تحتاج المذكرات إلى نقل المعلومات بطريقة موجزة وهادفة. هذا الأسلوب غير المنطقي يعني أنه حتى لو كنت تتعرق على احتمال كتابة واحدة ، فيجب عليك أن تجد الصيغة الواضحة والمعقولة كتركيبة نرحب بها من مشاريع الكتابة الأخرى التي تحتاج إلى المزيد من العمالة المكثفة على مكتبك.
اكتب عنوان
ابدأ المذكرة الخاصة بك بكتابة عنوان قياسي يتضمن "إلى:" و "من:" و "التاريخ" و "الموضوع" في سطور منفصلة. اعطِ بعض التفكير إلى خط الجمهور ، مدركًا أنك قد لا ترغب في نشر مذكرتك إلى الشركة بأكملها ، ولكن فقط إلى عدد قليل من الإدارات بدلاً من ذلك. يتيح العنوان الروتيني للقراء مسحه ضوئيًا بسرعة واستقاء المعلومات المهمة مباشرة من البداية - من درجة الصلة إلى الموضوع.
الدولة الغرض الخاص بك
اكتب افتتاحية قصيرة تنص بوضوح ، وبأبسط العبارات الممكنة ، على غرضك في الكتابة. قم بضخ بعض الشخصية ، إذا كنت ترغب في ذلك ، ولكن ضع هذه الإضافة موجزة أيضًا. على سبيل المثال ، إذا كنت تعلن ، قد تكتب ، "بعد بحث طويل وشامل بشكل خاص ، يسعدني أن أعلن أن شركة ABC قد استأجرت مجموعة XYZ Writers Group لتوجيه جهودنا التسويقية المقبلة".
تفصيل مع الدقة
خصص نصوص مذكرتك - لا تزيد عن فقرتين أو ثلاث - لتوضيح بيانك الافتتاحي. توقع الأسئلة أنه مهم؛ لا تريد أن تصدر مذكرتك المزيد من الأسئلة أكثر مما تقدم إجابات ، ولكن المذكرة ليست هي المنتدى الذي يتضمن إفصاحًا شاملاً بدرجة 360 درجة أيضًا. قم بتنظيم أهم المعلومات - ما يريد الموظفون معرفته وما يحتاجون إلى معرفته - بطريقة هرمية. أخيرًا ، ضع في اعتبارك أن المذكرة نادرًا ما تكون بمثابة "الكلمة الأخيرة" في موضوع ما ؛ في الواقع ، فإنه في بعض الأحيان يبدأ مجموعة كاملة من الأنشطة. لذا خصص الفقرة الأخيرة من نص مذكرتك إلى "الخطوات التالية" أو "ما سيحدث بعد ذلك". على سبيل المثال ، في هذه الحالة ، قد ترغب في المشاركة عندما تقوم بتقديم مجموعة الكتاب لموظفيك.
إغلاق في الاسلوب
أغلق مذكرتك على مذكرة متفائلة، مع العلم أنك ترسل رسالة ضمنية ليتبعها موظفوك. قد تقول ، على سبيل المثال ، "أعلم أنك تتطلع ، كما أفعل ، للشروع في هذا الفصل المثير في تاريخ شركتنا. أشكرك مقدمًا على استمرار حماسك وتفانيك."
أشر إلى المرفقات
تضمين تدوين في الجزء السفلي من المذكرة الخاصة بك المرفقات ذات الصلة، مثل المستندات التي تريد أن يقوم الموظفون بقراءتها أو الإجراءات الجديدة التي تريد منهم اتباعها. ما عليك سوى كتابة كلمة "مرفق:" وتلخيص المعلومات بإيجاز. في هذا المثال ، قد ترغب في تضمين ملخص للمشروعات التسويقية السابقة لمجموعة الكتاب بحيث يمكن لموظفيك التعرف على أسلوب المجموعة وإنجازاتها. كن واضحًا بشأن المكان الذي يمكن للموظفين العثور فيه على هذه المعلومات. على سبيل المثال ، سواء قمت بنشر نسخة ورقية من مذكرتك على لوحة إعلانات أو إرسالها عبر البريد الإلكتروني على مستوى الشركة ، تأكد من أن الموظفين يفهمون كيفية الوصول إلى المرفق.
نصائح
-
اقرأ مذكرتك بصوت عالٍ أثناء تدقيقها وتحريرها بعناية قبل نشرها.
