إن دوريات الجمارك والحدود هي فرع من وزارة الأمن الداخلي وتتولى مهمة إبقاء الأسلحة والإرهابيين خارج أمريكا. بالإضافة إلى ذلك ، فهي مسؤولة عن تطبيق القوانين المتعلقة بإحضار المواد المحظورة والمقيدة إلى البلاد. قد تكون تكتب للجمارك رداً على إشعار تلقيته أن أدوات المائدة الخزفية التي ترسلها إلى عيادتك من هونغ كونغ محظورة. تتضمن الأسباب الأخرى للاتصال بالجمارك أسئلة حول أخذ حيوانك الأليف عبر الحدود أو الرغبة في استيراد الدواء لأنه أرخص على الإنترنت مقارنة بالصيدليات المحلية. بغض النظر عن سبب رسالتك إلى الجمارك ، يجب أن تلتزم بنموذج خطاب الأعمال الصحيح.
هاتف مكتب الجمارك وحرس الحدود الأقرب إليك ومعرفة لمن يجب أن تعالج رسالتك. إذا أردت ، على سبيل المثال ، معرفة ما إذا كان بإمكانك إعادة طبل أفريقي من رحلتك إلى غانا ، فاطلب من المسؤول عن ذلك القسم. لاحظ اسم الشخص وعنوانه.
اتبع تخطيط خطاب عمل: عنوان المرسل ، التاريخ ، العنوان الداخلي ، التحية ، نص الرسالة والختام. اترك مسافة فارغة بين كل جزء من الحرف ، بدلاً من الفراغ.
أكتب على ورقة ترحيبية إذا كان ذلك ممكنا ، لأنه يجعل رسالتك إلى الجمارك تبدو أكثر رسمية. ومع ذلك ، إذا لم يكن لديك ورق ذي رأسية ، فاكتب عنوانك في الزاوية العلوية اليسرى. اترك مساحتين فارغتين ، ثم اكتب التاريخ.
أدخل العنوان الداخلي. هذا هو نفس العنوان الذي يذهب على المظروف. العنوان الداخلي هو ما يشير إلى أنه حرف عمل ، وليس حرفًا ودودًا.
تبدأ مع التحية. اكتب "عزيزي" ، اسم الضابط واتبعه بفاصلة. "عزيزي موظف جونز".
اذهب مباشرة إلى النقطة وأخبر ضابط الجمارك لماذا تكتب. "أنا أكتب للاستفسار عن القواعد والقيود المفروضة على استيراد سيارة من اليابان."
ابقِ فقراتك وجملك قصيريًا وأبقي على النقطة. ابدأ فقرة جديدة إذا بدأت فكرة جديدة ، ولا تنس أن تترك مسافة مزدوجة. تجنب الجمل التي يتم تشغيلها ولا تستخدم كلمة كبيرة عندما تفعل واحدة صغيرة أيضًا. اكتب بنبرة مهنية.
حدد الإجراء الذي تريد اتخاذه أو ما تنوي فعله. عند الكتابة عن إشعار مخصص لجمع عنصر ، على سبيل المثال ، "يرجى العلم بأنني غير قادر على جمع الباقة من رومانيا الأسبوع القادم لأنني خارج المدينة حاليًا".
قم بإنهاء الرسالة بـ "مع خالص التقدير" ، ولاحظ أنه يتبعها فاصلة. اترك مساحة للتوقيع الخاص بك ، ثم اكتب اسمك.
اترك رسالتك للجمارك لمدة ساعة أو نحو ذلك. أعد قراءة رسالتك وقم بتصحيح أي أخطاء إملائية أو نحوية أو كتابية.
نصائح
-
انتقل إلى "معاينة الطباعة" وتأكد من أن الرسالة متباعدة بشكل صحيح. إذا تم تجميعها في الأعلى ، أضف بعض المسافات الإضافية بحيث يتم توسيطها بشكل صحيح في الصفحة.
