إذا كنت تمتلك نشاطًا تجاريًا ، فستحتاج إلى القدرة على شراء المستلزمات وفقًا للائتمان. تتمثل الطريقة الوحيدة لإجراء ذلك في إرسال طلب شراء يشير إلى الشخص الذي يوافق على الشراء. بدون أمر شراء ، فإنك تخاطر بتقليل التدفق النقدي أو زيادة الديون لأنك ستضطر إلى الشراء نقدًا أو ائتمان. يتيح لك إنشاء أمر شراء الدفع في غضون 90 يومًا. هذه المرونة تساعد على ضمان بقائك في العمل.
افتح مستندًا جديدًا باستخدام برنامج تحرير المستندات المفضل لديك. يحتوي MS Word أو MS Excel أو Peach Tree Accounting أو Quickbook على الأدوات اللازمة لإنشاء أمر شراء. إذا كنت تريد خيارًا مجانيًا ، يتيح لك محرر مستندات Google استخدام برنامج معالجة النصوص عبر الإنترنت ، ويقدم Open Office.org بدائل مجانية لمنتجات MS Office.
اكتب اسم شركتك وعنوانها ورقم الهاتف ورقم الفاكس وعنوان البريد الإلكتروني في الزاوية العلوية اليسرى من المستند. إذا كان لديك شعار ، فقم باستيراده ووضعه على يسار اسم وعنوان شركتك. في السطر السفلي أسفل معلومات عنوانك ، ضمّن رقم ضريبة مبيعات التجزئة ، حتى تتمكن من الحصول على إعفاء ضريبي على المبيعات لأنواع معينة من لوازم العمل.
أنشئ مساحة لرقم أمر الشراء بكتابة "أمر الشراء" **** ____ "في الجزء الأوسط العلوي من المستند. عند استخدامك أمر الشراء لشراء السلع ، قم بتعيين رقم في هذا المكان ، بحيث يبدو مثل" أمر الشراء 00012. إذا كنت تعمل في Quickbook أو Peach Tree ، فإن البرنامج سيقوم تلقائيًا بتعيين رقم متتالي.
أنشئ قسم "تاريخ الاستحقاق" في الركن العلوي الأيسر من المستند. قم بتعيين الخط لهذه المعلومات على 20 أو 22 نقطة ، بحيث يعرف البائع متى ستحتاج إلى التسليم.
قم بإنشاء أعمدة فردية لكل تفاصيل المنتج الذي ترغب في شرائه. تتضمن الأعمدة الشائعة التاريخ والكمية ووصف السلعة وسعر المنتج. ومع ذلك ، يطلب بعض الموردين معلومات إضافية مثل رقم UPC أو رقم الكتالوج. إنشاء ثلاثة أعمدة "متنوعة" لاستيعاب معرفات المنتج الفريدة.
إنشاء إجمالي إجمالي ، إجمالي الضريبة والفضاء الكلي تحت الأعمدة التي إجمالي عملية الشراء بالكامل.
قم بإنشاء قسم "تعليمات التسليم" بالقرب من أسفل الصفحة والذي يجب أن يحتوي على مساحة لعنوان التسليم (إذا كان مختلفًا عن عنوان الشركة) وتعليمات خاصة حول مكان تسليم المنتج.
إنشاء سطر توقيع لتوقيع توقيع الوكيل المعتمد. يمكنك جعل الشخص يقوم بتسجيل كل طلب شراء ، ولكن العديد من برامج معالجة النصوص ستسمح لك باستيراد توقيع رسومي ووضعه في المستند.
في الجزء السفلي من النموذج ، حدد شروط الشراء مثل قبول التسليم ، والسلع التالفة ، ومتطلبات الفاتورة وشروط الدفع.
