تختلف واجبات ومسؤوليات قسم إعداد الفواتير على نطاق واسع اعتمادًا على الصناعة التي يعمل بها القسم والعميل (الخدمات) الذي يقدمه. ومع ذلك ، فإن أقسام الفوترة الناجحة والمدارة جيدًا تتشارك بعض الثوابت. على سبيل المثال ، يجب أن يُظهر مدير الفوترة الفعّال مهارات قيادية راسخة ، وأن يُظهر معرفة عملية بالمجموعات وممارسات الفوترة وأن يكون لديه القدرة على تحفيز الموظفين على أساس ثابت.
تصميم جدول فوترة قابل للتنفيذ لضمان اكتمال دورات الفوترة والدفع في الوقت المناسب ووفقًا لمعايير مراقبة الجودة. تزويد الموظفين بنسخ من إجراءات سياسة الفوترة ودليل الشركة لتسهيل الرجوع إليها.
الإشراف على مراقبة الجودة. مراقبة الاتصالات المكتوبة والشفوية بين الموظفين والعملاء. ابحث عن التوافق مع إجراءات الجمع والفوترة بالإضافة إلى أمثلة على عمليات التسوية والشطب التي تم تنفيذها بشكل صحيح.
تنفيذ دورات تدريبية للموظفين حول إجراءات ومعايير الشركة. تقديم تقنيات الاتصال الباردة والناعمة ونصائح التفاوض وتدريب البرامج.
إدارة التقارير المتعلقة بأنشطة الفوترة والتحصيل. تزويد العملاء بنسخ - وليس أصول - من مثل هذه التقارير. جمع المعلومات عبر أقسام الفوترة الأخرى لتوثيق الحسابات في مكان واحد.
عقد اجتماعات الموظفين العادية. تحليل حجم التشغيل وفرض تغييرات حسب الضرورة. إبقاء الروح المعنوية عالية من خلال الاعتراف بالموظفين الذين يقدمون مستوى عاليًا من الأداء ، وإظهار تاريخ من الاتصالات الفعالة للإدارة ومتابعة الموظفين ، فضلاً عن إعطاء انطباع إيجابي عن إدارة المؤسسة والفواتير.
نصائح
-
قم بتحديث نظام الكمبيوتر الخاص بإدارة الفوترة عندما تصبح التقنيات الجديدة متوفرة.
