بدون نظام إدارة قاعدة بيانات تنظيم البيانات والتحكم فيها وفهرستها ، سيكون نظام المعلومات عبارة عن مجموعة منظمة من البيانات. يتمثل الدور النهائي لنظام إدارة قواعد البيانات في تنفيذ عناصر التحكم وتوفير الصيانة لملفات البيانات باستخدام أمان البيانات لضمان سلامة البيانات.
فهرسة هياكل الملفات
تعتبر عملية فهرسة الملفات في نظام إدارة قواعد البيانات (DBMS) في غاية الأهمية. هناك أنواع مختلفة من الملفات ، والتي تتراوح من الكود الفعلي وبرامج الاستعلام (التي تقوم باستخراج المعلومات) إلى أداة صيانة النظام وتسجيل البرامج. تحتوي كل هذه البرامج على بنية ملف فريدة ، يتم تحديدها من خلال نظام تخطيطي أو "مخطط". بدون عملية بنية الملف ، سيكون من الصعب الوصول إلى الملفات وتشغيلها. توفر بنية الملف داخل (DBMS) بنية منظمة للوصول إلى الملفات وإدارتها.
تحديد أنواع قواعد البيانات
يمكن أن يتكون نظام DBMS من أنواع مختلفة من قواعد البيانات. تحتوي قاعدة البيانات على بنية سجل المعلومات. يمكن أن تكون قواعد البيانات في DBMS قاعدة بيانات مفهرسة أو متسلسلة أو مرتبطة. تستند قاعدة بيانات الفهرس إلى مفتاح أساسي ويمكن فهرستها في أي حقل فريد داخل بنية قاعدة البيانات. يتم الوصول إلى قاعدة بيانات متسلسلة عن طريق البدء في السجل الأول في قاعدة البيانات ، وتتكون قاعدة البيانات العلائقية من سجلات ، يمكن ضمها إلى سجلات أخرى موجودة في قاعدة بيانات أخرى بناءً على معرفات فريدة. يسمح نظام DBMS بالتجزيء والفهرسة والوصول إلى أنواع قواعد البيانات هذه.
أمن البيانات
أمان البيانات ميزة هامة لأي نظام معلومات. يوفر DBMS جداول الأمان ، وهي سجلات مخصصة لمعلومات المستخدم وتحديد الهوية وكلمات المرور. يتم إنشاء نظام الأمان من جداول قاعدة البيانات العلائقية ويجب تلبية كل شرط (رموز وصول المستخدم) في كل جدول للمستخدم للوصول إلى النظام. يمكن أن تحتوي أنظمة DBMS على تطبيقات أمان مضمنة ، والتي تحدد حقوق المستخدم وامتيازاته باستخدام جدول السلطات في تطبيقات أداة النظام.
الجداول والسجلات
ضمن قواعد بيانات DBMS ، يتم تخصيص سجلات لكل قواعد البيانات. يتم تصنيف السجلات كبند أو سجلات التفاصيل. سجلات البنود هي سجلات معلومات عامة وتركز سجلات التفاصيل على معرف حقل في سجل العناصر وتوفر معلومات إضافية "مفصلة" في الحقل وتولّد سجلها من سجل المادة. الجداول هي هياكل يوجد بها عنصر وسجلات تفصيلية. مثال على عنصر وسجل التفاصيل هو وصف للأثاث في قاعدة بيانات تتكون من حقول البيانات العامة للشحن والدفع وما إلى ذلك ، وسجل التفاصيل المقابل ، والذي يكسر الأثاث إلى ألوان مختلفة.
سلامة مجموعات البيانات
إذا كان نظام المعلومات عبارة عن نظام معالجة قائم على المعاملات ، يتم إنشاء مجموعات البيانات لإجراء تغييرات في الفهرسة في البيانات التي بدأها المستخدمون إلى النظام مع جميع تقارير التغييرات في تقرير استثناء المعاملة. يتم جمع البيانات وتوزيعها ومعالجتها باستخدام طرق الدفعات أو الوقت الفعلي. إذا كان الأمر عبارة عن روتين دفعي ، فستقوم معظم المؤسسات بتحديث أنظمتها مرة في اليوم بينما يمكن إضافة تحديثات على الفور باستخدام نظام الوقت الفعلي.
