يعتبر تعيين بعض الأشخاص مهمة أخذ محاضر في أحد الاجتماعات مهمة شاكرة.ومع ذلك ، فإن إتقان فن أخذ محاضر اجتماعات فعالة ليس مفيدًا للمشاركين فقط في فهم القضايا والنقاشات وعناصر العمل المتفق عليها ، ولكنه يمكن أيضًا أن يساعد الآخرين الذين لم يكونوا على الطاولة في اتخاذ قراراتهم. لا تقلل من شأن قوة وفعالية تعلم كيفية إتقان هذه المهارة في الكتابة.
العناصر التي ستحتاجها
-
جدول أعمال الاجتماع
-
قائمة الحضور
-
قلم أو قلم رصاص
-
المفكرة أو الكمبيوتر المحمول
-
جهاز تسجيل الصوت (اختياري)
ابدأ محضر اجتماعك في الأعلى بكتابة اسم الاجتماع والموقع والتاريخ والوقت الذي تم فيه عقده.
أدرج الحاضرين المدعوين الموجودين بالاسم والعنوان والقسم الذي يمثلونه مع المدعوين وغير الحاضرين. اذكر أيضًا أسماء أي متحدثين أو مذيعين مدعوين.
إنشاء قسم فرعي لكل عنصر من عناصر جدول الأعمال وتدوين الملاحظات أثناء ارتباط المناقشة بهذا الموضوع. دوّن المناقشة الرئيسية وحاول ، حيثما أمكن ، الإشارة إلى اسم الشخص المرتبط بأي نقاط رئيسية تم إجراؤها.
بعد مناقشة الموضوع ، قم بتدوين أي خطوات أو قرارات متفق عليها تالية حول هذا البند من جدول الأعمال لتشمل الإجراءات الموصى بها من قبل من ، تاريخ الاستحقاق ، الأشخاص المسؤولين أو الإدارة للتنفيذ ، إلخ. هذا هو الجزء الأكثر أهمية من أخذ دقيقة العملية لأن أي خطط عمل من الاجتماع ستشتق من هذا القسم.
بالنسبة إلى أي مشكلات أو نقاط مناقشة تم طرحها ولكن لم يتم حلها ، أضفها إلى قسم منفصل من صفحات الدقيقة التي تحمل اسم "المشكلات التي لم يتم حلها". يمكن لحاضري الاجتماع عرض هذه لاحقاً ويمكن لمضيف الاجتماع بعد ذلك أن يقرر كيفية معالجة أفضل لهذه العناصر.
في نهاية الدقائق ، قم بتدوين تاريخ الاجتماع والوقت والمكان المتفق عليهما مع أي معلومات أخرى مطلوبة لكي يعرفها الحضور استعدادًا للدورة التالية.
أخيرًا ، تأكد من أن جميع المدعوين الحاضرين سواء كانوا حاضرين أو لا يتلقون نسخة من المحضر. إنها قاعدة تجريبية جيدة لمحاولة توزيع الدقائق في غضون 24 إلى 48 ساعة بعد الاجتماع. بهذه الطريقة إذا كان هناك شيء غير دقيق أو تم نقل أحدهم بشكل خاطئ ، يمكن تصحيحه بينما يكون جديدًا في ذهن كل زائر.
نصائح
-
من المهم أن تكون لديك قائمة دقيقة بأسماء الحاضرين حيث قد يكون من المهم معرفة لاحقًا من كان حاضرًا وشارك في اتخاذ القرارات الرئيسية في الاجتماع تذكر دائمًا أن تكتب اسمك والتاريخ الذي حصلت فيه على الدقائق مع الملف مسار الاسم حيث يمكن العثور على الدقائق إذا تم تخزينها إلكترونياً على جهاز الكمبيوتر.
تحذير
لا بأس من الاختزال ، لكن حاول ألا تعيد صياغة أو تعترض كلماتك أو تعليقاتك أو آرائك حول ما تعتقد أنه شخص ما قاله أو شعر به أو فكر به - اكتب الدقائق كما ذكرها الشخص.
