قد يحتاج الموظفون على جميع المستويات إلى كتابة مذكرات إعلان (يشار إليها عادة باسم المذكرات) كجزء من وظائفهم. إن كتابة المذكرات الفعالة ينعكس إيجابًا على الشخص الذي كتبها ، حيث أنها علامة على امتلاك مهارات تواصل جيدة. تعطي مذكرات الإعلان الأخبار الإيجابية والسلبية للموظفين في جميع أنحاء المؤسسة. غالبًا ما يتم تلقي إعلانات الترويج وإفتتاح الوظائف بإثارة ، بينما قد تؤدي التغييرات في السياسة وإعلانات التخفيضات إلى القلق والتوتر. صياغة رسالة قوية يساعد على إيصال الرسائل بشكل واضح وبطريقة إيجابية.
حدد الرسالة الرئيسية التي تحاول نقلها. وضح ما إذا كان سيتم الترحيب بالأخبار أم لا ، واستخدم هذه المعلومات لتحديد أفضل الطرق لتوضيح الرسالة التي يتم تسليمها. ستحتاج الرسائل السلبية إلى مزيد من المعلومات حول سبب القيام بشيء ما ، بينما يمكن للرسائل الإيجابية التركيز على الأخبار التي يتم تسليمها دون إضافة معلومات خلفية مفصلة حول سبب حدوث الحدث.
تعلم كيف المكونات الأساسية الأربعة من المذكرة. تلتزم أفضل المذكرات بالشكل المقبول المعترف به في كتابة الأعمال. عند القيام بذلك ، يظل كتاب المذكرات محايدين في إعلاناتهم ولا يظهرون متحيزين. تحتوي المذكرات على أربعة أقسام رئيسية: العنوان ، وفتح ، والجسم ، والاستنتاج.
خلق عنوانك. تتضمن العناوين أربعة أقسام رئيسية: إلى ، من ، التاريخ والموضوع. يتضمن الحقل "إلى:" قائمة بالمستلمين وعناوينهم الوظيفية. يتضمن الحقل "من:" اسم وعنوان الشخص الذي تنتمي إليه المذكرة. حقل "التاريخ:" هو في معظم الأحيان تاريخ تسليم المذكرة ، في مقابل تاريخ صياغتها أو إنشائها. يخبر الحقل "الموضوع:" المستلمين غرض المذكرة. تشبه هذه الحقول الحقول المستخدمة بشكل شائع في رسائل البريد الإلكتروني ، ويجب أن يظهر كل منها كما يلي:
إلى: من: التاريخ: الموضوع:
اكتب افتتاح المذكرة. تركز الفقرة الافتتاحية على الغرض من الاتصال. بما في ذلك أي معلومات أساسية مطلوبة لمساعدة المستفيدين على فهم الإعلان المقدم.
اكتب نص المذكرة. يتضمن الجسم أي وجميع المعلومات التفصيلية التي يحتاج المستلمون إلى معرفتها. قد تتضمن العروض الترويجية معلومات عن وظيفة الموظف ومسؤولياته الجديدة ، بالإضافة إلى وقت توليه مهامه الجديدة. يجب أن تتضمن تغييرات السياسة معلومات حول الوقت الذي ستصبح فيه السياسة الجديدة فعالة وكيف ستؤثر على الموظفين.
اكتب استنتاج المذكرة. يخبر الاستنتاج الجيد الموظفين بما يحتاجون القيام به للتحضير للتغييرات.
خذ بعض الوقت بعيدا عن المذكرة ثم عد إليها لتحريرها بأعين جديدة. المذكرات المكتوبة بشكل جيد خالية من الأخطاء النحوية وتقديم رسائل واضحة.
