تم تصميم الميزنة في المؤسسة ، والمعروفة أيضًا بعملية التخطيط السنوي ، لتزويد المديرين بمخطط عمل لتشغيل الشركة. تبين الميزانية ما تعتزم الشركة إنفاقه من أجل توليد الإيرادات ، وما هي الإيرادات المتوقعة ، والأرباح التي ستجنيها الشركة إذا حققت أهدافها المتعلقة بالإيرادات. حتى داخل الشركات التي يوجد فيها نظام الموازنة لعدد من السنوات ، فإن العملية ليست فعالة تمامًا.
النهج التقليدي ملخص
النهج التقليدي للميزنة هو مزيج من أساليب الميزنة من أعلى إلى أسفل ومن أسفل إلى أعلى. من الأعلى إلى الأسفل يعني أن الإدارة العليا تضع أهدافًا للسنة وتوصلها إلى أسفل سلسلة القيادة. في إعداد الموازنة من أسفل إلى أعلى ، يقوم مديرو الإدارات بإعداد موازنات لقطاع الأعمال الذي يتحملون المسؤولية عنه ويرسلون الميزانية إلى الإدارة العليا للتوحيد في ميزانية أو خطة على مستوى الشركة.
أهداف غير واقعية
وتشمل الأهداف التي حددها كبار المسؤولين التنفيذيين أهدافًا محددة لنمو الإيرادات بالإضافة إلى إرشادات حول النفقات. قد تضع الشركة هدفًا لزيادة العوائد بنسبة 10٪ ، أو خفض التكاليف بنسبة 5٪. ما لم يطلب الأشخاص في الأعلى مداخلات من مديري الإدارات الذين يتحملون مسؤولية تحقيق النتائج ، من المرجح أن ينظر المدراء من المستوى الأدنى إلى الأهداف على أنها عشوائية وغير عادلة وغير قابلة للتحقيق.
غير شامل
يمكن أن يعني النهج التصاعدي أن موظفي الإدارة فقط هم الذين يساهمون في إنتاج ميزانيات الإدارات - لا يتم تضمين الموظفين الذين تقل أعمارهم عن المستوى الإداري في العملية. غالباً ما يكون لدى هؤلاء الموظفين أجزاء أساسية من المعلومات التي يمكن أن تؤدي إلى خطة أكثر واقعية وقابلة للتحقيق. قد يعرف موظفو المبيعات ، على سبيل المثال ، أن بعض المنتجات قد بدأت في الانخفاض في شعبيتها لدى العملاء ، لذا يجب نشر موارد التسويق للمنتجات ذات إمكانات نمو أكبر.
الميزانية دائما يذهب
لإعداد ميزانياتهم ، غالباً ما يأخذ مديرو الإدارة ميزانية العام الماضي ويضيفون مبلغاً إضافياً ، مثل 8 في المائة ، لتغطية الزيادات المفترضة في التكاليف. فهم لا يأخذون الوقت الكافي لتدقيق كل نفقات بنود الخط لمعرفة ما إذا كانت هناك أي مناطق تم فيها هدر الأموال. ما ينبغي عليهم فعله هو البحث عن النفقات التي لم تساهم في تحسين الكفاءة أو نمو الإيرادات وخفضها من ميزانية العام المقبل ، وليس إضافة 8 في المائة إليها.
الحشو ، ثم قطع
إن مديري الأقسام المتمرسين بارعون في لعب "لعبة الميزانية". وهم يعرفون أن الإدارة العليا ستأخذ الميزانية التي يقدمونها ويقطعون عنها مبلغًا معينًا ، لذلك يطلبون أموالاً أكثر مما يحتاجون فعلاً. عندما تتم الموافقة على الميزانية المعدلة ، يتبين أنها حصلت على كل ما تريده في المقام الأول. وهذا يعاقب المديرين الآخرين الذين كانوا مخلصين في جهودهم الرامية إلى تقديم توقعات واقعية عن النفقات ، ثم تعاملوا مع تخفيض ميزانيتهم.
الاستعلاء
قد تستخدم الشركات الميزانية كجهاز عقابي بدلاً من مبدأ توجيهي. يتعرض المديرون الذين لا يحققون نتائج التنبؤ بدقة لانتقادات شديدة من الإدارة العليا وقد يتلقون أيضًا مراجعات ضعيفة للأداء. والحقيقة هي أن العمل نادرا ما يحقق أرقام توقعاته. تؤثر الكثير من المتغيرات على أداء الشركة ، بما في ذلك أن يصبح المنافسون أقوى أو يصبح الاقتصاد أضعف. يجب أن تأخذ الإدارة العليا هذه العوامل في الاعتبار عند الحكم على أداء مدير الإدارة ، ولا تنظر إلى الفروق من الميزانية وحدها.
