المتطوعون هم دماء حياة منظمة غير ربحية. لا يتوفر لدى العديد من المنظمات غير الربحية عدد كافٍ من الموظفين لإدارة منظمة بشكل فعال حتى يملأ المتطوعون هذه الفجوة. المنظمات التي تضع وتسليط الضوء على السياسات والإجراءات لبرنامج المتطوعين والتي تحدد أدوار ومسؤوليات المتطوعين جني الفوائد التي تصاحب برنامج المتطوعين من الدرجة الأولى.
اكتب مقدمة. قم بتضمين اسم الوكالة وبيان المهمة والقيم الأساسية ، وقائمة بأسماء الموظفين وقائمة بأعضاء مجلس الإدارة. لا يساعد المتطوعون فقط في المشاريع بل هم أيضًا سفراء لمؤسستك. عليهم أن يعرفوا كيف تعمل الوكالة والأشخاص الذين يمثلون الوكالة بصفة إدارية. قم أيضًا بتضمين معلومات حول من تخدمه الوكالة ، وماذا تفعل للمساعدة ، والبرامج التي تدعمها.
تقديم الوكالة للمتطوعين في الفقرة الأولى من الكتيب والترحيب بهم. على الرغم من أن المتطوعين ليسوا موظفين بأجر ، إلا أنه يجب معاملتهم باحترام منذ اليوم الأول. تأكد من إدراك قيمتها كمركزة لرسالة المنظمة. اكتب جملتين قصيرتين لشكر المتطوعين مقدمًا على خدمتهم للوكالة ولإطلاعهم على مدى مركزهم في المهمة.
قم بإنشاء الكتيب بتنسيق 8 1/2-inch-by-11-inches ، أو يفضل 6 بوصات-ب-9-بوصات ، لذلك يسهل حمله ويمكن للمتطوعين الاحتفاظ به في متناول اليد كمرجع. يمكن أيضًا وضع الكتيب في رابط ثلاثي الدرجات بحيث يمكن إضافة التحديثات بسهولة. إعداد السياسات والإجراءات بطريقة خطوة بخطوة باستخدام لغة بسيطة وواضحة. لا تستخدم 10 دولارات لتوضيح النقاط. يأتي المتطوعون من جميع الخلفيات التعليمية ، ويجب أن تكون لغة كتيبك على مستوى تعليمي يمكن لأي شخص فهمه.
إنشاء أوصاف وظيفية لمواقع المتطوعين. وصف الأدوار والمسؤوليات حتى يتمكن المتطوعون من اختيار المنصب الذي يناسب اهتماماتهم. ستساعد التوصيفات الوظيفية وكالتك في مطابقة المتطوعين إلى فرصة التطوع المناسبة. يتطوع الناس لأسباب مختلفة ، ولديهم مهارات مختلفة. سوف يسمح الوصف الجيد للوظيفة للمتطوعين باختيار الفرصة المناسبة لهم وللمؤسسة الخاصة بك. أضف نسخًا نموذجية من أوراق تسجيل الدخول ونماذج التسجيل وما إلى ذلك. لدى الوكالات تتبع قواعد البيانات لساعات العمل التطوعي: تساعد جداول الوقت على تسهيل ساعات التعقب.
وصف أنواع التدريب الأولي والإضافي المتاح للمتطوع. سرد التواريخ التوجه وكيف يمكن تحديث مهاراتهم أو تعلم مهارات جديدة. تطوير جدول مواعيد للتدريب والتوجيه. إبلاغ المتطوعين إذا كانوا بحاجة إلى توقيع بيان السرية. إذا قاموا بذلك ، فراجعوا البيان معهم ، وأجب عن أي أسئلة ، واشرح سبب الإفادة. خلال توجّهات المتطوعين ، راجع دليل المتطوعين بعناية وامنح الوقت للمتطوعين بطرح الأسئلة. (من الجيد دائماً تناول المرطبات البسيطة عند التوجهات التطوعية).
وصف عملية فحص المتطوعين. دعهم يعرفون ما إذا كانوا بحاجة إلى فحص للخلفية ، إذا كان موقع المتطوعين الذي يختارونه له تراخيص خاصة ، ومخاطر ، وتصاريح طبية ، واختبارات السل ، وشارات وما إلى ذلك. إذا كانوا يتوقعون قيادة السيارة ، فشرح نوع التأمين الذي يجب عليهم القيام به ، أو أي تأمين إضافي يحتاجون إليه للعمل كمتطوع في وكالتك.اشرح أي مسائل تتعلق بالمسئولية ، واحصل على تنازلات للتوقيع إذا كان لديك وظائف تطوعية عالية المخاطر. يجب أن يعرف المتطوعون مخاطر بعض فرص التطوع. تأكد من تضمين نماذج التنازل ، وأثناء التوجيه ، قم بشرح الأساس المنطقي لها ، ومنح المتطوعين خيار التوقيع على هذه النماذج. هذه العملية سوف تحمي الوكالة في حال وقوع حادث.
اشرح كيف يتأهل المتطوعين للحصول على الجوائز. إذا كان لدى الوكالة برنامج تقديري ، أو الخطوط العريضة عندما يتم الاحتفاظ بها ، أو كيف تعترف الوكالة بالمتطوعين ، أو إذا كان حفلًا للاحتفال ، أو حفل غداء ، أو حفل توزيع الجوائز الخاص ، وقانون اللباس الخاص بالحدث. إذا كان حدث التعرف على المتطوعين مناسبة خاصة للمتطوعين ، فصفه بحيث يفهم أن موظفي الوكالة يصبحون "المتطوعين" لهذا الحدث ، ويصبح المتطوعون الضيوف.
