يجب أن يتضمن كل طلب للاقتراح رسالة مقدمة ، حتى إذا كان عرضك يحتوي على ملخص تنفيذي. يخدم كل واحد هدفًا مختلفًا ، وهو يعمل معًا ليس فقط لخلق انطباع جيد ، ولكن أيضًا لإثبات أنك تفهم متطلبات العميل ومتطلبات الوظيفة. ومع ذلك ، نظرًا لأن خطاب التغطية يجب أن يوضح أنك تفهم المتطلبات الأساسية للعميل دون أن يصبح اقتراحًا مصغَّرًا ، فإن بعض الأشخاص يجدون أنه يصعب الكتابة.
ضبط نغمة اليمين
تحدد علاقتك مع العميل المحتمل ، وأحيانًا التعليمات في مجموعة RFP ، ما إذا كان يجب أن تأخذ الرسالة نغمة رسمية أو شخصية. طالما كنت صادقا ومخلصا ، فإن الرسائل الشخصية التي تكملها وتشكر العميل في كثير من الأحيان هي الأكثر فعالية. على سبيل المثال ، قم بتضمين عبارات مثل "أريد أن أغتنم هذه الفرصة لأشكركم على كل ما قدمتموه من مساعدة" و "أثبتت المساعدة والتوجيه أنها لا تقدر بثمن" في نص الرسالة.
الشكل والأسلوب
باستخدام القرطاسية الورقية ونسق خطاب الأعمال ، قسّم الرسالة إلى ثلاثة أقسام: مقدمة ، هيئة وفقرة إغلاق قصيرة. استخدم خطًا خطيًا ، مثل Garamond أو Georgia أو Times New Roman ، حيث يجد العديد من الأشخاص أن الخطوط المخططة أسهل في القراءة. قم بتحديد خطاب التغطية الخاص بك بحيث لا يزيد عن صفحة واحدة أو صفحتين.
الافتتاح
افتح خطاب المقدمة مع بيان افتتاحي موجز ذي صلة مثل "مرفق هو الاقتراح الذي وعدتك به" أو "استمتعت بالتحدث معك حول مشروع اقتراحك". اتبع هذا مع فقرة توصل بها الفهم الكامل من خلال إعادة تحديد متطلبات قيادة طلب تقديم العروض. أخبر القارئ ما إذا كان الاقتراح يتضمن أي مرفقات ، وإذا كان كذلك ، فقم بإلقاء الضوء على المحتويات بإيجاز ، ثم قم بإنهاء المقدمة عن طريق تحديد الإطار الزمني الذي يكون فيه سعر السعر صالحًا.
الجسم
ضمِّن أي معلومات مطلوبة ، مثل سجل مؤسستك أو مؤهلاته أو مراجعه التي قد يدعو إليها طلب تقديم العروض في نص الرسالة. التركيز على ما تبقى من الرسالة على تلبية ما يصل إلى أربعة احتياجات العميل الرئيسية. على سبيل المثال ، استخدم النقاط لتلخيص كيفية تلبية منتجك أو خدمتك لاحتياجات العميل الأكثر أهمية. ثم ، قم بتوسيع كل نقطة نقطي في الفقرات المتبقية.
القريب
في الفقرة الختامية ، تأكد من تقديم معلومات كاملة عن الشخص المسؤول عن الاتصال ، بما في ذلك الاسم والعنوان والعنوان ورقم الهاتف ورقم الفاكس وعنوان البريد الإلكتروني. تضمين "الخطوة التالية" أو العبارة التي تحث المستخدم على اتخاذ إجراء ، مثل "سأتصل بك لاحقًا هذا الأسبوع للإجابة عن أي أسئلة قد تكون لديك" أو "سأتصل بك الأسبوع القادم لمناقشة هذا الاقتراح" انتهى بتعبير مهذب و اسمك وعنوانك.
