قد يبدو تتبع جميع إيرادات ونفقات شركتك أمرًا ساحقًا ، حتى عند إدارة نشاط تجاري صغير. هناك حسابات لجعل ، والتقارير للتحضير ، ودفع الفواتير والضرائب إلى ملف. غالباً ما تكون قائمة البيانات المالية التي يجب تجميعها شهريًا وفصليًا وسنويًا بلا نهاية.
والخبر السار هو أن برامج محاسبة الأعمال الصغيرة موجودة للمساعدة في تبسيط العملية. يسمح لك البرنامج الصحيح بمتابعة جميع معلوماتك المالية في مكان واحد والوصول إلى التقارير في الوقت الفعلي التي تحتاج إليها للحفاظ على سير أعمال شركتك بسلاسة.
لماذا أحتاج إلى برامج محاسبة الأعمال الصغيرة؟
يسمح برنامج محاسبة الأعمال الصغيرة حتى الأكثر تحديا رياضيا للحفاظ على سجلات مالية دقيقة. بدلاً من تتبع عمليات الشراء والإيصالات والأرباح من جداول البيانات يدويًا على كمبيوتر سطح المكتب ، يمكنك توفير الوقت والقوى العاملة من خلال تتبع كل شيء في برنامج المحاسبة الإلكتروني.
هناك العديد من الفوائد لاستخدام برامج محاسبة الأعمال الصغيرة التي يمكن أن تساعد شركتك على العمل بشكل أكثر كفاءة. تشمل بعض المزايا ما يلي:
- يبسط المحاسبة الخاصة بك. مع برامج محاسبة الأعمال الصغيرة ، يمكنك الوصول إلى جميع المعلومات المالية الخاصة بك في مكان واحد. لا يتعين عليك التحقق مع العديد من الأقسام للحصول على المعلومات التي تحتاجها أو الانتظار حتى نهاية الشهر للنظر في بياناتك المالية. بدلاً من ذلك ، يمكنك تسجيل الدخول إلى برنامج المحاسبة في أي وقت من النهار أو الليل من أي جهاز لمعرفة ما إذا تم دفع الفواتير ، أو إرسال المخزون ، أو أي جزء من شركتك مربح ، وحيث يمكنك إجراء بعض التحسينات.
- يقلل من الخطأ البشري. بغض النظر عن مدى كفاءة موظفيك ، فهناك دائمًا مكان للخطأ البشري. تساعد برامج محاسبة الأعمال الصغيرة على الحد من الأخطاء في الحسابات والتقارير من خلال تتبع الشؤون المالية إلكترونياً. عندما تتم عمليات مثل الفواتير ، وضبط الوقت ، ومجموعات الفواتير من خلال برنامج المحاسبة ، فإن ذلك يزيد من دقة بياناتك المالية أكثر.
- يسمح التعاون الجماعي. يسمح برنامج محاسبة الأعمال الصغيرة لأكثر من شخص واحد بالوصول إلى المعلومات المالية لشركتك. قد ترغب في أن يتمكن الأشخاص الذين يديرون جداول الرواتب والتسويق والمخزون والمبيعات من الوصول إلى المعلومات المالية في الوقت الفعلي لشركتك حتى يتمكنوا من أداء واجباتهم بشكل أفضل. باستخدام برامج المحاسبة القائمة في السحابة أو تحميلها على كمبيوتر كل شخص ، يمكن للموظفين من جميع أنحاء الشركة تسجيل الدخول والحصول على المعلومات اللازمة.
- يقدم رؤى. مع ضغطة زر واحدة ، يمكن أن تعطيك برامج محاسبة الأعمال الصغيرة رؤى كبيرة في شركتك. بناءً على ذلك ، يمكنك تحسين نفقاتك وجهود المبيعات والمخزون والموظفين لجعل شركتك أكثر ربحية.
- يحافظ على أمان المعلومات. يعد برنامج المحاسبة اليوم آمنًا ، مما يضمن بقاء معلومات شركتك داخل الشركة. يقوم معظم البرامج بتشفير المعلومات بحيث لا يمكن الوصول إليها إلا من قبل شركتك. يوفر العديد من سجلات الدخول الفردية لكل موظف بحيث يمكن لأشخاص معينين فقط رؤية جوانب معينة من معلوماتك المالية. على سبيل المثال ، يمكنك منح مدير الموارد البشرية إمكانية الوصول إلى جداول زمنية وكشوف الرواتب وليس إلى جميع المعلومات المالية الأخرى لشركتك. إذا كنت تقبل المدفوعات مباشرة في برنامج المحاسبة الخاص بك ، فهذه أيضًا يتم تشفيرها.
- يولد تقارير فورية. تسمح لك معظم برامج محاسبة الأعمال الصغيرة بتخصيص التقارير التي تحتاجها ولديك إمكانية الوصول الفوري إليها متى أردت ذلك. يمكنك على الفور سحب مثل هذه التقارير مثل بيان الربح والخسارة ، وملخص ضريبة المبيعات ، ومحفوظات الفاتورة ، والتقارير المجمعة والمصروفات. يساعد هذا على تقليل الوقت الذي قد يقضيه الموظفون في تجميع هذا النوع من المعلومات. يمكنك أيضًا إنشاء التقارير التي تعرض البيانات بطريقة تلقائية ، مثل الرسوم البيانية الدائرية أو الرسوم البيانية.
- يقدم تقارير خاصة بالصناعة. إذا اخترت برامج محاسبة الأعمال الصغيرة الخاصة بصناعتك ، فإنك تتجنب الاضطرار إلى القيام بالتخصيص الذي يمكن أن يزيد سعر البرنامج. يمكنك أيضًا الوصول إلى التقارير الأكثر قيمة لشركتك. على سبيل المثال ، إذا كنت موفرًا للرعاية الصحية ، فقد تحتاج إلى وظيفة تسمح لك بفاتورة شركات التأمين. إذا وجدت برنامجًا خاصًا بصناعة الرعاية الصحية ، فمن المحتمل أن تكون هذه الوظيفة مضمنة أو أن تكون إضافة ميسورة إلى حد ما. بالنسبة إلى البرامج المخصصة للصناعات العامة ، يمكن أن يؤدي إنشاء هذه الوظيفة لشركتك إلى رفع سعر البرنامج.
- يبقيك على أفضل الممارسات. برنامج حاسوبي صغير للشركات يمكن أن يحافظ على عملك الحالي على أفضل الممارسات المحاسبية. مع تحديثات البرامج التلقائية والبرامج التعليمية حول الميزات الجديدة ، يمكنك البقاء على اطلاع على أحدث ممارسات إعداد التقارير والضرائب دون الحاجة إلى الاعتماد على المحاسب الخاص بك.
النوع الصحيح من برامج حساب الأعمال الصغيرة يعني أن هناك صداعًا أقل لك ووقتًا أطول لجميع موظفيك لتركيز طاقاتهم في أماكن أخرى. إذن ، كيف تختار البرنامج المناسب لشركتك؟
ما هو برنامج المحاسبة الأفضل للأعمال التجارية الصغيرة؟
غالباً ما يكون قرار الحصول على برامج محاسبة الأعمال الصغيرة لشركتك أسهل جزء من العملية. الجزء الأصعب هو تحديد البرامج المحددة التي يجب استخدامها.
هناك مجموعة متنوعة من الخيارات في السوق ، والتي يمكن تخصيص معظمها لأعمالك واحتياجاتك الخاصة. قبل البدء في عملية تحديد برنامج محاسبة الأعمال الصغيرة الذي يتم تنزيله أو التسجيل فيه ، تأكد من معرفة الميزات التي تريدها. خذ الوقت الكافي للبحث في خياراتك والميزات التي يقدمها كل منهما.
قم بإنشاء قائمة بالميزات التي تريدها وقائمة أخرى بتلك التي ترغب في الحصول عليها ولكن يمكن أن تستغني عنها. يمكن أن تشمل هذه:
- ادارة المخزون.
- الخدمات المصرفية
- جدول الرواتب وتتبع الجدول الزمني.
- الفواتير
- الذمم المدينة.
- ساعات للفوترة.
- عمولات المبيعات.
- الفواتير التلقائية.
- عدة مستخدمين.
بمجرد معرفة ما تريد ، ابدأ بتحديد خياراتك. قرر ما إذا كنت تريد تنزيل برامج محاسبة الأعمال الصغيرة على جهاز الكمبيوتر الخاص بك أو إذا كنت تفضل الدخول إلى برنامج مستند إلى مجموعة النظراء يمكنك الوصول إليه من أي جهاز. هناك مجموعة واسعة من التسعير تستند إلى البرنامج الذي اخترته ، والميزات التي تريدها والتخصيص الذي يجب القيام به. ضع ميزانية في الاعتبار قبل اتخاذ قرار نهائي ، مع الأخذ في الاعتبار أن التكلفة تزداد كلما اخترت المزيد من التخصيص.
كذلك ، ضع في اعتبارك أي برامج محاسبة الأعمال الصغيرة أكثر بديهية بالنسبة لك لاستخدامها. في حين أن العديد من المنتجات لها ميزات متشابهة ، إلا أن لوحة المعلومات الفعلية وتطبيق المنتج قد يختلفان. يجب أن تختار حسابًا يناسبك ، لذا تأكد من مشاهدة عرض توضيحي للمنتجات التي تهتم بها. وبهذه الطريقة يمكنك التعرف على كيفية استخدامك للمنتج وإذا كان من السهل عليك التنقل. آخر شيء تريد القيام به هو استثمار الكثير من المال في تنزيل برامج محاسبة الأعمال الصغيرة الذي يعد محبطًا للغاية بالنسبة لك لاستخدامه.
بالإضافة إلى تجربة البرنامج ، احصل على قائمة بالمراجع التي تستخدم البرامج التي تهتم بها. إذا أمكن ، فابحث عن شخص في مجال مماثل لقطاعك ، حيث من المحتمل أن يستخدم البرنامج بنفس الطريقة التي يستخدمها انت ترغب. اطرح أسئلة حول عملية التنفيذ ، وكيفية عمل الميزات المخصصة ومدى استجابة فريق خدمة العملاء. يمكن أن تساعدك الإجابات التي تحصل عليها في اتخاذ أفضل قرار لشركتك.
إذا كان لديك واحد ، قم أيضًا بتسجيل الوصول لقسم تكنولوجيا المعلومات قبل اتخاذ القرار. قد يكون لديك قيود على سعة التخزين أو عرض النطاق الترددي تجعل برامج معينة غير مجدية في شركتك. من الأفضل ترك هذه الجوانب الفنية لأولئك الذين لديهم فهم جيد لشبكات الكمبيوتر في شركتك.
هل هناك أي برامج محاسبة أعمال صغيرة مجانية؟
يمكن لبرمجيات محاسبة الأعمال الصغيرة المناسبة أن تكون استثمارًا. إذا لم تكن مستعدًا تمامًا لتقديم التزام مالي ، فيمكنك العثور على برنامج محاسبة أعمال صغيرة عبر الإنترنت مجانًا.
عادةً ما تسمح لك برامج محاسبة الأعمال الصغيرة المجانية بالمهام المحاسبية الأساسية فقط ، مثل دفع الفواتير وعملاء الفواتير. بعض برامج محاسبة الشركات الصغيرة التي تحد من المزايا الأخرى ، مثل عدد المستخدمين المسموح بهم ، وعدد الحسابات المصرفية التي يمكن ربطها ووظيفة الإبلاغ المحدود.
هناك بعض برامج المحاسبة المجانية في السوق التي لديها ميزات أكثر انضغاطًا ، ولكنها قد تكون مفقودة في مناطق أخرى. على سبيل المثال ، قد يسمح لك البرنامج بإنشاء بيانات مالية مطلوبة دون تقديم دعم العملاء اللازم. إذا لم تكن ذكيًا جدًا من الناحية التكنولوجية ، فقد يؤدي عدم دعم العملاء إلى جعل البرامج المجانية لا تستحق وقتك.
إذا كنت تبحث عن شيء أساسي للغاية يجعلك تدخل في إيقاع استخدام برامج المحاسبة ، فقد يكون برنامج محاسبة الشركات الصغيرة المجاني برنامجًا جيدًا للمحاسبة بالنسبة لك. تسمح لك العديد من الترقية إلى ميزات مدفوعة أكثر عندما تصبح أكثر راحة باستخدام البرنامج. كل ما عليك هو أن تدرك أنك لن تتمكن من الوصول إلى العديد من هذه الميزات إذا كنت تستخدم الإصدار المجاني من البرنامج.
إذا اخترت الطريق المجاني ، فتأكد من تحديد منتج له بعض التعرف على الأسماء. قراءة التعليقات من مستخدمين آخرين والحصول على توصيات عندما يكون ذلك ممكنًا. نظرًا لأنك تقوم بإدخال معلومات حساسة وهامة عن الشركة ، فأنت لا ترغب في استخدام أي تنزيل لبرنامج محاسبة أعمال صغيرة تجده على الإنترنت.
هل أحتاج إلى محاسب كذلك؟
قد تتسائل إذا كنت لا تزال بحاجة إلى محاسب إذا كنت تتبع جميع بياناتك المالية إلكترونيًا. عموما ، الجواب هو نعم. من المستحسن أن يكون لديك محاسب محترف معتمد لمراجعة معلوماتك للتأكد من أن كل شيء يتتبع بشكل صحيح وأنك لم تتجاهل أي شيء سيكون حيويًا في وقت الضرائب. كما سيبقيك المحاسب على آخر المستجدات المتعلقة بالمتطلبات والشروط الضريبية حتى تتأكد من التزامك الدائم.
واحدة من الميزات الموجودة في معظم برامج المحاسبة التجارية الصغيرة هي القدرة على منح المحاسب حق الوصول إلى البرنامج. يمكنك عادة دعوة محاسبك إلى حسابك حتى يتمكنوا من رؤية جميع المعلومات التي يحتاجونها للحفاظ على مسارك المالي في المسار الصحيح. سيكون لديك المحاسب وظائف محدودة بحيث لا يمكنهم إجراء تغييرات دون إذنك.
إذا كان لديك بالفعل محاسب ، قد تحتاج إلى أن تسأل عما توصي به لبرامج محاسبة الأعمال الصغيرة. نظرًا لمعرفتها بشركتك ، فقد يكون لديها بعض التوصيات المحددة لما يمكن أن يحقق أفضل أداء لك. وقد يكون لديها أيضًا بعض التفضيلات لما يدمجه البرنامج بشكل أفضل مع ما تستخدمه من جانبها.
إن العثور على برامج محاسبة الأعمال الصغيرة المناسبة لنشاطك التجاري من شأنه أن يعينك بشكل أفضل على النجاح المالي على المدى الطويل. تأكد من القيام بالأعمال الأساسية المناسبة والبحوث لاختيار منتج مناسب لمستوى خبرتك وشركتك وصناعتك. إنه استثمار في مستقبل شركتك تريد أن تتأكد من قيامك بعمله بشكل صحيح في المرة الأولى.
