كيفية كتابة تنبيه وسائل الإعلام ومتى يتم إرسالها

سواء كنت تعمل في قسم العلاقات العامة المزدحم في شركة كبرى ، أو تم تعيينها للتعامل مع العرض الترويجي لحدث صغير ، يعد تنبيه الوسائط أحد أهم أدوات التداول. تنبيه وسائل الإعلام هو عبارة عن دعوة مصممة لإعلام وسائل الإعلام عن الحدث الخاص بك ، مثل مؤتمر صحفي أو الافتتاح الكبير ، وتحثهم على الحضور. يختلف تنبيه الوسائط عن البيان الصحفي ، وهو مثال لنوع التغطية التي ترغب في مشاهدتها بعد الحدث.

أضف عنوانًا إلى المستند الذي يقرأ "تنبيه وسائل الإعلام". استخدم خطًا كبيرًا - 20 نقطة أو أعلى - كل الحروف الكبيرة والطباعة الغامقة لضمان ظهور التنبيه بين جميع العناصر الأخرى التي يتلقاها مركز الأخبار كل يوم.

قم بتضمين التاريخ الذي ترسل فيه التنبيه ومعلومات الاتصال الخاصة بك في أعلى الصفحة.

وصف المعلومات الأساسية حول الحدث تشمل من وماذا وأين ومتى ولماذا. قسّم كل جانب في فقرة منفصلة ، كل منها برأسه الخاص.

استخدم لغة واضحة وجذابة لوصف الحدث ، ولكن تجنب الإبلاغ. تم تصميم تنبيه الوسائط لجذب الوسائط إلى حدث ما ، وليس تفسير الحدث أو تقديم زوايا حول الأخبار.

طباعة تنبيه وسائل الإعلام على ورق الشركة. تحقق مرة أخرى من المستند بحثًا عن الأخطاء الإملائية والهجاء والأخطاء النحوية وتأكد من صحة تفاصيل الحدث.

قم بإعداد قائمة جهات الاتصال الخاصة بك. كل منفذ إعلامي له تفضيله الخاص لتلقي التنبيهات ، ولكن معظمها يفضل الفاكس أو البريد الإلكتروني. تأكد من صحة معلومات الاتصال التي لديك لكل شخص لتجنب إضاعة الوقت.

قم بإرسال تنبيه الوسائط قبل 24 ساعة على الأقل من الحدث ، إن أمكن. إذا كان تنبيه وسائل الإعلام هو مؤتمر صحفي في آخر لحظة ، أو عرضًا لخبير في قصة إخبارية ، فأرسله في أقرب وقت ممكن ، ويفضل أن يكون على الأقل ساعة أو ساعتين من الإشعار.

متابعة تنبيه وسائل الإعلام بمكالمة هاتفية إذا كنت تريد التأكد من تلقي وسائل الإعلام الرئيسية للتنبيه والتخطيط للحضور ، أو إذا كانت ستخرج في غضون مهلة قصيرة.

انشر تنبيه الوسائط إلى موقع شركتك على الويب ، وأضف معلومات حول الحدث إلى خلاصات الشبكات الاجتماعية لشركتك ، إن أمكن. إذا كانت وسائل الإعلام تتبعك على الإنترنت ، فيمكنهم الحصول على معلومات من تلك المصادر على الفور ، وهو أمر مهم بشكل خاص إذا كانوا في الميدان ولا يتلقون تنبيهك المطبوع.