يعد وجود مدير مؤهل بشكل جيد للمساعدة في تشغيل والإشراف على جميع الأقسام جزءًا أساسيًا من الأعمال الناجحة. على سبيل المثال ، هناك حاجة إلى مدير لتشغيل قسم المشتريات. إذا كنت أنت ذلك المدير ، فأنت بحاجة إلى أن تفهم بالضبط ما يفعله قسم المشتريات لأعمالك. ببساطة ، قسم المشتريات مسؤول عن إجراء عمليات الشراء التجارية ، بما في ذلك المعدات واللوازم وأي شيء آخر ضروري للحفاظ على سير العمل بسلاسة. يحتاج المدير إلى الإشراف على كل جانب من وظائف الوظيفة الرئيسية لهذا العمل.
احتفظ بسجلات تفصيلية. لأغراض الضريبة ، يتعين على الشركات الحفاظ على تتبع دقيق لجميع النفقات والبنود التي تم شراؤها. العمل عن كثب مع قسم المحاسبة في الشركة للحفاظ على النسخ الورقية والسجلات الإلكترونية لجميع مشترياتك. قم بتدريب جميع الموظفين في قسمك على طريقتك الخاصة في حفظ السجلات وإيداعها.
خطة مسبقة. عندما يتعلق الأمر بالمشتريات ، كلما كان ذلك أفضل في وقت مبكر. قم بتعيين موظف معين أو مجموعة من الموظفين لتنظيم كل ما تقوم به إدارة المشتريات الخاصة بك وتحديد أفضل وقت لإعادة الترتيب. على سبيل المثال ، قد تقرر أنت وفريقك أن الوقت المناسب لإعادة ترتيب الحبر للمكتب هو عندما يكون هناك خرطوشة حبر إضافية واحدة فقط لكل طابعة في غرفة العرض.
معالجة طلبات شراء معقولة في أقرب وقت ممكن. يجب أن يكون جزء من موظفي القسم مسؤولا عن معالجة أوامر الشراء المرسلة من الأقسام الأخرى. على سبيل المثال ، قد يحتاج قسم التسويق إلى أمر كمبيوتر جديد. في الوقت الذي تتلقى فيه طلب الشراء ، ستتم الموافقة على الشراء بالفعل. لذلك ، يمكن لفريقك التركيز على شراء العنصر وتتبع النفقات.
استخدم الحكم الجيد عند إدارة قسم المشتريات. واحدة من وظائف وظيفتك الرئيسية هي معالجة أوامر الشراء. ومع ذلك ، يجب أيضًا الانتباه إلى ما تطلبه. في بعض الشركات ، قد تطلب مختلف الأقسام الأخرى في المبنى مشتريات مفرطة أو غير ضرورية يتوقع منك القيام بها. إذا لاحظت هذه الأنواع من المشتريات ، فيجب عليك إخطار رئيسك ، أو المدير المالي ، أو صاحب العمل أو مجلس الإدارة ، اعتمادًا على التسلسل الهرمي في شركتك.
