واجه أي شخص يدير شركة ما تحدي التأكد من أن الموظفين يتخذون الخطوات الصحيحة لإنجاز المهمة. وينطبق هذا بشكل خاص على الشركات التي تصنع منتجات أو تقدم خدمات ، والهيئات الحكومية التي يجب أن تطبق اللوائح والمنظمات مثل المستشفيات التي يعهد إليها بصحة المرضى. كيف تتم هذه المخاوف للتأكد من أن الموظفين يتبعون الخطوات الصحيحة؟ يكتبون إجراءات الجودة التي تحدد دور كل موظف في تحسين الأداء العام.
ابدأ بفهم الفرق بين الجودة الداخلية والخارجية. تشير الجودة الداخلية إلى محاولات الشركة لتحسين عملياتها الداخلية ، مثل تحسين الإدارة وأداء الموظفين. تشير الجودة الخارجية إلى جهود الشركة للحفاظ على مستويات عالية من رضا العملاء.
التركيز على إجراءات الكتابة لتحسين الجودة الداخلية. التأكيد على أن كل شخص في الشركة - من موظفي الدعم إلى كبار المديرين - يجب أن يشارك. ومع ذلك ، تذكر أنه إذا أبديت اهتمامًا حقيقيًا بردود الموظفين على الإجراءات الجديدة ، فمن المحتمل أن تلهمك علاقة الموظف ، مما يؤدي إلى رفع الروح المعنوية.
خذ نصيحة من المنظمة الدولية للتوحيد القياسي (ISO) ، التي نشرت أدلة قياسية للجودة للاستخدام من قبل الشركات المصنعة ومقدمي الخدمات. ووفقًا لمجموعة برايكسوم للأبحاث المحدودة ، التي تفسر معايير ISO لعامة الناس ، فإن ISO 9004 تقترح أن الشركات "تخلق بيئة اجتماعية وثقافية تدعم التحسين". وهذا يعني أن على المديرين احترام موظفي الدعم من أجل كسب الاحترام في المقابل ، يجب على الشركة مشاركة معلومات الشركة مع الموظفين وأن المشرفين يمكنهم تشجيع الموظفين على العمل بشكل أفضل من خلال تحديد المثال الصحيح.
تطوير نظام لقياس التحسن في عملية الجودة. مرة أخرى ، توصي ISO 9004 بأن تتعلم الشركات كيفية قياس رضا العملاء والتطوير المهني للموظفين - المكونات الرئيسية لنظام إدارة الجودة الشاملة.
النظر في الاقتراحات التي قدمها GMP ، الشركة الرائدة عالمياً في ممارسات التصنيع الجيدة ، إلى الشركات التي تسعى إلى كتابة إجراءات الجودة. يقترح برنامج الرصد العالمي أن المديرين يفهمون كل وظيفة قبل كتابة إجراءات لها. يجب أن يسردوا الخطوات الأساسية التي يجب على الموظفين اتباعها عند أداء وظائفهم الخاصة.
اكتب إجراءات الجودة في اللغة اليومية. وفقًا لـ GMP ، "يمكنك زيادة إمكانية قراءة الإجراء باستخدام جمل قصيرة وبسيطة."
تعلم كيفية حزم الإجراءات بحيث يلفت انتباه الموظفين إليها. على سبيل المثال ، يقترح برنامج الرصد العالمي اتخاذ خطوات إضافية لتصميم صفحات جذابة وجداول محتويات ومؤشرات وصور جذابة.
استخدم الصور في كتيبات أو إجراءات إجراءات الجودة الخاصة بك. لا يمكن فقط للصور أن تجعل تعليماتك أكثر سهولة في الفهم ، ولكن يمكن استخدامها للتأكيد على النقاط المهمة أو إثارة اهتمام الموظف بطريقة أخرى.
