تركز إدارة التغيير على التغييرات التي يواجهها أعضاء المؤسسة أثناء عملية الانتقال ذات الصلة بالأعمال. لإكمال إدارة التغيير بسلاسة ، يجب أن تكون الأدوات والعمليات والخطط جاهزة للتخفيف من المخاوف المحتملة والمشاكل المتوقعة. خطة مشروع إدارة التغيير أمر ضروري. بدون خطة لمساعدة الموظفين على الانتقال إلى أدوارهم الجديدة ، سيشعر الموظفون بالارتباك وعدم الاستعداد ، وقد تتأثر الأعمال بشكل عام.
قم بتعيين فريق إدارة التغيير. قد يشمل ذلك أعضاء مؤسستك أو استشاريين خارجيين على دراية بعملية إدارة التغيير. على الأقل ، يجب أن يتضمن هذا الفريق شخصًا على دراية بجميع مناطق مؤسستك ، بالإضافة إلى خبير إدارة التغيير. يجب أن يكون هذا الفريق على استعداد لشرح التغييرات المقصودة على المنظمة ، والتخفيف من المشكلات التي تنشأ أثناء الانتقال وتحديد نجاح الانتقال عند اكتمال التغيير.
قم بتحليل الخطة التي حددتها شركتك للانتقال من الهيكل التنظيمي الحالي إلى الهيكل التنظيمي المخطط له. حدد عدد الخطوات المطلوبة. في كثير من الأحيان ، لا تستطيع الشركة الانتقال مباشرة من هيكل تنظيمي إلى آخر ؛ يجب تنفيذ الخطة خطوة بخطوة.
على سبيل المثال ، ترغب شركتك في الانتقال من مؤسسة مقسمة حسب المنطقة إلى مؤسسة مقسمة حسب القسم.في هذا الوقت ، يدير كل مكتب محلي التسويق والمبيعات والتصنيع الخاص به. يتمثل هدف الشركة في تقسيم الشركة إلى ثلاث أقسام متكاملة ومتكاملة: التسويق والمبيعات والتصنيع. قد تبدأ الشركة من خلال دمج التسويق ، تليها المبيعات والتصنيع. هذا الانتقال التدريجي هو أقل مخاطرة ، وأقل غضاضة ، من نقل جميع الإدارات الثلاث في وقت واحد.
إنشاء خطة اتصال شاملة. حدد كيف يمكن إخطار جميع موظفي الشركة بالتغييرات القادمة. بدون التواصل الصحيح ، قد لا يكون الموظفون على دراية بالتغيير وقد لا ينتقلون بشكل صحيح عند الضرورة.
قم بإنشاء جدول زمني للتغييرات الأساسية التي تحدث أثناء عملية إدارة التغيير. يجب أن يكون هذا مفصلاً ويتضمن تفاصيل كبيرة وصغيرة. يجب أن يشتمل المخطط الزمني على عناصر مثل:
- التواصل مع التغييرات المقصودة مع المنظمة
- الاجتماع مع أعضاء فريق التسويق لشرح كيفية تغيير مسؤولياتهم
- تصميم وتثبيت تخطيط المكتب الجديد لموظفي التسويق
- موظفو التسويق الانتقالي إلى مواقع وظائفهم الجديدة (فترة 3 أيام)
- قابل الموظفين التسويقيين لطرح أي أسئلة
- عقد المؤتمرات عن بعد الأسبوعية لمناقشة أي مخاوف قد تنشأ
اذكر الاهتمامات والمشاكل المحتملة التي قد تنشأ أثناء عملية التغيير. وهذا يشمل استياء الموظفين وارتباك الموظفين وتوقف عمليات العمل اليومية. إنشاء خطة طوارئ لكل نكس محتمل.
تجميع جميع معلومات إدارة التغيير في تقرير لتقديمه إلى فريق الإدارة العليا بشركتك. الاستعداد للأسئلة أو التغييرات المقترحة من فريق الإدارة. كن مستعدًا للدفاع عن اقتراحاتك ، وتقبل حقيقة أن جميع خطط إدارة التغيير قد لا تقبلها الإدارة العليا. عندما تكون التغييرات مطلوبة ، قم بتحرير خطة مشروع إدارة التغيير لتضمين جميع المراجعات.
ناقش التغييرات القادمة مع كل فريق إداري محلي داخل المنظمة بعد الحصول على موافقة الإدارة العليا ، ولكن قبل تنفيذ التغييرات رسميًا. قدم لكل مدير تقرير بالتغييرات التي ستؤثر على إدارته ليتمكن من شرح التغييرات على فريقه. اطلب من كل مدير الإبلاغ عن أي مخاوف محتملة قد تكون تم تجاهلها حتى يمكن معالجتها ، ويمكن تعديل خطة إدارة التغيير أو تغييرها حسب الضرورة.
نصائح
-
كن مستعدًا لإجراء تعديلات على خطة إدارة التغيير الخاصة بك. خاصة عند إجراء تغيير تنظيمي كبير ، من المرجح أن تحدث مشاكل. تأكد من أن لديك خطة طوارئ لجميع التغييرات عالية المخاطر.
تحذير
لا تتعجل التغيير. على الرغم من أن التغيير قد يفيد المنظمة بدرجة كبيرة ، إلا أن إجراء تغيير سريع قد يؤدي إلى ترهيب الموظفين وغيرهم من أصحاب المصلحة وتشويشهم.
