لتحديد إدارة العقود في أبسط الشروط ، فإن مهمة ضمان أن أي متعهد يفي بوظيفته إلى الشروط والشروط المنصوص عليها في العقد. إن وجود إشراف للقبض على الانحرافات والعبارات التي لم يتم الوفاء بها عند حدوثها يعني أن المشروع أو الشخص أكثر نجاحًا في تنفيذ العقد لتصحيح المشكلات أو الإهمال بعد مرور وقت طويل على حدوثها وليس بعد وقت قصير من حدوثها. مهارات إدارة العقود كبيرة لا تقدر بثمن في الشركات التي توظف المقاولين على أساس منتظم.
ما هو إجراء العقد؟
عند إنشاء العقد ، تبدأ عملية من سبع خطوات. تندرج جميع هذه المراحل السبع تحت مظلة إدارة العقود ، ولا تصل إدارة العقد إلى درجة الغليان الكاملة حتى تصل إلى الخطوة الخامسة. يجوز توظيف مدير العقود للإشراف على العقد ، ويبدأ دوره بمجرد بدء الحديث عن العقد. ولكن مع أي فريق كبير لمراقبة العقود ، قد يعمل المدير والمدير بالترادف مع جميع المراحل السبع.
الخطوة الأولى هي معرفة الهدف من العقد. ما هي المخاطر والتوقعات؟ ما هي الاحتياجات والمدة؟ لماذا العقد مطلوب؟
الخطوة الثانية هي حول تأليف العقد. يجب أن يكون الفريق القانوني على متن الطائرة لضمان عدم وجود أي لبس لأن عدم الوضوح يمكن أن يترك العقد عرضة لعدم الوفاء أو عدم الأداء.
الخطوة الثالثة هي عندما يحدث التفاوض. يتلقى الطرف الثاني العقد ويغتنم هذه الفرصة لإبرام أي قضايا قد تكون لديهم أو القضاء على أي شيء يعتبرونه غير واقعي أو غير عادل. لتجنب صعوبة التفاوض على العقود ، فمن الحكمة أن تؤلف العقد بعد بعض الاتصالات حتى تفهم توقعات الطرف الآخر. عندما تبدأ المفاوضات ويحدث تبادل العطاء / التبادل ، يطلق عليه "redlining" ، ويمكن أن يصبح الأمر معقدًا إذا لم يكن الفريق في مقدمة التغييرات. باستخدام برنامج إدارة العقود يمكن أن يجعل هذا ، بالإضافة إلى الإشراف الإداري ، عملية أسهل بكثير. هناك بضع عشرات من أنظمة البرامج الإدارية الموصى بها والتي قد تجعل عقدك أسهل ، حسب احتياجاتك.
تأتي الموافقة في الخطوة الرابعة. بالنسبة للشركات الأكبر حجمًا ، قد تكون هناك عملية تدقيق أو اجتماع مجلس الإدارة مطلوب لتجاوز العقد والحصول على الموافقة. يمكن لبرمجيات الإدارة تبسيط ذلك من خلال الحصول على موافقة في الوقت الفعلي من قبل أولئك الذين لديهم سلطة منحها.
الخطوة الخامسة هي كل شيء عن توقيع الخط المنقط. تنفيذ العقد يعني الحصول على التوقيعات والاتفاقات النهائية. قد يكون مطلوبا المواعدة والشهود. تعتبر التوقيعات الإلكترونية الملزمة قانونًا مفيدة هنا عندما لا تكون الأطراف في نفس المدينة أو البلد. يتأكد المسؤول من أن الجميع في الموعد المحدد لإكمال عملية التنفيذ قبل وصول المواعيد النهائية.
بعد قبول العقد وتنفيذه ، يمكن إجراء تعديلات وتنقيحات مطلوبة عند بدء المشاريع والمهام. قد تكون إدارة هذه الأمور جزءًا من دور مدير العقد ويمكن تبسيطها من خلال برامج إدارة العقود. البقاء على اطلاع على التغييرات والتعديلات هي المرحلة السادسة من عملية التعاقد.
يتحمل مدير العقود مسؤولياته الأمامية والوسطى الآن ، حيث تأتي المرحلة السابعة من عملية التعاقد. يجب أن تكون هناك معالم على الطريق لمسؤول لمراقبة التقدم والنجاح على الخدمات المتعاقد عليها. عمليات المراجعة المنتظمة تعني حدوث حالات نقص في الصيد أو استغلال الفرص التي يمكن أن تظهر على طول الطريق. يجب أن تكون هناك تذكيرات وتنبيهات محددة لأشياء مثل مراحل التجديد والإكمال ، ويجب إرسالها إلى جميع الإدارات ذات المستوى الأعلى التي تحتاج إلى البقاء على علم بالتقدم التعاقدي. يجب أن يكون المسؤول ومدير العقود متواصلين واستباقيين لتجنب أي ثغرات أو تواريخ انتهاء تمر دون اتخاذ إجراء.
ما هي وظائف إدارة العقد؟
هناك الكثير من العمل في هذه الوظيفة أكثر مما يفي بالعين. لتكون عظيما في إدارة العقود ، فهذا يعني العمل بشكل جيد مع المديرين التنفيذيين والموظفين على جميع المستويات. قد يعني التواصل الجيد أن يساعدك على إنشاء عقود أكثر فاعلية وضمان تلبية احتياجات الجميع ورغباتهم. لتحقيق هذه الغاية ، يجب أن تكون سلسة عند الاتصال داخليًا وخارجيًا. وقد يتطلب ذلك القدرة على العمل مع الأطراف دوليًا ومن شبه المؤكد أنه سيتطلب العمل مع الفرق القانونية والمشتريات.
مهارات التفاوض لمدير العقد ستكون غير قابلة للنقاش. سيستخدمون البراعة والدقة لإسقاط الأسعار وشروط تحقيقها وشروطها في الوقت الذي يتم فيه مراقبة القاعات للتأكد من أنه يتم الوفاء بها جميعًا مع تقدم الوقت. كما سيكونون واثقين أيضًا من تحليل المخاطر ، حيث يمكنهم التأكد مما إذا كانت التعديلات أو المراجعات قد تكون على خلاف مع مصالح شركتهم.
يجب أن يكون مديرو العقود جيدون ليس فقط في حل النزاعات بل يكتشفونها قبل تصاعدها. قد يعني هذا العمل على إنشاء لغة وقواعد واضحة يمكن تطبيقها على العقود المستقبلية ، أو حتى القواعد الحالية ، لحل المشكلات أو تجنبها.
مطلوب الإبلاغ عن التقدم إلى الإدارة واللاعبين المهمين الآخرين ، حتى لو كانت الأمور تسير بسلاسة ، حيث أن العديد من الجوانب الأخرى للعمل قد تتأثر بأي نجاح أو زوبعة في العقد.
وأخيرًا ، سيراقبون التدفق النقدي للتأكد من أن المدفوعات والمدفوعات التعاقدية الأخرى تتم بشكل صحيح وفي الموعد المحدد وأنهم يتلقونها من الأطراف المناسبة.
وظائف في إدارة العقود
تعتبر إدارة العقود مجالًا متناميًا ، حيث يشير مكتب إحصاءات العمل إلى أن فرص العمل قد تنمو بنسبة 10 بالمائة بين عامي 2016 و 2026 ، وهو معدل نمو أعلى من معظم الوظائف. وبالنظر إلى مدى النجاح في التعاقد ، فهذه وظيفة تتطلب درجة أعلى من التعليم ، مع أن يكون الحد الأدنى لدرجة البكالوريوس مقترنًا بقدر كبير من الخبرة العملية أثناء العمل أو درجة الماجستير في إدارة الأعمال مع الدرجات ذات الصلة. في المحاسبة والاقتصاد والرياضيات. وغالبا ما تكون درجات القانون مناسبة جدا لهذه المهنة.
الصناعات التي تتطلب مديري العقود منتشرة على نطاق واسع. البناء هو مجال ضخم لإدارة العقود وإدارتها ، ويمكن للمتقدمين الاستفادة من التعليم الهندسي أو المعماري بالإضافة إلى درجة الأعمال. الرياضة هي قسم إدارة عقد عظيم ، مع الجميع من بائعي المواد الغذائية إلى اللاعبين الذين يجب أن يكونوا تحت العقد. أي نوع من التصنيع أو الشركة الهندسية ستحتاج إلى يد ثابتة مع العقود. المؤسسات التعليمية ، مثل الكليات والمدارس ، تتعامل مع العقود من جميع الأنواع باستمرار ، كما يفعل أي نوع من المشاريع الحكومية. المتخصصون في الموارد البشرية يتعاملون مع إدارة العقود وإدارتها بانتظام كذلك.
المهارات كل حاجة مدير العقد
قد يكون هناك فريق قانوني ضالع في إنشاء العقود ، ولكن مهمة المشرف هي دعم جميع مستويات عملية التعاقد. ونتيجة لذلك ، فإنهم بحاجة إلى مهارات لغوية مكتوبة وشفوية استثنائية. حقيقة العقود هي أنه حتى الفاصلة في غير موضعها يمكن أن تغير بشكل كبير معنى الخط ، مما قد يسبب ضربة قوية معه. وهذا يعني أن مهارات فهم القراءة لديهم تحتاج إلى أن تكون من الدرجة الأولى.
سيستفيد إشراف المشرف من الاهتمام الشديد بالتفاصيل - فهم من النوع الذي يلاحظ على الأرجح الأخطاء الإملائية في قائمة المطاعم. كما تلاحظ أيضًا جودة العمل ويمكنها بسهولة تمييز أوجه عدم الاتساق.
يحتاج مدير العقد إلى أن يكون لديه مهارات قيادية مثبتة ، ولكنه قادر أيضًا على أن يكون لاعبًا قويًا في الفريق. هذه القدرات الجماعية والميول الإدارية ستخدمهم بشكل جيد عندما يحين الوقت لتقديم التقارير والتفاوض بين الأطراف والإدارات واستكمال الإشراف على تنفيذ العقود.
إذا كانت هذه المهارات تمتلكها وأنت تحب فكرة مهنة صعبة في مجال متنامي ، فقد تكون إدارة العقود هي المهنة بالنسبة لك.
ويشمل مكتب إحصاءات العمل مديري العقود تحت مظلة مديري الخدمات الإدارية ويذكر أن متوسط الدخل في هذه الأدوار الإدارية لعام 2017 كان 020 94 دولاراً.
