تشمل إدارة الفعاليات تطبيق ممارسات إدارة المشاريع على تصميم وتخطيط وتنسيق المناسبات الخاصة مثل الأطراف ، وجمع التبرعات ، والأنشطة الرياضية وغيرها من الأمور. اعتمادًا على حجم الحدث ، يتم استخدام أنظمة المعلومات (برامج الكمبيوتر التي تتكون عادةً من مستودع بيانات وواجهة مستخدم للتعامل مع البيانات) لتتبع الموظفين والموارد.
التاريخ
نمت صناعة إدارة الأحداث بشكل هائل في الخمسين سنة الماضية حيث لم تعد الأحداث تُعقد حصريًا في المدن الكبرى. منذ عام 1949 ، وفر مجلس اتصال الاتفاقية أدوات وبرامج للمتخصصين في هذا المجال. وقد عملت مبادرة تبادل الممارسات المقبولة على تطوير المعايير ذات الصلة منذ عام 1997. وعلى وجه الخصوص ، يسعى المجلس الاستشاري للتكنولوجيا إلى وضع نماذج وبروتوكولات قياسية لنظم معلومات إدارة الأحداث. من خلال ضمان التوافق بين الأنظمة ، تعزز هذه المعايير الكفاءة. وبمجرد أن تصبح إدارة الفعاليات مهنة غير منظمة نسبيًا ، فإنها تعد الآن مجالًا للدراسة في الجامعات التي تقدم برامج الشهادات والدبلوم. توفر هذه البرامج تعليمات متخصصة حول مهام نظام إدارة الأحداث الشائعة الاستخدام والتي تعمل على أتمتة العديد من الوظائف التخطيطية واللوجستية.
وظيفة
تم تصميم نظام معلومات إدارة الأحداث لتسهيل تتبع الموظفين والموارد اللازمة لتشغيل الأحداث. عادةً ما يكون هدفه الأساسي هو توفير الجدولة ودعم التسجيل. بالإضافة إلى ذلك ، تمكّن وظائف أخرى من مطابقة متطلبات الموظفين لتوافر العاملين في الحدث. كما يتتبع النظام التكاليف والمصروفات. بعد الحدث ، ينتج النظام تقارير للموظفين الإداريين. تمكن أنظمة معلومات إدارة الأحداث المخططين من استخدام العمليات والتقنيات لتنسيق الأنشطة التي تؤدي إلى حدث جيد.
المميزات
باستخدام البرمجيات والأجهزة المتخصصة لمعالجة المعلومات والبيانات باستخدام إجراءات محددة ، توفر أنظمة معلومات إدارة الحدث لمديري الحدث المعلومات التي يحتاجونها للحفاظ على ميزة تنافسية في الأعمال. تدعم أنظمة إدارة معلومات الفعاليات تنظيم أنشطة الترفيه أو الأنشطة الشخصية أو الأنشطة التجارية. تسمح لك الأنظمة القابلة للتوسع بتخطيط الحدث وتسويقه وبيعه. بعبارة أخرى ، مهما كان حجم المؤتمر أو الحفلة أو المعرض التجاري كبيرًا أو صغيرًا ، فإن استخدام نظام معلومات إدارة الأحداث سيساعدك على تخطيطه وتشغيله.
فوائد
إن أتمتة عملية التسجيل باستخدام نظام معلومات إدارة الأحداث تقلل الأخطاء ، وتوفر الوقت والمال كذلك. تزيد إدارة التبرعات عبر الإنترنت من احتمال المساهمات. توفر آليات إنشاء النشرات الإخبارية وغيرها من الاتصالات عبر الإنترنت طريقة ضائعة التكلفة (وصديقة للبيئة) للوصول إلى جمهور واسع ، وزيادة المشاركة. بشكل عام ، تسمح لك أنظمة معلومات إدارة الأحداث بتنظيم الاتصالات وتقليل تكاليف التشغيل.
الاعتبارات
استخدم قواعد البيانات الخاصة بك لتقييم جمهورك بدقة لكل حدث. تحديد استراتيجيات التسويق المناسبة استنادًا إلى نتائج أحداثك الماضية. إجراء تحليلات حول البيانات اللوجستية لتحديد المناطق التي تحتاج إلى تحسين العمليات.
