تعتبر الأجندات بمثابة وقود عالي الأوكتان للاجتماعات - حيث يمكنها تحسين كفاءة وإنتاجية أي عملية اتخاذ قرار. يمكن لجدول أعمال جيد أن يقلل عدد الاجتماعات اللازمة لإكمال المشروع إلى النصف ويقلل إلى حد كبير من ميل الاجتماعات إلى الانخراط في مناقشات ليست مفيدة لإنجاز الأهداف.
دور جدول الأعمال
الهدف من جدول الأعمال هو تسهيل عملية صنع القرار بين أعضاء المجموعة. قد يكون هذا من أجل ترقية التكنولوجيا أو مناقشة الميزانية. يساعد جدول الأعمال على إبقاء الحاضرين في الاجتماع يركزون على القرار النهائي. كما تسهّل الأجندات تقييم نجاح الاجتماع من خلال توفير قائمة مرجعية للمتابعة والمساءلة.
صيغ
يجب أن يحدد السطر الأول من جدول الأعمال هدف الاجتماع وغرضه. تفضل بعض أشكال جدول الأعمال ذكر الهدف جنبا إلى جنب مع الأهداف الفرعية بعد كل بند من بنود جدول الأعمال. كلا الصيغتين تؤسس إطارًا للمناقشة. يمكن أن تختلف الأجندات من بسيطة إلى معقدة. يمكن أن تتضمن المرفقات ومواد القراءة أو جدول الأعمال من الاجتماع السابق. يتم تحديد نوع التنسيق المستخدم بشكل عام من خلال شكلي وطول الاجتماع. والقاعدة الأساسية الجيدة هي أن النسق يجب أن يتطابق مع لباس المشاركين في الاجتماع ؛ أي أن الاجتماع المليء بالصنادل والسراويل القصيرة يمكن أن يحصل على جدول أعمال غير رسمي بينما قد تتطلب غرفة مليئة بالبدلات جدول أعمال رسمي.
غير رسمية مقابل الرسمي
يمكن تضمين الاجتماع القصير أو غير الرسمي في بريد إلكتروني أو تذكير اجتماع. قد يحتوي على سطر واحد من أجل هدف الاجتماع ثم من ثلاث إلى خمس نقاط مناقشة قصيرة. عادة ما تكون الأجندة الطويلة عبارة عن صفحة كاملة تحتوي على عنوان ومكان الاجتماع والتاريخ والوقت والأهداف والمواضيع أو نقاط المناقشة. يجب أن تتضمن الاجتماعات الطويلة أيضًا أوقات لكل موضوع مناقشة واسم مقدم العرض. يجب أن ينتهي كلا من تنسيقات جدول الأعمال مع قسم "الخطوات التالية" للمتابعة. ستصبح هذه "الخطوات التالية" أساسًا لموضوعات جدول الأعمال في الاجتماع التالي.
