نعم ، لقد تعلمت القيام بذلك في المدرسة الابتدائية - أو هل فعلت؟ في العالم الحقيقي ، هناك بادئات للأسماء للنظر فيها ، والأرقام في أسماء الشركات وغيرها من الشركات المعروفة فقط من خلال المختصرات بأسمائها السابقة. فجأة ، يصبح الترتيب أبجديًا أكثر تعقيدًا بعض الشيء. لكي لا "تفقد" ملف موجود في مكان ما ولكن ليس في المكان الذي فكرت فيه في البداية ، فأنت بحاجة إلى نظام. إذا كنت تشارك هذه الملفات مع الآخرين ، فيجب أن يكون النظام صريحًا ويسهل التواصل معه. يتم الإيداع بواسطة الوحدات. الوحدة الأولى عادة ما تكون اسم الشخص الأخير. إذا كان هناك شخصان يشتركان في نفس الاسم الأخير ، فأنت تتقدم إلى الوحدة الثانية ، وهي الاسم الأول. إذا شاركوا كلا الأمرين ، فانتقل إلى الوحدة الثالثة ، مثل الاسم الأوسط أو الأولي.
قم بنقل أسماء الأفراد عند الإيداع باستخدام النظام التالي: اسم العائلة أو الاسم الأول أو الاسم الأولي أو الأوسط أو الأولي. على سبيل المثال ، سيتم تقديم John Q. Public كـ "Public، John Q."
إضافة البادئات إلى الألقاب إلى اللقب لجعل كلمة واحدة وملف في الترتيب الأبجدي. على سبيل المثال ، سيتم تقديم John Q. De Public كـ "DePublic ، John Q."
قم بتدوين اسم مشوش كما هو مكتوب عندما لا يمكنك تمييز الاسم الأول أو الأخير. على سبيل المثال ، سيتم تقديم جون كيو جون كـ "John، Jon Q."
قم بدمج الأسماء الأخيرة الواصلة والمركبة لتشكيل وحدة واحدة وملف بشكل مناسب. على سبيل المثال ، سيتم تقديم John Q. Doe-Public كـ "Doe-Public، John Q."
عناوين الملفات التي هي جزء جوهري من اسم وفي غياب اسم العائلة كالوحدة الأولى. على سبيل المثال ، سيتم تقديم القديس يوحنا ك "القديس ، جون س."
قم بتسمية الأسماء الكاملة بعناوين تحمل العنوان كوحدة أخيرة. وهكذا ، سيتم تقديم الأب جون كيو العامة ك "عامة ، جون كيو ، أبي".
قم بتدوين عناوين وأسماء أسماء أخرى مثل Sr. أو Jr. أو Mrs. أو Ph.D. كالوحدة الأخيرة على سبيل المثال ، سيتم تقديم John Q. Public، Jr. كـ "Public، John Q. Jr."
تبدأ أسماء شركات الملفات بعناوين مكتوبة. على سبيل المثال ، "د. يجب تعبئة شركة تعبئة الفلفل أولاً باسم "Doctor" ، ثم بواسطة "Pepper" ، وما إلى ذلك.
ملف جميع الاختصارات في الأسماء كما لو كانت مكتوبة. وتشمل الأمثلة على ذلك "سانت" للقديسة ، "فورت" للقدم. و "التصنيع" ل Mfg.
قم بتدوين الأعمال كما هو مكتوب ، مع وجود استثناءين: إذا كان الاسم هو اسم الفرد أو الملف حسب اسم العائلة أولاً ، أو إذا كان اسم الشركة معروفًا جدًا ، فإن اتباع القاعدة سيؤدي إلى حدوث ارتباك. وهكذا ، فإن شركة جون كيو العامة ستودع على أنها "عامة ، جون كي. كومباني". ومع ذلك ، سيتم تقديم شركة مارشال فيلدز باسم "مارشال ، فيلدز ، شركة".
قم بتدوين اسم نشاط تجاري يتكون من اسمين أو أكثر كما هو مكتوب ، مع اعتبار كل اسم وحدة منفصلة. وبالتالي ، سيتم تقديم النشاط التجاري "عام ، Doe & Jones" كـ "عام" ، ثم باسم "Doe" ، وأخيرًا باسم "Jones".
قم بتدوين اسم شركة يتكون في البداية بالحروف ، مع كل حرف كوحدة مختلفة. على سبيل المثال ، سيتم تقديم "WOW Fun" بالترتيب "W" ، ثم "O" ، ثم "W." "المرح" سيكون آخر وحدة.
ملف أي شركة مع apostrophes التملك أو الجمع كما لو كانوا غائبين. على سبيل المثال ، سيتم تقديم "نادي الرجال" كـ "رجل" ثم "نادي".
تجاهل المقالات والعبارات وحروف الجر عند الإيداع ، ما لم تكن المقالة أو الاقتران أو حرف الجر جزءًا جوهريًا من الاسم. على سبيل المثال ، سيتم وضع نهاية "يوم طويل" كـ "نهاية" و "طويل" و "يوم". ومع ذلك ، سيتم تقديم Stanford Cardinals كـ "The" و "Stanford" وأخيرًا "Cardinals". عندما تبدأ حروف الجر اسمًا ، يتم تقديم أغنية "Under the Boardwalk" لأول مرة تحت عنوان "Under" ، ثم تحت "Boardwalk".
أسماء رقمية للملفات كما لو كانت مكتوبة ومنح أرقام أكثر من رقمين قيمتها الرقمية الصحيحة. على سبيل المثال ، سيتم تقديم "The 900 Club" لأول مرة تحت عنوان "Nine" ، ثم تحت "Hundred" ، وأخيرًا تحت "Club".
نصائح
-
إذا كان موقع الملف مربكًا بعض الشيء - كما هو الحال في وضعي الاسم الأول - فقم بإدخال ملف وهمي أو ورقة ملونة تشير إلى الخيار الآخر.
تحذير
ما لم ترغب في قضاء ساعة أو ما إلى ذلك في البحث عن ملف غير مكتمل ، قم بتجريد الملفات بشكل صحيح. أي نظام لحفظ الملفات لا فائدة منه إذا لم يتم استخدامه بشكل ثابت.
