لا تنسى أن رسائلك تحتوي على مرفقات وأن صاحب العمل المحتمل الذي يقرأ خطاب التغطية قد لا يرى أبدًا أن سيرتك الذاتية أو زميلك في العمل قد تعتقد أنك فشلت في إرسال التقرير الذي طلبته. بغض النظر عن المرفق الفعلي ، عليك إبلاغ القارئ عن وجوده. يوضح هذا الدليل كيفية الإشارة بشكل صحيح إلى المرفقات باستخدام تنسيق الحرف العام.
استخدام شركة أو شخصية ثابتة مع معلومات عنوان المرسل. إذا لم يكن لديك ورق ترويسة خاص بك ، فيمكنك إنشاء واحدة باستخدام معالج النصوص. ضع عنوان المرسل في أعلى الصفحة.
ضع تاريخ 13 سدادة لأسفل من أعلى الصفحة. احذف اليوم. تهجئة الشهر بكامله. اتبع رقم التاريخ بفاصلة واستخدم أربعة أرقام للسنة. مثال: 3 يناير 2010.
إنشاء كتلة عنوان سطرين فارغين أسفل التاريخ. تضمين اسم القارئ والعنوان والشركة وعنوان الشارع ومعلومات المدينة. استخدم الاختصار المناسب من حرفين للحالات. مثال:
Ms. Pamela Ives General Manager Acme Toy Company 000 Main Street Sparks، NV 89434
اكتب تحية بعد سطر فارغ واحد. ابدأ تحية مع "عزيزتي" متبوعة بـ "السيدة" أو "السيد" متبوعًا باسم القارئ الأخير ونقطتين. بالنسبة للحروف غير الرسمية ، من المقبول استخدام فاصلة بدلاً من النقطتين.
اكتب نص الرسالة بعد سطر فارغ واحد. اذكر المرفقات في نص رسالتك حتى يعرف القارئ البحث عن الأوراق الإضافية. ضع سطر فارغ واحد بين كل فقرة. لا تضع مسافة بادئة في بداية كل فقرة.
ضع سطرًا فارغًا بين نص رسالتك والإغلاق المجاني. "بصدق" و "مع أطيب التحيات" و "بحرارة" كلها خيارات مقبولة. اتبع الكلمات الختامية بفاصلة.
اكتب اسمك ثلاثة أسطر فارغة أسفل الإغلاق. ضع العنوان مباشرة أسفل اسمك إذا كان ذلك مناسبًا.
اكتب الكلمة "Enclosure" سطر فارغ أسفل اسمك المكتوب أو عنوانك. هذا تذكير إضافي للقارئ.
قم بتسجيل اسمك في الفراغ الموجود بين الإغلاق والمكتوب باسمك. استخدم قلم.
نصائح
-
إذا كنت عضوًا في فريق الدعم الإداري وتكتب رسالة لشخص آخر ، فقم بتوقيعها على المسودة النهائية ولكن ضع الأحرف الأولى الخاصة بك باستخدام أحرف صغيرة بين ملاحظة العلبة وحظر التوقيع.
