الحوادث تحدث. في بعض الأحيان تكون النتائج طفيفة. بعض الحوادث ، مثل حطام القطار أو الطائرة ، وانسكاب المواد الكيميائية أو المواد الأخرى أو الانفجارات يمكن أن يكون لها عواقب وخيمة. في أعقاب أي حادث خطير ، يحق للجمهور معرفة ما حدث وما يجري لإصلاح كل ما حدث. يمكن لقسم العلاقات العامة في الشركة تزويد وسائل الإعلام ببيان قضائي أولي يحدد الحقائق الأساسية حول الحادث ويسمح للناس بمعرفة أنك تتعامل مع الموقف. يجب كتابة البيان بعناية بلغة واضحة وموجزة.
تعيين شخص لصياغة و / أو تسليم البيان القابضة لوسائل الإعلام. عادة ، توظف الشركات موظفي العلاقات العامة للتعامل مع هذه الأمور. ومع ذلك ، افهم أن وسائل الإعلام قد تحتاج إلى الاستماع من صانعي القرار الفعليين في الشركة ، مثل المالك أو المدير التنفيذي.
ابدأ بيانك الخاص بالتعبير عن قلقك تجاه أي ضحايا وتعاطفك مع الموقف.
اذكر الحقائق الأساسية للحادث. وفقا لشركة SAE Communications ، يجب أن يجيب بيانكم على الأسئلة الأساسية حول ما حدث ، ومن شارك ، وعندما حدث ، وأين حدث ، ولماذا حدث. لا تتستر أو تتجاهل أي من هذه النقاط. إذا كانت هناك حقائق غير جاهزة للمشاركة ، فيمكنك عادة شرح سبب ذلك ؛ على سبيل المثال ، تريد أن تخطر عائلات الضحايا قبل الإفراج عن أسمائهم. وبالمثل ، يمكنك رفض مناقشة سبب الحادث بأي تفاصيل حتى تكتمل نتائج التحقيق.
في معظم حالات الحوادث أو الحوادث الخطيرة ، لا تعمل الشركات بمفردها ، ولكنها تتعاون مع المستجيبين الأوائل والمنظمات الأخرى ، وعادة ما تكون ذات صلة بالحكومة. إن ذكر تلك الوكالات ونوع المشاركة هو أخبار مهمة ، ويساعد أيضًا في التخفيف من المخاوف بشكل عام - حيث يتم تهدئة معظم الناس من خلال معرفة أن وكالات الاستجابة لحالات الطوارئ تشارك في حالات الطوارئ.
وفر خطًا زمنيًا لتتناول فيه الوسائط مرة أخرى وكيف يمكن لوسائط الإعلام الاتصال بالمنظمة للحصول على مزيد من المعلومات. اشرح ما إذا كانت قيادة الشركة ، مثل الرئيس التنفيذي ، ستكون متاحة للتحدث عن الأسئلة والاهتمامات.
تحذير
لا تكهنات أو تكهنات حول ما لا تعرفه ، ولا تحدد اللوم. في خريف عام 2014 ، تم إطلاق سراح مريض مصاب بالإيبولا بشكل غير صحيح من مستشفى دالاس. في بياناته الأولية ، ألقت المستشفى باللوم على الممرضات من أجل الإفراج عنهن. عندما أصيبت ممرضتان متورطتان في رعاية المريض بعد ذلك بالعدوى ، اقترح المستشفى أنهما خرقا البروتوكول. تراجع المستشفى عن تلك الاتهامات في مواجهة معلومات إضافية تشير إلى أن الممرضات لم يرتكبوا أي خطأ ، وأن الطاقم الطبي كان مسؤولاً عن الأخطاء ، لكن سمعتها تلوثت بشدة في ذلك الوقت.
