وظائف المحاسبة الأساسية ليست فقط مهارات حياتية مهمة ؛ فهي حاسمة في الإدارة السليمة للأعمال التجارية. إن حفظ السجلات بعناية أمر ضروري لضمان الامتثال ، والقدرة على توضيح النمو والتقدم مع مرور الوقت ، ومسؤوليتهم أمام مستثمرين الشركة أو مؤسسات الإقراض. من المهم دائمًا معرفة مقدار المال الذي تم إنفاقه ، وماذا ومتى. إن وجود هذه المعلومات في متناول اليد وتخزينها بطريقة منظمة يجعل من السهل على الشركات والمجموعات معرفة ما هو العمل المالي وما قد يحتاج إلى التغيير لضمان التحسن في المستقبل.
نظرة عامة على وظائف المحاسبة
المهام الرئيسية الثلاثة للمحاسبة هي:
- جمع وتخزين البيانات المتعلقة بالأنشطة المالية لنشاط تجاري. يتم جمع المعلومات من مستندات المصدر ، ويتم تسجيلها أولاً في المجلات ، ثم يتم نشرها في دفاتر الأستاذ ، إما يدويًا أو باستخدام برنامج محاسبة.
- لتوفير المعلومات التي يمكن استخدامها للتقارير الإدارية ، والبيانات المالية ، والتخطيط الاستراتيجي واتخاذ القرارات.
- لتوفير الضوابط التي تعمل على تسجيل ومعالجة البيانات بكفاءة وفعالية.
دور المحاسبة في الأعمال
المحاسبة تلعب دورا حاسما في مجال الأعمال التجارية. يضمن السجل الشامل القدرة على تقديم تقارير مالية دقيقة ، والتي قد تكون مطلوبة خلال عملية التدقيق ، للحصول على تقارير ربع سنوية للمستثمرين أو مؤسسات الإقراض. من المحتمل أن يتطلب كل شيء من الإيداعات الضريبية السنوية أو الفصلية إلى عمليات التدقيق وتطبيقات الائتمان بيانات مالية مفصلة. فقط عن طريق الاحتفاظ بسجلات محاسبية دقيقة يمكن أن تكون هذه المعلومات متاحة بسهولة عند الحاجة.
إن القدرة على تحليل جوانب الصحة المالية للشركة مثل التدفق النقدي والربحية والقروض غير المسددة هي جزء أساسي من إدارة الشركة. من خلال هذه المعلومات في متناول اليد ، يمكن للمديرين أو المالكين تحديد ما هو صالح لأعمالهم وما هو غير ذلك ، بالإضافة إلى المجالات التي قد يعملون عليها لتحسين الصحة المالية العامة للشركة في المستقبل.
نوع خاص من المحاسبة يسمى المحاسبة الإدارية مفيد بشكل خاص لقادة الشركة. بالنسبة للمحاسبة الإدارية ، يتم تكليف المحاسبين على وجه التحديد بإعداد التقارير المالية التي ستساعد المديرين في اتخاذ القرارات الهامة لتوجيه مستقبل الشركة. هذا يختلف عن المحاسبة المالية في أن المحاسبين الإدارة تقديم التوجيهات بشأن كيفية تشغيل الأعمال التجارية. من ناحية أخرى ، يقدم المحاسبون الماليون تقارير تشير إلى مدى جودة أعمال الشركة. وعموما ، يتبع كل من المحاسبين والمحاسبين الماليين نفس القواعد الذهبية للمحاسبة ويجب أن يلتزموا بنفس معايير الصناعة والمبادئ المحاسبية العامة.
ما هي الوظائف الرئيسية للمحاسب
إذا كنت مهتمًا بالعمل في مجال المحاسبة ، فقد تتساءل ، ما هي الوظائف الرئيسية للمحاسب؟ يُعد المحاسبون أساسيًا للشركات من جميع الأحجام والأنواع لأنها مسؤولة عن جمع المعلومات المالية للشركة ودقتها وتسجيلها وتحليلها والإبلاغ عنها. في بعض الأحيان ، يخدم المحاسبون دورًا إداريًا إلى حد كبير ، مع أخذ المعلومات من المستندات المالية وإدخالها في المجلات أو برامج المحاسبة. وفي حالات أخرى ، يعمل المحاسبون كمستشارين للشركة ، ويحللون السجلات المالية ويقترحون مقاربات قد تتخذها الشركة لتوفير المال أو لتشجيع النمو. قد يكون للشركات الكبيرة أقسام محاسبية كاملة ، مع الموظفين الذين يملؤون كل من هذه الأدوار. في بعض الحالات ، يمكن للشركات الصغيرة الاستعانة بمصادر خارجية لمحاسباتها. وهذا ممكن لأن القواعد الأساسية للمحاسبة لا تختلف من صناعة إلى أخرى أو بين شركات.
بغض النظر عن النشاط التجاري ، عادة ما يتم محاسبة المحاسبين بجمع وتنظيم والحفاظ على السجلات المالية للشركة. جزء مهم من هذه المهمة هو ضمان أن يتم تجميع السجلات في حدود القانون وأية لوائح الصناعة. بالنسبة إلى الشركات التي لديها العديد من الفروع والمحاسبين في كل منها ، يجب أيضًا على المحاسب ضمان الالتزام بالنظم والمعايير التنظيمية لحسابات الشركات أيضًا. من المهم بالنسبة إلى الاتساق أن تحافظ الشركة بأكملها على سجلاتها بنفس الطريقة.
قد يطلب من المحاسبين إعداد نماذج ضريبية على أساس ربع سنوي أو سنوي ، اعتمادًا على احتياجات الشركة. واعتمادًا على حجم الشركة ، يمكن لشخص ما في هذا الدور أيضًا أن يتولى مهام الموارد البشرية ، وأن يتعامل مع توزيع مستندات الضرائب في نهاية العام على الموظفين. العديد من الإدارات المحاسبية مسؤولة أيضا عن إعداد شيكات الموظفين.
إذا استخدمت إحدى الشركات المحاسبين القانونيين المعتمدين من الخارج أو محترفي الضرائب أو المستشارين الماليين ، فقد يكون دور المحاسب التجاري هو التفاعل مع هؤلاء المتعاقدين. يجوز لمحاسب الموظفين الاحتفاظ بسجلات إضافية ، وتنظيم البيانات المالية اللازمة قبل الاجتماعات أو العمل كممثل للشركة في الاجتماعات مع المقاولين. كما يساعد المحاسبون في اتخاذ القرارات المالية الهامة.
القواعد الذهبية للمحاسبة
ستطلب كل دورة دراسية في المحاسبة من الطلاب الإجابة عن السؤال الأساسي ، ما هي القواعد الذهبية للمحاسبة؟ هناك ثلاثة مبادئ رئيسية تدرس وتعتبر القواعد الذهبية. وهذا يعني أنها متناسقة عبر الشركات والصناعات. لا تتغير ، بغض النظر عن تفاصيل نشاط تجاري.
لفهم القواعد الذهبية للمحاسبة ، يجب عليك أولاً فهم نظام مسك الدفاتر المزدوج. كل صفقة مالية ، بموجب هذا النظام ، من خلال التأثير على حسابين على الأقل من حساب الحسابات. على سبيل المثال ، إذا دفع أحد العملاء طلبًا ضخمًا من القمصان التي تكلف 1000 دولار ، فستخصم فئة الدخل بمبلغ 1000 دولار. ومع ذلك ، فإن المبلغ الذي لم يتم سداده قبل ذلك بالنسبة للقمصان كان سيُدرج أيضاً تحت الحسابات المستحقة القبض. لذلك ، سيحتاج المحاسب إلى اعتماد هذه الفئة بمبلغ 1000 دولار.
تتبع القاعدة الذهبية الأولى للمحاسبة هذا المبدأ وتصرح بأنك تقوم دائمًا بخصم المستلم وأن تقوم بإعطائه المقدرة في أي معاملة.وينطبق ذلك في حالة الحسابات الشخصية ، والتي يمكن تعريفها على أنها حسابات تتعلق بفرد أو شركة أو مؤسسة. من خلال اتباع هذا المبدأ باستمرار ، يجب دائمًا إدخال إدخالين لكل معاملة مالية.
تنص القاعدة الذهبية الثانية للمحاسبة على أنه يجب عليك أن تدلي بما سيؤول إليه وما ستؤول إليه. هذا هو ، في جوهره ، نفس القاعدة رقم واحد ، لكنه لا يستخدم للحسابات الشخصية. بدلاً من ذلك ، هذه القاعدة صالحة في حالة الحسابات الحقيقية التي تبدأ برصيد مدين. الحسابات الحقيقية هي حسابات الميزانية العمومية بما في ذلك الأصول مثل النقدية والحسابات المدينين والمباني وحسابات المسئولية مثل الحسابات الدائنة والمرتبات المستحقة وحسابات حقوق المساهمين مثل الأسهم العادية والأرباح المحتجزة. لذلك في المثال السابق ، يقوم المحاسب بخصم المبالغ النقدية الواردة. على الجانب الآخر ، إذا أنفقت الشركة الأموال لشراء مستلزمات ، فستكون هذه المعاملة بمثابة ائتمان للشركة.
القاعدة الذهبية الثالثة للمحاسبة تنطبق على الحسابات الاسمية مثل تلك التي تتضمن رأس المال. ويمكن أن تشمل أي شيء متعلق بالدخل والنفقات مثل الإيجار المدفوع والخصومات والديون المعدومة والعمولات. تنص القاعدة الثالثة على أنه يجب عليك الخصم من جميع النفقات والخسائر ، وأن تسجل جميع المكاسب والمكاسب.
أساسيات المحاسبة
إذا كنت ترغب في معرفة المزيد عن المحاسبة ، أو إذا كنت ترغب في إعداد نظام محاسبة أساسي لشركتك الصغيرة ، فهناك بعض الأساسيات التي تحتاج إلى التعرف عليها. تقليديا ، تم حفظ السجلات المالية يدويا. يسمى الكتاب المستخدم لتتبع المعاملات المالية ، مجلة. اليوم ، قد تفضل استخدام برامج المحاسبة ، ولكن مصطلح "دفتر اليومية" لا يزال يظهر بشكل متكرر ، حتى في المحاسبة الإلكترونية. علاوة على ذلك ، فإن المبادئ الأساسية هي نفسها.
الصفقة هي حدث مالي يحتاج إلى توثيق. تقوم بتتبع مبلغ المعاملة مع تاريخ حدوثها ، ووصف والحساب الذي تقوم بخصمه أو تسجيله.
في بعض الأحيان ، قد تستخدم الشركة دوريات متعددة لتتبع المعاملات المتعلقة بالحسابات المختلفة. على سبيل المثال ، قد يتم استخدام دفتر يوميات النقد لتنظيم قائمة بالأموال الواردة ، بينما يمكن استخدام دفتر يومية الصرف النقدي لتسجيل الأموال الخارجة. مجلة الصرف النقدي هي نفس سجل دفتر الشيكات.
للاستعداد لعملية تدقيق محتملة وللحفاظ على كتب نظيفة ، يجب دائمًا استخدام حساب فحص منفصل أو بطاقة ائتمان للمعاملات التجارية. لا يؤدي خلط الحسابات الشخصية وحسابات الشركات إلى جعل حفظ السجلات أكثر تعقيدًا فحسب ، بل قد يؤدي أيضًا إلى رفع الأعلام الحمراء أثناء عملية التدقيق.
تعتمد المحاسبة على مخطط حسابات لإطارها. وتشمل قائمة فئات الإيرادات والنفقات ، على سبيل المثال ، الأصول والخصوم وحقوق المالك والإيرادات وتكلفة السلع المباعة (لا تنطبق على شركة خدمات) ونفقات التشغيل. يتم إضافة حسابات الدخل والمصروفات الأخرى كما هو مطلوب.
عند تتبع المعاملات المالية ، يجب تصنيف كل معاملة وفقًا لنوعها. عادةً ما تتضمن البيانات المالية إجمالي كل فئة حساب ، بدلاً من المعاملات الفردية. على سبيل المثال ، يتضمن التقرير المالي الشهري أو الربع سنوي أو السنوي مثل الميزانية العمومية إجمالي الأصول ومجموع المطلوبات وحقوق الملكية الناتجة.
عند إعداد البيانات المالية ، يتم تمثيل حالة الشركة في الميزانية العمومية. انها مثل لقطة من الصحة المالية للشركة في نقطة زمنية معينة. الأصول هي إما أشياء ملموسة أو غير ملموسة الأعمال التجارية مثل النقدية ، والحسابات المستحقة القبض (الأموال المستحقة لرجال الأعمال من قبل العملاء) ، والاستثمارات والمباني والأراضي والمعدات أو غيرها من المتعلقات. على الجانب الآخر ، الخصوم هي ما تدين به الشركة للآخرين مثل القروض أو فواتير بطاقات الائتمان أو الرهون العقارية. الأسهم أو رأس المال ، تعكس الفئة الثالثة في الميزانية العمومية استثمارات الشركة في الأعمال التجارية وأي أرباح أو خسائر للشركة منذ بدئها. يجب أن تتوازن الفئات الثلاث ، لذلك يجب أن تكون الأصول مساوية لحقوق الملكية بالإضافة إلى الخصوم.
عادة ما لا يتم تضمين فئات المحاسبة الأخرى في التقارير على نطاق واسع. ومع ذلك ، يتم تسجيل الدخل وتكلفة السلع المباعة ومصروفات التشغيل في دفتر الأستاذ العام الخاص بالأعمال ، والذي يتكون من رصيد كل حساب يتم تتبعه من قبل الشركة. الدخل أو الإيرادات هي الأموال التي تحصل عليها الشركة من بيع السلع أو الخدمات. إذا كانت الشركة تنتج السلع بدلاً من بيع الخدمات ، يتم تسجيل تكلفة المنتج وتعرف باسم تكلفة البضائع المباعة. كما يتم تسجيل نفقات التشغيل ، وتكاليف إدارة العمل من يوم إلى يوم ، وتشمل المرافق العامة مثل التدفئة والمياه للهاتف ، وخدمات الإنترنت أو الإيجار ، من بين أمور أخرى.
بالإضافة إلى الميزانية العمومية ، فإن بيان الدخل أو بيان الأرباح والخسائر (P & L) هو بيان مالي أساسي يعرض الإيرادات ناقصًا المصروفات مع صافي الدخل أو الخسارة الناتج.
من الأهمية بمكان أن يكون لديك محاسب ماهر بغض النظر عن نوع العمل الذي تعمل فيه أو الصناعة. من المسائل المتعلقة بالامتثال والتنظيم إلى التوجيه اليومي والطويل الأجل ، يقوم المحاسبون بتحليل أكثر الجوانب المالية تعقيدا في الأعمال التجارية وتقديم المشورة الهامة. يمكن للمحاسبين إخبارك بما يحدث في عملك بشكل جيد وتنبيهك بما يجب تغييره لضمان أقصى نمو. يجب على جميع الشركات إعطاء الأولوية للمحاسبة ، سواء كان لديهم موظف واحد مخصص فقط ، أو مقاول أو فريق كامل من الإدارة والمحاسبين الماليين.
