إن كتابة رسائل الجمع إلى العملاء الذين لا يدفعون هي مهمة لا بد منها لكل صاحب عمل. لزيادة احتمالات حصولك على ما تدفعه مستحقًا ، صمم سياسة دفع مفصلة قبل إصدار الائتمان واستخدام اللب والكفاءة المهنية عند محاولة جمع الحسابات المتأخرة.
إنشاء سياسة الدفع
قبل أن تسمح لأحد العملاء أو العملاء بتأجيل الدفع أو الدفع عن طريق الائتمان أو الدفع بعد تسليم المنتجات أو الخدمات ، قم بتطوير سياسة دفع توضح شروطك. يجب أن يتضمن هذا تفاصيل حول موعد دفع دفعة تجاوزت تاريخ الاستحقاق ، مثل 10 أيام أو 30 يومًا بعد إصدار الفاتورة. كما يجب أن تتضمن تفاصيل حول ما سيحدث إذا استمر عدم الدفع ، مثل إصدار العقوبات والرسوم المتأخرة أو وقف الخدمات أو اتخاذ إجراء قانوني.
عنوان التفاصيل
ارجع إلى اتفاقك التعاقدي مع العميل في صياغة رسالة التحصيل الخاصة بك. راجع الطلب ورقم الفاتورة وتاريخ الخدمة أو الشراء وتاريخ استحقاق الدفعة الأصلية. إذا كانت هناك محاولات سابقة لجمعها ، أذكرها أيضًا ، وقدم للزبون إجمالي يتضمن غرامات. على سبيل المثال ، "تم تسليم طلبك من 1000 زجاجة ماء في 1 تشرين الأول وتم إصدار فاتورة بقيمة 250 دولارًا عبر البريد الإلكتروني في 3 تشرين الأول (أكتوبر) مع تاريخ سداد في 3 تشرين الثاني (نوفمبر). أصبح حسابك الآن متأخرًا عن 30 يومًا وتم تقييم حسابك رسوم بقيمة 25 دولارًا ، مما يجعل رصيدك المستحق 275 دولارًا ، تدفع على الفور ".
كن متعاطفا ، ولكن شركة
في حين أن بعض العملاء الذين لا يدفعون رواتبهم قد يتهربون من فواتيرهم ، قد ينسى آخرون تاريخ سدادهم أو لديهم مشاكل تدفق نقدي خطيرة. منح العملاء فائدة الشك عند كتابة رسائل الجمع لتجنب وضعهم في موقف دفاعي. على سبيل المثال ، "نحن نتفهم الظروف غير المتوقعة التي يمكن أن تنشأ ونحن ملتزمون بالعمل معك لحل هذه المسألة". هذا النهج لا يهين العميل ، ولكنه يوضح أنه يجب إجراء الدفع بغض النظر عن الظروف.
إرفاق مستندات التحقق
إرفاق نسخة من كتابك الخاص بالفواتير الصادرة سابقاً والمراسلات السابقة حول الإصدار ونسخة من أي عقد موقع أو اتفاقية مكتوبة ومقتطفات من سياسة الدفع الخاصة بك. إذا كنت على استعداد للتفاوض بشأن الرصيد أو تسديد الدفعات الجزئية ، قم بتحديد الشروط المحددة لعرضك. قدّم رقمًا للاتصال إذا كان العميل لديه أسئلة ويتضمن مظروفًا مدفوعًا ومدفوعًا مسبقًا للدفع بسهولة.
استخدم محام
إذا لم تكن المحاولات المتكررة للتحصيل على حسابات متأخرة الدفع مثمرة ، فيمكنك اختيار أن يقوم المحامي بإرسال رسالة الجمع بالنيابة عنك. قد يوصي محاميك بتهديد محكمة مطالبات صغيرة أو إحالة إلى وكالة تحصيل أو تقرير ائتمان أو إجراءات قانونية أخرى. قم بتقييم التكلفة-الفائدة لما قد يتطلبه الأمر لترسيخ جهودك في الجمع إلى محترف قانوني مقابل المبلغ الذي يمكن أن تجمعه من عميلك. على سبيل المثال ، قد لا يكون استخدام المحامي لكتابة رسالة جماعية بمبلغ 50 دولارًا أميركيًا فعالاً من حيث التكلفة ، ولكن استخدام المساعدة الاحترافية في تحصيل مبلغ 10000 دولار من الحساب سيكون من المفيد أن يكلفك حسابًا.
