كيفية إنشاء بيانات الفواتير

إن إنشاء كشف الفواتير هو الجزء السهل ، عليك فقط أن تقرر بعض التصميمات ، وتأكد من تصنيف كل شيء بشكل صحيح. الجزء الصعب مع بيان الفواتير هو كيف ستقوم بإيداعها ، وتتبعها ، والتأكد من جمع الأموال المستحقة عليك. يُعد النظام المنظم أفضل طريقة للتتبع ، ومنذ البداية ، يدع العملاء يعرفون أنه سيتم فرض رسوم متأخرة بعد 30 يومًا.

العناصر التي ستحتاجها

الحاسوب
ورقة
قلم جاف
ملاحظات

اختر برنامجًا يناسبك في إنشاء فاتورة. تحتوي بعض البرامج مثل Quick Books بالفعل على برامج فاتورة مثبتة. في Microsoft Word و Excel لديهم قوالب أو يمكنك إنشاء الخاصة بك. ابحث عن أي برنامج سيكون أسهل بالنسبة لك للمناورة والتنظيم.

إنشاء نظام ترقيم يتتبع فواتير عملائك. ما عليك سوى استخدام الأرقام بدءًا من 100 ، أو استخدام مزيج من الأحرف والأرقام. تأكد من أنك ستتمكن من جعل كل فاتورة لها رقمها الفريد لأغراض التتبع. ضع هذا الرقم في أعلى يمين فاتورتك إذا كنت تقوم بإنشاء رقمك الخاص.

ضع التاريخ الذي تنشئ فيه الفاتورة أسفل رقم الفاتورة مباشرةً. هذه هي الساعة الزمنية التي يجب أن يكون فيها الفاتورة مستحقة.

أنشئ رأسًا يحتوي على اسم شركتك وعنوانها ورقم هاتفها. تأكد من رغبتك في ذلك لأنك تحتاج إلى استخدام نفس الرأس لكل بيان فوترة. ضع رأسك أسفل رقم الفاتورة وتاريخها ، وقم بتوسيطها.

اكتب سطرين أسفل العنوان "العميل" واكتب اسم الشخص أو الشركة التي عملت من أجلها. أضف أي معلومات أخرى عن العميل الذي قد يكون لديك مثل عنوانه ورقم هاتفه تحت اسمه. جعل هذا الانحياز محاذاة.

قم بعمل خمسة أعمدة أسفل اسم العملاء. جعل رؤوس الأعمدة بالترتيب التالي: التاريخ ، الخدمة ، السعر ، الكمية (الكمية) والمبلغ. يمكنك إضافة عمود سادس للشحن إذا كنت تريد ذلك.

أنشئ 10 صفوف على الأقل أسفل رؤوس الأعمدة. بالنسبة لكل خدمة ، قم بتعبئة التاريخ الذي تم فيه ، وتفصيل نوع الخدمة التي كانت عليها ، ومقدار تكلفتها للقيام بهذه الخدمة ، وعدد المرات التي تم فيها هذه الخدمة في ذلك التاريخ ، ومقدار ما تم ذلك في ذلك اليوم.

أضف خمسة صفوف صغيرة على طول الطريق إلى اليمين تحت المخطط الموجود لتتماشى مع الكمية والمبلغ. في العمود على اليسار ، يجب أن يكون 10 صفوف ضمن الكمية ، التصنيفات ، الشحن ، الضرائب ، الاعتمادات ، الفائدة والإجمالي.

قم بملء مجاميع الأرقام لكل واحد من تلك الأشياء الخمسة في العمود الأيمن ، 10 صفوف أسفل المبلغ. في العمود الأيمن من الشحن ، املأ المبلغ الذي سيكلفه لشحن شيء ما. في العمود الأيمن للضرائب ، اكتب المبلغ المستحق في الضرائب. في العمود الموجود على يسار الفضل ، املأ المبلغ الذي دفعه العميل بالفعل مقابل هذا الفاتورة. في العمود إلى حق الفائدة ، املأ مقدار الفائدة المستحق عليك بسبب تأخر العميل في السداد. وبعد ذلك ، في المربع الإجمالي ، اكتشف المجموع الكلي.

نصائح

قم بتدوين ملاحظة حول من يقوم بتسجيل الخروج ، وما إذا كان بإمكانهم الاتصال والدفع بواسطة بطاقة ائتمان. قم بتدوين ملاحظة وحتى إذا لم يتم دفع الفاتورة خلال 30 يومًا من تاريخ الفاتورة ، فسيتم إضافة نسبة معينة من الفائدة إلى الفاتورة. أرسل كل فاتورة ترسل بطريقة سهلة حسب الرقم أو الاسم الأخير للعميل ، بحيث يمكنك بسهولة الرجوع إليها إذا اتصلت.