هناك أشياء محددة يمكنك التواصل بها مع الآخرين في مكان عملك باستخدام توزيع المذكرات. وتتحدث المذكرة بشكل عام عن شيء مهم لزملائه من العمال ، وعادة ما يتم توزيعه على أكثر من شخص واحد داخل الشركة على الأقل. يمكن أيضًا استخدام مذكرة للسماح للجميع بمعرفة شيء عاجل ، مثل الملفات المفقودة. يمكن أن تؤثر الملفات المفقودة على سير العمل ويجب تنبيه العاملين حول المشكلة وكيف يمكنهم المساعدة في أقرب وقت ممكن.
أكمل رأس المذكرة حول الملفات المفقودة. يتضمن ذلك سطرًا للتاريخ والموضوع ومن تكون المذكرة ومن من. هذه السطور تحمل اسم "التاريخ" و "الموضوع" و "إلى" و "من". يجب على الأقل أن يقول الموضوع "الملفات المفقودة" ولكن يمكن أيضًا وصف الملفات المفقودة.
اشرح المشكلة باختصار في الفقرة الأولى مباشرة تحت العنوان. يجب أن يتضمن هذا بالتأكيد الملفات المفقودة ، مثل الملفات الخاصة بعميل أو مشروع معين. ويمكن أن يشمل أيضًا كيف تعتقد أن الملفات قد ضاعت ، وأين قد تكون ، ومدى الحاجة الملحة للعثور عليها.
صف المزيد عن المشكلة في القسم التالي. احصل على مزيد من التفاصيل حول الملفات المفقودة في هذه المرحلة. قد تقوم بتوفير تفاصيل حول العميل أو مشروع الملفات للملفات أو لمزيد من المعلومات حول كيفية البحث عن الملفات بواسطة الموظفين. في هذه المرحلة ، حدد تاريخًا محددًا يجب العثور على الملفات فيه.
أخبر مستلمي المذكرة بالضبط بما تريد منهم أن يفعلوه في القسم الأخير. يجب أن يكون هذا عناصر عمل محددة ، مثل البحث في قاعدة البيانات X أو الانتقال عبر كافة ملفاتك الشخصية في حالة حفظ الملفات المفقودة على الكمبيوتر الخاص بالشركة أو محركات أقراص فلاش. قم بتكرار التاريخ الذي يجب أن يتم العثور فيه على الملفات.
تدقيق المذكرة. تأكد من عدم تضمين أي معلومات حساسة حول الملفات التي يجب ألا يكون لها سجل مكتوب. تأكد أيضًا من توضيح أهمية العثور على الملفات المفقودة بوضوح.
