كيفية تحديد الاستجابة لطلب تقديم العروض

إن طلب الاقتراح (RFP) هو عبارة عن بيان مكتوب من العميل يعبر فيه عن حاجة العمل ويسألك عن الطريقة التي تقترح بها تلبية هذه الحاجة ومقدار تكلفة الخدمة أو المنتج. يساعد إنشاء مخطط تفصيلي قبل كتابة الرد على طلب تقديم العروض للعميل على ضمان تلبية جميع متطلبات المشروع ومطابقتك مع تنسيق المستند المحدد بواسطة طلب تقديم العروض.

العناصر التي ستحتاجها

طلب وثيقة الاقتراح
تطبيق معالجة الكلمات
طابعة

اقرأ بعناية RFP العميل للتأكد من أنك تفهم تماما التوقعات. توضيح أي أسئلة عاجلاً وليس آجلاً. تحدد معظم طلبات RFP فترة سؤال وجواب للمستجيبين.

إنشاء مخطط تفصيلي بالتنسيق والترتيب المحدد في طلب تقديم العروض لإثبات القدرة على اتباع الإرشادات. بعض طلبات تقديم العروض تترك تنظيم الاقتراح لك ، في حين أن البعض الآخر لديه متطلبات هيكلية مفصلة للغاية. يعد تجاهلها أو إساءة تفسيرها أحد أسرع الطرق لإسقاط اقتراحك من الاعتبار.

استخدم الأرقام الرومانية (مثل I و II و III) لكل قسم رئيسي. يتم تحديد المسافة بين الأقسام الفرعية باستخدام أحرف كبيرة (مثل A و B و C). يتم الإشارة إلى الأقسام الموجودة أسفل هذه الأرقام باستخدام الأرقام (مثل 1 ، 2 ، 3). إذا كان هناك حاجة إلى قسم فرعي آخر ، فاستخدم الأحرف الصغيرة (مثل a ، b ، c).

يمكن استخدام الرقم الروماني I كنظرة عامة أو ملخص استجابة RFP. التعبير عن نطاق الخدمات والمتطلبات الخاصة بالعميل في هذا القسم الأول. اشرح كيف سيتم الاتصال بالمشروع ولماذا سيعالج هذا النهج على أفضل وجه احتياجات العميل. استمر في كتابة عناوين وفئات المشروع كما هو مقدم من العميل باستخدام مزيج من الأرقام والأحرف والأرقام الرومانية.

استنسخ استجابات للعواطف لكل قسم و قسم فرعي عن طريق كتابة استجابات لكل متطلبات العميل. بالنسبة للمشروع الأولي ، يمكن استخدام الكلمات والعبارات. كرر هذه الخطوة لجميع الأقسام.

قم بتجميع أفكارك وإضافة محتوى تفصيلي لكل واحد منهم لتلبية احتياجات العميل بشكل كامل. من المحتمل أن يتضمن اقتراحك بعضًا من "نص معياري" لشركتك أو نص قابل لإعادة الاستخدام. أشر في المخطط التفصيلي الخاص بك حيث سيتم استخدام النمطي الصغير ومدى الحاجة إلى تعديله لطلب تقديم العروض هذا. لا تعمد إلى تعتيم الصفيح أو استخدامه لتسمين اقتراحك. يقدّر العملاء المحتملون مقترحات مقتضبة ومفصلة وقابلة للتنفيذ.