الاتصالات التجارية الرسمية هي على ورق الشركة ، وعادة ما تحتوي على توقيع الكاتب تحت التحية الختامية. يكون تنسيق هذا النوع من الاتصالات التجارية واضحًا ؛ ومع ذلك ، يجب أن يتم تكوين حرف يتطلب توقيعات أكثر من شخص واحد وتهيئته بطريقة مختلفة قليلاً لتوضيح سبب احتواء الرسالة على تواقيع متعددة ولتوفير مساحة لأكثر من توقيع واحد.
تنسيق كتلة التقليدية
يجب أن تكون المراسلات التجارية بتنسيق كتلة تقليدي ، مما يعني أن التاريخ هو عبارة عن سطرين خطين أسفل الترويسة ؛ اسم المرسل إليه والعنوان البريدي هما خطان تحت التاريخ ؛ سطر الموضوع هو فراغان سطر أسفل معلومات المرسل إليه وأخيراً ، يكون سطران تحت سطر الموضوع هو الترحيب. التحية المقبولة لمراسلات العمل الرسمية هي "عزيزي السيدة سميث" ، "عزيزي السيد جونز" ، "السادة" ، أو ببساطة ، "تحياتي". المثال الأخير مفيد عندما يكون رسالتك موجهة للعديد من الجنسين من الجنسين المختلطين. يعني تنسيق القوالب التقليدية أن الفقرات لا يتم وضع مسافة بادئة لها مع كل سطر متدفق مع الهامش الأيسر.
سبب التوقيعات المتعددة
في حين أن الشخص الذي تتعامل معه في مراسلاتك قد يعرف بالفعل سبب وجود العديد من الموقّعين ، فمن الحكمة أن نعيد التأكيد على السبب في نص رسالتك. الحالات ، حيث قد يتطلب خطاب التوقيعات المتعددة ، تتضمن نقل إجراء يتطلب تخويلًا من أكثر من شخص واحد أو التعبير عن وجهات النظر الجماعية للعديد من الأشخاص الذين يدعمون الرسالة التي تنقلها رسالتك. على سبيل المثال ، يمكنك الكتابة "نيابة عن فريق القيادة التنفيذية لشركة ABC Company ، تحدد هذه الرسالة التوافق الذي توصلنا إليه بعد مناقشة طلبك المكتوب لتوظيف المزيد من موظفي الموارد البشرية". في الفقرة الأولى من الرسالة ، اذكر سبب اتصالك ، وسبب احتواء الرسالة على عدة تواقيع. الفقرات التالية من رسالتك ، بالطبع ، تتدفق مع الهامش الأيسر.
إغلاق التحية وتوقيع كتل
يجب أن تكون التحية الختامية واحدة مناسبة لرسالة عمل رسمية ، مثل "حقًا حقًا لك" أو "باحترام" أو "أطيب التحيات". تبدأ عملية التحاق الإغلاق مسافة خطين أسفل الفقرة النهائية.
إذا كان لديك اثنين من الموقعين فقط ، فقم بتخطي أربعة مسافات سطر وهي مساحة كافية للتوقيع المكتوب ، واكتب اسم الموقع الأول المرسوم بالهامش الأيسر. على السطر أسفل اسم الموقع ، اكتب موضعها أو عنوانها. تخطي مسافات أخرى لأربعة أسطر لاسم الموقع الثاني والموقع أو العنوان. يجب أن يكون اسم وعنوان الشخص الذي يحتل مرتبة أعلى في المنظمة أول كتلة توقيع.
إذا كان لديك ثلاثة موقّعين ، فتخطّ أربع مسافات سطر واكتب اسم Signer 1 مغمورًا بالهامش الأيسر. قم بالتبديل واكتب اسم الموقع 2 ؛ انقر مرة أخرى واكتب اسم الموقّع 3. قم بتخطي مسافة سطر واحدة واكتب موضع أو عنوان موقع Signer 1 ، ثم قم بتبويب نفس الشيء في الموقّع 2 والموقع 3 بحيث تكون عناوينهما مباشرة تحت أسماءهما المكتوبة.
بالنسبة لأربعة مواقع ، تخطي أربعة مساحات سطر واكتب اسم Signer 1 مع تدفق الهامش الأيسر. قم بالتبويب إلى منتصف الصفحة واكتب اسم Signer 2 ؛ انتقل إلى السطر التالي واكتب موضع أو عنوان كل من Signer 1 و Signer 2 مباشرة تحت أسمائهم. تخطي مسافات أربعة أسطر أخرى وتكرار التنسيق لـ Signer 3 و Signer 4.
تعميم مسودتك
نظرًا لأنك تقوم بإنشاء رسالة نيابة عن أكثر من شخص واحد ، فمن الجيد أن تقوم بتوزيع المسودة قبل أن تطلب توقيعاتها. أخبرهم أنك ترحب بإدخالهم وإرسال المسودة عبر البريد الإلكتروني أو بزيارة كل شخص على حدة. عندما يوافق الجميع على محتوى رسالة الرسالة وتسليمها ، قم بإعداد النسخة النهائية واعلم الجميع أنك ستقوم بتعميمها شخصياً لتوقيعها.
