تستخدم أنظمة المعلومات الإدارية تكنولوجيا المعلومات لجمع وتوصيل جميع المعلومات التي تستخدمها الشركة أو المؤسسة للعمل. تنتج كل إدارة أو وظيفة تابعة لمنظمة ما بياناتها التشغيلية والمالية الخاصة ، ونتيجة لذلك يكون لديها نظام معلومات خاص بها لتتبع كل ذلك. هناك العديد من أنواع أنظمة المعلومات الإدارية حيث توجد إدارات أو وظائف في منظمة ، ولكن هناك بعض الأنظمة المحددة التي تحتاج كل مؤسسة أو مؤسسة تقريبًا لكي يعمل الكيان بأكمله بسلاسة.
نظام الإبلاغ الإداري
نظام إدارة التقارير هو قاعدة بيانات مصممة للإبلاغ عن المالية والعمليات لجميع مستويات الإدارة في المؤسسة. يستخدم المديرون المتوسطون عادةً نظام إعداد تقارير الإدارة لإنشاء تقارير منتظمة تقارن الأداء المالي الحالي والسابق لتحديد النمو المالي وتتبع كيفية أداء المدراء المتوسطين أنفسهم. تستخدم الإدارة العليا البيانات الناتجة عن نظام التقارير لمقارنة الوضع المالي الحالي للشركة وكفاءتها في العمليات مقابل أهدافها المحددة سلفًا للشركة.
تحكم العملية
يقوم نظام مراقبة العمليات بمراقبة العمليات المادية أو الصناعية الخاصة بالعمل ، مثل تصنيع المعادن أو معالجة البترول أو تجميع السيارات. يقوم نظام التحكم بجمع البيانات باستمرار ويتم برمجته لإنشاء تقارير منتظمة حول أداء النظام. يتطلع أحد المديرين إلى تقارير التحكم في العملية لمعرفة عدد المرات التي يحدث فيها حدث معين أثناء عملية الإنتاج ، أو مدى تكرار ذلك خلال فترة زمنية معينة ، حيث تنحرف الشركة عن عملية إنتاج متكررة. تعتبر هذه المعلومات أساسية لتتبع الكفاءة العامة للإنتاج وسلامة الآلات والموظفين.
المبيعات والتسويق
يدعم نظام المبيعات والتسويق الإدارة في تنفيذ وتتبع فعالية وظائف المبيعات والتسويق الخاصة بالمؤسسة. وتشمل هذه:
- تطوير المنتجات
- التنبؤ بالمبيعات
- تجميع وتتبع منافذ الإعلان والجداول
- إدارة قنوات التوزيع
- التسعير والخصومات والعروض الترويجية
- تنفيذ الترويج الفعال للإعلانات والمبيعات
كما تخبر التقارير المدراء بالمواد التي يتم بيعها وأيها لا ، ومدى جودة بيع كل منتج فردي في مخزون الشركة في كل موقع من مواقع البيع بالتجزئة.
مراقبة المخزون
يتتبع نظام مراقبة المخزون كل شيء يتعلق بالجرد ، بما في ذلك المبيعات والتلف والسرقة والمخزون في متناول اليد ، مما يسمح للإدارة بتحديد متى تكون العناصر الفردية منخفضة وتحتاج إلى إعادة تخزين ، سواء في مستودع الشركة أو في أي من الأفراد مواقع البيع بالتجزئة. وهو يتتبع حركة المخزون إلى المستودع ، من المستودع إلى المتجر ، ومبيعات المتجر والعوائد.
المحاسبة والتمويل
يتتبع نظام المحاسبة والتمويل أصول المؤسسة واستثماراتها ويجمع جميع البيانات لإعداد التقارير المالية التي يتطلبها القانون لمهام مثل كشوف المرتبات والضرائب الفيدرالية والولائية والمحلية وصناديق التقاعد. يوفر هذا النظام جميع التقارير اللازمة للمراجعة المالية الدورية والتقارير السنوية إذا كانت المؤسسة أو المؤسسة تنتجها. كما يسهّل نظام المحاسبة والتمويل النشر اليومي للمعاملات الروتينية مثل دخل المبيعات والعائدات والودائع المصرفية والتحويلات. يتم إنشاء جميع البيانات المالية الشهرية ، مثل الميزانية العمومية وبيان الأرباح والخسائر ، من هذا النظام. هذه البيانات ضرورية للمديرين الأوسط والعليا لتتبع النجاح المالي الحالي مقابل الأداء السابق وضد أهداف محددة سلفا للنمو المستقبلي.
الموارد البشرية
أتمتة المكاتب / التعاون المؤسسي
يتيح نظام أتمتة المكاتب أو التعاون المؤسسي لإدارة المعلومات للمديرين التحكم في تدفق المعلومات في جميع أنحاء المنظمة. يندرج أي جهاز أو وسيلة اتصال إلكترونية تستخدم في المديرين من قبل المديرين للتواصل مع المدراء الآخرين ، أو مع موظفيهم ، أو مع الموظفين للتواصل مع بعضهم البعض تحت مظلة نظام معلومات التشغيل الآلي للمكاتب. يمكن أن تشمل هذه الأجهزة والوسائط الهواتف الأرضية والهواتف الخلوية والإنترنت والإنترانت والوسائط المتعددة والبريد الصوتي والبريد الإلكتروني ومشاركة الملفات ومؤتمرات الفيديو.
