إن فهم السمات المميزة لأوضاع الأزمات الحقيقية هو المفتاح لتطوير خطة فعالة لإدارة الأزمات. على عكس واحدة أو حتى سلسلة من القصص الإخبارية غير المواتية ، فإن حالات الأزمات الحقيقية تعطل التدفق الطبيعي للعمليات التجارية ، ونتيجة لذلك ، ندعو لاستراتيجية الاستجابة إلى ما وراء مكافحة الصحافة السلبية. وفي الوقت الذي لا تتطابق فيه حالتان متطابقتان ، فإن المنظمات التي لديها خطط للأزمات تتمتع بفرصة أفضل للتغلب على العاصفة وبقاء السمعة على المدى الطويل.
جمع المعلومات والمقالات ودراسات الحالة والتحليلات حول الأزمات الأخيرة التي تؤثر على المنظمات داخل وخارج مجالك. لاحظ توصيات أفضل الممارسات وأي مخاطر مشتركة.
إلقاء نظرة فاحصة على منظمتك وتحديد القضايا التي يمكن أن تتطور إلى حالات الأزمات. يمكن أن تمتد القضايا إلى المنظمة وقد تشمل مخاوف تتعلق بسلوك قيادة الشركة ، أو قائمة متنامية من انتهاكات السلامة أو مجموعة من الأخبار الإخبارية السلبية.
مع تحديد المشكلات ، لاحظ المشكلات التي تتطلب استجابة إضافية لعدم التواصل ، مثل المساعدة من المحترفين الطبيين أو المكلفين بإنفاذ القانون. تأمين تدريب إضافي أو تحديد الموظفين مقدما لمساعدة أي شخص جسديًا أو عقليًا يصاب بأحد الأزمات.
قم بإعداد إستراتيجية اتصال عامة لكل فئة من فئات الأزمات. وتشمل مكونات استراتيجية الاتصالات نقاط الحوار ، والمواقع الإلكترونية ، وصحائف الوقائع ، وخطوط المعلومات الساخنة ، والأهم من ذلك ، تحديد المتحدث باسمه.
إسقاط الخدمات اللوجستية لكل من وسائل الإعلام والمتضررين من الأزمة. على سبيل المثال ، تحديد غرفة أو غرف يمكن تحويلها بسهولة إلى منطقة صحافية والتخطيط لاحتياجات المراسل مثل الاتصال والمساحة للشاحنات الفضائية ومساحة المقابلة. التعاقد مع الفنادق في المنطقة لتوفير غرف أو مكان آمن وخاص للضحايا أو أفراد الأسرة.
النظر في إمكانية توظيف خبراء خارجيين واستكشاف شركات استشارات الاتصالات المتعلقة بالأزمات. حتى المنظمات الأفضل إعدادًا قد تحتاج إلى مساعدة خارجية إذا كان حجم الأزمة ونطاقها خارج قدرة استجابة المنظمة.
نصائح
-
إن البقاء على رأس أفضل ممارسات إدارة األزمات والدروس المستفادة هو جانب حاسم في كثير من األحيان للتخطيط الفعال. تقدم العديد من الرابطات التجارية ، مثل مركز قيادة الرابطة ، نصائح خاصة بكل قطاع حول التنقل في أزمة ما. تحتوي المجلات الأكاديمية ، مثل Communications Quarterly ، على أبحاث وتحليلات متعمقة للأزمات وغيرها من قضايا الاتصال. البحث عبر الإنترنت عن مواقع وسائل الإعلام الرئيسية يحضر معلومات وتحليلات لأحداث أزمة رفيعة المستوى.
بينما يبدأ التخطيط لإدارة الأزمات عادة في قسم الاتصالات ، يتم إنشاء الخطط الأكثر فعالية بدعم من قادة المنظمات. بعد إنشاء مسودة ، التماس المدخلات وردود الفعل من رؤساء الإدارات.
تحذير
إن التحسينات التكنولوجية ودوران الموظفين وتغير التوقعات حول كيفية تواصل المؤسسات يعني أن خطط إدارة الأزمات أصبحت قديمة بسرعة. يجب تحديث خطة فعالة على أساس منتظم. قد تتضمن التحديثات الدروس المستفادة من حوادث الأزمات الأخرى أو التغييرات في معلومات الاتصال.
