تعتبر الأنظمة والإجراءات ضرورية لنجاح إدارة الأعمال. وفقا لمايكل جيربر ، مستشار الأعمال ومؤلف كتاب أفضل الأعمال مبيعا "The E-Myth" ، توفر الشركات التي تعتمد على الأنظمة الوقت ، وتقلل من الإجهاد وتجني المزيد من المال أكثر من الشركات المدفوعة بكلمة وتعليمات المالك. يعد إنشاء إجراءات المكتب تمرينًا في المنطق والتنظيم ، ويتم إجراؤه بشكل أفضل بترتيب خطوة بخطوة.
تحديد نطاق الإجراء ، بالضبط ما هو الغرض من الإجراء لإنجازه. كن مفصلاً بشكل معقول ، ولكن ليس بشكل مربك. على سبيل المثال ، تحتاج إلى إجراء لمعالجة البريد الوارد يختلف عن إجراء لمعالجة البريد الصادر. لا تحتاج إلى إجراء مختلف للبريد غير الهام ، والفواتير ، والمجلات ، والبريد الشخصي. يمكن دمج هذه الفئات الفرعية في نفس العنوان العام.
حدد من المسؤول عن التأكد من تنفيذ الإجراء ، بما في ذلك المواعيد النهائية أو الخطوط الزمنية المرتبطة بالعملية. لا يتعين على الشخص المسؤول القيام بذلك بنفسه ، ولكن يجب أن يتأكد من المندوب المكلف لضمان اكتمال وفحص الجودة. يتم تعيين هذا التعريف على أفضل وجه لعنوان وليس لشخص ، حتى لو كنت تعرف من سيقوم بالمهمة في الوقت الحالي.
قائمة المهام الفردية المتأصلة في هذه العملية. وضعها في الترتيب الزمني.
اكتب وصفًا لكل مهمة ، بما في ذلك الحدود الزمنية المعقولة والأدوات المطلوبة والإجراءات الأساسية المطلوبة. قم بتضمين "حالة إكمال" - ما تبدو عليه المهمة عند الانتهاء. إن حالة الإكمال مهمة للغاية لفحص العمل وتقييم أداء الموظفين.
اكتب نتائج الفشل في إكمال مهمة ضمن الإطار الزمني المحدد. ويشمل هذا الإجراء التأديبي للموظف وخطة طوارئ للمشاكل التي تنشأ عن الفشل.
