يعقد مدير المشروع اجتماعات مع أعضاء فريق المشروع الداخلي بانتظام لمناقشة مشاريعها الحالية. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن لمدير المشروع تسهيل الاجتماعات مع أصحاب المصلحة في المشروع والإدارة التنفيذية والعملاء لبدء مشروع وقد يعقد اجتماعات مستمرة لتقديم تحديثات عن مشاريعها والإجابة على الأسئلة حول الجداول الزمنية والميزانيات. يعد الإعداد لكل اجتماع للمشروع مفتاحًا في الاستفادة من وقتك وحضور المشاركين في الاجتماع.
دعوة الأفراد المناسبين إلى اجتماع المشروع. حدد الأهداف التي تحتاج إلى إنجازها في الاجتماع بناءً على المدعوين. في حالة الاجتماع بأعضاء فريق المشروع ، يمكنك تحديد أهداف الحصول على تحديثات الحالة ، وحل المشكلات الداخلية ، ومشاركة أعضاء الفريق في المعلومات مع بعضهم البعض حول المشروع. إذا كان الاجتماع مع أصحاب المصلحة في المشروع ، والمديرين التنفيذيين والعملاء ، فإن هدفك هو توفير تحديثات رئيسية وإجابة الأسئلة.
التماس موضوعات جدول الأعمال من المدعوين قبل عدة أيام من الاجتماع. بدلاً من تجنب كرة منحنى مفاجئة في الاجتماع ، اطلب الأسئلة ومواضيع المناقشة من تلك المرتبطة بالمشروع. سيسمح لك ذلك بوقت للتحضير ودعوة الآخرين الذين يمكنهم دعمك في الاجتماع. توقع ما يريد المدعوون سماعه ومناقشته فيما يتعلق بالمشروع. على سبيل المثال ، إذا كنت تعرف أن العملاء يريدون مناقشة المواد التسويقية ، احصل على تحديثات من قسم الاتصالات الخاصة بك ودعوة ممثل إلى الاجتماع.
إنشاء جدول أعمال رسمي للمشروع. أدرج تفاصيل الاجتماع مثل اسم الاجتماع والتاريخ والوقت والمكان ورقم مكالمة المؤتمر في أعلى الصفحة. إدراج موضوعات جدول الأعمال مثل حالة مراحل المشروع ؛ وضع مجالات العمل الوظيفية مثل تكنولوجيا المعلومات ، والتسويق ، والإدارات القانونية وغيرها ذات الصلة ؛ ميزانية المشروع؛ الخطوات التالية؛ وأي مواضيع مقترحة لك من قبل الآخرين.
إرسال جميع المدعوين دعوة اجتماع إلكتروني وجدول أعمال. قم بتضمين خطة المشروع أو تقرير الحالة لمرافقتك حول الحالة والجدول الزمني. أرسل الدعوة في أقرب وقت ممكن وقم بالمتابعة مع جدول الأعمال والمرفقات قبل يوم أو يومين على الأقل من الاجتماع. سيسمح ذلك لمدعيك بمراجعة المستندات والتحضير مقدمًا.
تحقق من الخدمات اللوجستية للاجتماعات مثل حجوزات غرف المؤتمرات وإعداد الغرفة قبل عدة أيام من اجتماعك. اختبر رقم هاتف المؤتمر الخاص بك وتسجيلات اجتماع ويب ، حسب الاقتضاء ، للتأكد من أنها تعمل ويسهل الوصول إليها. نظرًا لأن الحاضرين سيعملون على الأرجح في مهام متعددة ، فأنت لا ترغب في إضاعة وقت أي شخص بأرقام الهاتف المعطلة وروابط الويب.
