طلب تقديم المقترحات هو مستند صادر عن شركة أو منظمة غير ربحية أو هيئة حكومية تطلب ردودًا من الموردين المحتملين إلى المتطلبات المذكورة. في حين أن طلبات تقديم العروض تختلف في الحجم والنطاق والشكل ، فإنها عادة ما تغطي مواضيع مماثلة. سيخبر RFP عادة البائعين عن الكيان الراعي ، ما الذي يريد الحصول عليه وتحديد شروط وأحكام الاختيار. يطلب RFP عادة من البائعين توضيح سبب تأهلهم للاستجابة ، وكيف ينوون تحقيق الأهداف الموضحة في الاقتراح والسعر الذي يتوقعون دفعه.
وصف الغرض من طلب تقديم العروض ونطاقه ، بما في ذلك السلع أو المنتجات أو الخدمات التي ترغب في اكتسابها والمؤهلات التي تتوقع أن يمتلكها البائع. وسيمكن ذلك البائعين من تحديد ما إذا كانوا مؤهلين وترغب في الاستجابة. من خلال الإشارة إلى أن شركتك تحتاج إلى 10 آلاف أداة زرقاء يتم تسليمها خلال ثلاثة أشهر ، تسعى مؤسستك للحصول على موقع ومعدات لإعداد 200 وجبة يوميًا للعملاء كبار السن ، أو تتطلب وكالتك التدريب لتحسين خدمة العملاء ، يمكنك حفظ وقت الباعة والجهد.
اكتب وصفًا لشركتك أو مؤسستك أو الوكالة التي تزود البائعين المحتملين ببيانات مفيدة. بما أنه سيكلف الوقت والمال بالنسبة لمعظم البائعين للاستجابة لطلب تقديم العروض ، فإن هذا يساعد على تأسيس علاقة عمل مستقبلية. اشرح ما تنوي إنجازه مع منتجها أو خدمتها. حدد الأشخاص الذين ينبغي لهم توجيه أسئلتهم ومراسلاتهم.
حدد نطاق العمل بالتفصيل الكامل بحيث يمكن للبائعين تقديم إسقاطات دقيقة للعمالة والمواد والتكاليف الأخرى.قائمة مواعيد الانتهاء المتوقعة الخاصة بك حتى يتمكنوا من وضع جدول زمني واقعي. صف الظروف التي تتوقع أن يفي بها ، مثل معايير العمل والبيئة والسلامة. حدد معايير الأداء التي تحتاجها وكيف تتوقع مراقبة جهودهم وتقييمها.
أدرج الخطط والتقارير والمنتجات والخدمات والمواد التي تتوقع أن يقوموا بتقديمها ومتى تريد أن يتم كل منها. قد يكون لدى البائعين ظروف تمنعهم من تقديم ما تطلبه عندما تتوقع ذلك. من المحتمل أن تكون الاختلافات بين توقعاتك وبين البائع موضوعًا للمناقشة خلال مفاوضات العقد. تشمل بعض طلبات العروض قسمًا يتضمن العناصر القياسية للعقد المقترح ، مثل بنود الإلغاء واتفاقيات السرية
ضمّن في طلب تقديم العروض المعايير التي ستستخدمها لتقييم الإجابات التي تتلقاها وطريقة وتوقيت الجائزة إلى العارض الفائز. هذا مهم لتجنب الادعاءات المحسوبية أو غيرها من الممارسات غير العادلة. تستخدم العديد من طلبات العروض نظام النقاط ، حيث تمنح نقاطًا للعناصر مثل التكلفة ، ونطاق العمل ، والمؤهلات ، والموظفين.
