يتطلب توثيق محاضر الاجتماع بشكل صحيح قدرًا كبيرًا من التنظيم والاهتمام بالتفاصيل. نظرًا لأن محضر الاجتماع غالبًا ما يصبح مستندات قانونية ، من المهم تلخيص المناقشات بدقة. قم بعمل نسخة احتياطية وتخزينها في مكان آمن ، وقم بتوزيع نسخ إضافية على الأطراف ذات الصلة. مع الممارسة ، يصبح من الأسهل توثيق محاضر الاجتماع بدقة وإيجاز.
العناصر التي ستحتاجها
-
كمبيوتر محمول
-
كانت لك في هذا الحدث
-
جدول أعمال الاجتماع
-
نسخة من قواعد روبرت من النظام
توثيق محضر الاجتماع
الوصول مبكرًا ، للحصول على إعداد الكمبيوتر المحمول الخاص بك وعلى استعداد للذهاب. لاحظ التاريخ والوقت والموقع وقائمة الحضور. سجل قدرًا كبيرًا من مناقشة الاجتماع قدر الإمكان لسرعة الكتابة. لا تقلق بشأن الأخطاء الإملائية أو النحوية. إذا فاتتك خطوة هامة ، مثل تمرير اقتراح أو بند إجراء ، فلا بأس من مطالبة الحاضرين في الاجتماع بتوضيح الصياغة. احفظ المستند من وقت لآخر لمنع أي فقدان للبيانات.
عدّل محضر اجتماعك في أقرب وقت ممكن بعد الاجتماع ، عندما لا تزال ذكرى المناقشة لا تزال حديثة. قم بتصحيح أي أخطاء إملائية أو نحوية وتأكد من أن التنسيق متناسق في جميع أنحاء المستند. أدخل علامة مائية "مسودة" لإخبار القراء بأن الدقائق لم تتم الموافقة عليها بعد وتم جعلها رسمية. احفظ الملف باستخدام اسم ملف يسهل التعرف عليه وتمييزه لاحقًا ، مثل "StrataCouncilMinutesDecember5".
أرسل الدقائق إلى رئيس الاجتماع أو أي شخص آخر مخصص لمراجعة المناقشة. عدّل الدقائق مرة أخرى ، استنادًا إلى التعليقات التي تتلقاها. عند التحرير ، كن حذرًا للحفاظ على سلامة الدقائق. لا تضيف أي مناقشة لم تحدث ، أو قم بإزالة أي مناقشة حدثت. احفظ الملف مرة أخرى.
احتفظ بالعلامة المائية "مسودة" في المستند حتى تحصل الدقائق على الموافقة الرسمية. هذا يحدث عادة في اجتماعات لاحقة من نفس اللجنة.
بمجرد موافقة اللجنة على الدقائق ، قم بإزالة العلامة المائية "مسودة" واحفظ الملف مرة أخرى. توزيع الدقائق المعتمدة على أعضاء اللجنة عند الضرورة.
نصائح
-
احصل على نسخة من قواعد رتب روبرت (أو أي دليل تستخدمه لجنتك) لاستخدامه كمرجع خلال الاجتماع. يمكن أن يساعدك هذا في تسجيل إجراءات الاجتماع بشكل صحيح.
لا يزال بعض الأشخاص يفضلون توثيق محاضر الاجتماع باستخدام الاختزال أولاً ، ثم اكتب الملاحظات لاحقًا. يمكن أن تعمل هذه الطريقة فقط بالإضافة إلى أخذ دقائق باستخدام الكمبيوتر المحمول. ذلك يعتمد على ما تفضله شخصيا.
بالنسبة للاجتماعات المهمة للغاية ، عليك التفكير في استخدام جهاز تسجيل لتسجيل صوتي للإجراءات.
