يتطلب تخطيط اتفاقية ناجحة معرفة الأهداف الاستراتيجية الكبيرة للمنظمة المضيفة قبل البدء في العمل على الخدمات اللوجستية الأساسية للاجتماعات. باستخدام الأهداف الاستراتيجية الخاصة بك ، يمكنك التخطيط الفعال لكيفية جذب الحضور الذي تريده ، واختيار المكان المناسب ، واختيار أفضل المتحدثين وتطوير وسائل الراحة والأنشطة الأكثر جاذبية.
حدد أهدافك الإستراتيجية
لا تكون أهداف المؤسسة لأي اتفاقية هي نفسها دائمًا أهداف الحضور للمؤتمر. تعرّف على أسباب المنظمة لاستضافة الاتفاقية. قد يكون لجذب واستبقاء الأعضاء ، وتوليد الأرباح ، وتوفير أعضاء مجلس الإدارة واللجنة مع مكافأة عطلة أو توليد دعاية وسائل الإعلام للمنظمة.
ضع خطتك التكتيكية
بمجرد أن تعرف أهدافك الإستراتيجية ، ضع أهدافك التكتيكية للوصول إليها. ويمكن أن يشمل ذلك اختيار الحلقات الدراسية والمتحدثين لجذب أنواع معينة من الحاضرين ، ولديهم عرض تجاري مدر للدخل ، وإضافة أنشطة للزوجين لزيادة الحضور ، وتنظيم الوظائف الاجتماعية مثل بطولة الجولف أو رحلة نهرية ، أو الحصول على مأدبة جوائز أو إجراء تصويت سنوي العضوية. يجب أن تتضمن خطة التسويق الخاصة بك الإعلان ، والعلاقات العامة ، والاستراتيجيات الترويجية ووسائل الإعلام الاجتماعية للترويج للاتفاقية.
خطة الميزانية
تحديد الأهداف المالية للمؤسسة من أجل الاتفاقية ومراجعة أرقامك. قد تكون مقيدًا بميزانية محددة إذا كانت الاتفاقية عبارة عن نفقات. قد يكون للمنظمة هدف ربح ، أو قد يُسمح لك بالإنفاق استنادًا إلى إيراداتك المتوقعة. إنشاء توقعات مبنية على إيرادات التسجيل والرعاية المتفائلة والمحافظة.
الخطوط العريضة لجدول الأعمال الخاص بك
بعد ذلك ، ضع خطة لأحداثك. اختر التاريخ والمكان والأنشطة. تحتوي العديد من المؤتمرات على موضوع يشرح الغرض العام للحدث ويساعد في جذب الحاضرين. قد تحتاج إلى الحصول على مدخلات في التواريخ والمواقع المحتملة من مجلس الإدارة أو الحاضرين وإجراء زيارات إلى مواقع متعددة قبل اختيار واحد. مراجعة المعلومات حول الاتفاقيات السابقة للتعرف على الأماكن والحضور والأداء المالي والحضور ورعاية التعليقات. أنشئ تقويمًا يبدأ بحضور الحضور ويحدد الجدول الزمني لكل يوم.
الاحتياجات اللوجستية البحثية
ابدأ بالاتصال بالأماكن ، والمتحدثين ، والمطاعم ، وخيارات الترفيه ، والشركات السمعية البصرية ، والطابعات وشركات السفر. تحديد كيفية التعامل مع التسويق ، والتسجيل ، والرعاية ، والشارات ، وتسجيل الوصول ، وأكشاك المعارض التجارية ، وأكياس الهدايا ، وكتب البرامج وصفحات الموقع. إرسال طلبات لتقديم مقترحات للموردين الخارجيين مثل المنتجعات ومقدمي الخدمات وملاعب الغولف ووكالات السفر. ضع قائمة الموردين الخاصة بك والتكاليف المطلوبة.
اكتب اقتراحًا
قم بإعداد مستند يوضح لفريقك أو فريق الاتفاقية خطتك للاتفاقية. ضمّن فهمك لأهداف المنظمة وكيف تخطط لتحقيق هذه الأهداف. تقديم جدول أعمال للحدث مع جدول يومي مفصل. تقديم ميزانية كاملة. اشرح لماذا اخترت الموضوع والموقع وموضوعات الندوات والمتحدثين والأنشطة الاجتماعية. قم بتبرير توقعات الحضور والنفقات والأرباح بناءً على بحثك.
