للتوقيع أو عدم التوقيع؟ هذا هو السؤال الذي غالباً ما ينشأ عندما ينطلق المديرون المشغولون لكتابة مذكرة. على خلاف الرسائل التجارية ، التي تتطلب بوضوح التوقيع ، فإن المذكرات هي مسألة مختلفة. سواء كان توقيعها ليس واضحًا للعديد من المديرين الشباب الذين بدأوا للتو في عالم الأعمال. سوف تساعد النصائح التالية في إلقاء بعض الضوء على ما إذا كنت ستوقع أو لا توقع.
العناصر التي ستحتاجها
-
الحاسوب
-
برنامج معالجة النصوص الأساسي
-
دليل القواعد أو كتاب النمط ، أي كتاب AP Style
-
البحث الموضعي ، أي التقارير المالية ، وتقارير المحاسبة ، وما إلى ذلك.
-
القاموس ، المكنز ، برنامج جداول البيانات (اختياري)
على السطح قد تبدو متطابقة ، ولكن هناك اختلافات كثيرة بين المذكرة والحرف. الرسائل المكتوبة على ورق الشركة هي مستندات خارجية. وهم يميلون إلى الذهاب إلى جمهور خارجي أصغر ، مثل العملاء والموردين والمنظمين في الصناعة. هذا يجعل التوقيع عنصرًا مطلوبًا. المذكرات ، ومع ذلك ، هي داخلية وعادة ما ينظر إليها فقط من قبل موظفي الشركة. في الممارسة العملية ، لا تتضمن المذكرات التوقيع. ومع ذلك ، قد يكون من الحكمة أحيانًا أن يدرج المديرون الأحرف الأولى من الحروف بجوار أسمائهم في العنوان. الحيلة الحقيقية هي معرفة متى ومتى نفعل ذلك.
الغرض من المذكرة سيساعد على إملاء التوقيع أو عدم توقيعه. ثانيًا ، تُعتبر المذكرات الإلكترونية بمثابة أداة أساسية يستخدمها المديرون لمشاركة المعلومات مع الموظفين ، سواء كانت إعلانات بسيطة أو معلومات أساسية بشأن التغييرات في السياسة. تميل بعض المذكرات إلى أن تكون أكثر حساسية في الطبيعة من غيرها.
ما مدى حساسية المعلومات؟ تمثل المذكرات الروتينية - تلك التي تتناول موضوعات غير مثيرة للجدل - الجزء الأكبر من المذكرات التي يرسلها المديرون. هذه الأنواع من المذكرات نادرا ما تتطلب المتابعة وتميل إلى أن تؤخذ في ظاهرها. يمكن أن يكون من الصعب على الموظفين سماع مواضيع أخرى ، مثل إجراءات تقليص الشركات وخفض الفوائد الصحية ، وما إلى ذلك. ونتيجة لذلك ، قد يتم تحدي صحتها. عندما يكون الموضوع حساسًا ، قد يقوم كاتب المذكرة ببدء المذكرة لإضافة صلاحية إلى المحتويات. ولكن حتى في ذلك الحين ، ليست الأحرف الأولى مطلوبة.
كم من الناس سيحصلون على المذكرة؟ مرة أخرى ، أحيانًا ما تذهب المذكرات إلى المئات من الأشخاص وقد تكون أولية لهم مهمة تستغرق وقتًا طويلاً. في عالم الأعمال ، الوقت هو المال. حتى أن إضافة الأحرف الأولى قد يكون مهمة كبيرة. عند تحديد ما إذا كنت تريد توقيع مذكرة أولية أم لا ، اسأل ما هي القيمة المضافة مع هذه المهمة؟ إذا كان لا شيء ، تخطي ذلك.
نصائح
-
تشير كتل التوقيع للقراء إلى أنهم وصلوا إلى نهاية الرسالة. ومع ذلك ، مع المذكرات ، التلغراف نهاية باستخدام تعبيرات انتقالية تسليط الضوء على الاستنتاج ، مثل "في الختام" أو "أخيرا".
تحذير
تذكر ، سواء كنت تكتب مذكرة أو خطابًا ، مع أو بدون توقيع ، فقد تكون وثيقة ملزمة قانونًا. لا تهرع أي مراسلات على عجل. يمكنك الحصول على نفسك وشركتك في الماء الساخن.
