحتفاظ بسجلات الرواتب وسجلات التوظيف الأخرى لمدة ثلاث سنوات. في الواقع ، تقول EEOC أنه يجب الاحتفاظ بالسجلات التي يمكن أن تصبح جزءًا من المطالبة بموجب قانون المساواة في الأجور لمدة لا تقل عن ثلاث سنوات. يجب الاحتفاظ بسجلات التوظيف ، بما في ذلك سجلات الوقت التي تشكل جزءًا من تهمة التمييز الرسمية ، حتى يتم البت فيها نهائيًا.
