تمول الشركات المشاريع التي تعتقد الإدارة العليا أنها ذات أهمية حاسمة لنجاحها. لكن تمويل مشروع بمفرده لا يضمن أنه عندما ينتهي مشروع ما ، فإن الشركة ستكون أفضل حالًا مما كانت عليه من قبل.
هناك الكثير من الأسباب التي قد تستفيد الشركة من المشروع. قد يقوم مدير مشروع استثنائي بقطع فريقه في الاتجاه الصحيح. أو ، نظرًا للتدريبات المتميزة وخبرة العمل ، قد يعتمد الفريق جميع الممارسات الصحيحة. ولكن في معظم الحالات ، يساعد استخدام أدوات إدارة المشاريع.
يمكن لأدوات إدارة المشروع ، مثل مخطط PERT وبنية تحليل العمل ، تحسين قدرات الفريق من خلال توفير التوجيه حتى إذا كان فريق المشروع يمتلك كل المعرفة الصحيحة وسنوات الممارسة.
مخطط جانت
مخطط Gantt هو مخطط شريطي أفقي يسرد أنشطة المشروع ، بالإضافة إلى تاريخ البدء والانتهاء لكل نشاط ، والذي يتم عرضه بتنسيق التقويم. لا يوضح مخطط جانت علاقة بين نشاط وآخر ، ولكن كل نشاط مشار إليه في مخطط جانت لا يتطابق مع نشاط في بنية تقسيم العمل ، مما يؤدي إلى تحطيم عمل المشروع إلى مراحل وحزم عمل.
يحتوي مخطط جانت أيضًا على أعمدة لتوثيق المدة والنسبة المئوية لإكمال كل مهمة. عدد أيام العمل التي كان النشاط قيد التنفيذ ، يتم أيضًا توثيق العدد المتوقع من الأيام لإكمال النشاط والأيام المتبقية على المخطط. توضح هذه الأرقام التقدم المخطط للعمل مقابل العمل الفعلي.
Pert Chart
يتم استخدام أسلوب تقييم ومراجعة البرنامج أو مخطط PERT لتخطيط الوقت والموارد اللازمة لإكمال مشروع ومهام المشروع الضابطة. باستخدام مخطط PERT أو رسم تخطيطي للشبكة ، يمكن لقيادة المشروع أن تحدد وترتب في تسلسل كل مهمة يجب على أعضاء الفريق إكمالها لتحقيق هدف المشروع وتحديد الوقت اللازم لكل منهما.
يوضح مخطط PERT العلاقة المتبادلة بين المهام من خلال تحديد المهام التي تعمل بالتوازي مع بعضها البعض وأيها يجب أن يحدث بالتسلسل. معالم المشروع - الأحداث التي تحدد النتيجة النهائية لسلسلة من الأنشطة - يتم رسمها أيضًا.
بالإضافة إلى ذلك ، يشتمل مخطط PERT على ثلاثة تقديرات لكل نشاط مشروع: أقصر وقت مطلوب لإكمال نشاط ، والوقت الذي يُحتمل أن يكون مطلوبًا لإكمال النشاط وأطول وقت قد يتطلبه النشاط.
تحليل المسار الحرج
تحليل المسار الحرج هو أداة تستخدم للمشاريع التي تتطلب إنجاز أنشطة مترابطة. يشتمل المسار الحرج على قائمة بأنشطة المشروع المحددة في بنية تقسيم العمل ، ووقت الانتهاء لكل نشاط ، وتحديد المهام المترابطة ونقاط النهاية ، بما في ذلك المعالم والنواتج القابلة للتسليم.
يتم جمع أوقات الانتهاء لمجموعة من الأنشطة في المسار الحرج وتساوي أكبر قدر من الوقت الذي قد يتطلبه المشروع لإكماله. يجب الانتهاء من الأنشطة المتسلسلة في الوقت المحدد حتى يكتمل المشروع في الوقت المحدد.
مصفوفة التنازل عن المسؤولية
تنبه مصفوفة تخصيص المسؤوليات أو أداة RACI أصحاب المصلحة في المشروع إلى أعضاء الفريق المكلفين بمسؤوليات محددة في المشروع ولأية أعمال تجري مساءلة الأفراد.
نظرًا لاختراق اسم الأداة ، توضح مصفوفة RACI المسؤول عن إكمال المهمة ، أو من سيقوم بتنفيذ مهمة والأفراد الذين سيساهمون في إكمال المهمة. تحدد المصفوفة أيضًا من هو المسؤول عن المهام ومن لديه سلطة اتخاذ القرار فيما يتعلق بالمهمة. كما تم ذكر أسماء الأشخاص الذين قد يتم استشارتهم فيما يتعلق بالمهمة والأشخاص الذين يجب إعلامهم بالتقدم الذي يحققه الفريق في إكمال المهمة.
انهيار الهيكل العمل
هيكل تقسيم العمل (WBS) هو نموذج مشروع أو رسم بياني يكسر عمل المشروع في المهام. يوضح WBS في المشروع الترابط بين المهام وبين المهام والمنتج النهائي للمشروع.
يضم WBS مشاريع فرعية ويوضح مسؤوليات المشروع والموارد المطلوبة ومتطلبات الوقت لإتمام كل مهمة.
