كيفية كتابة مذكرة الشركة

الاتصال داخل المنظمة أمر بالغ الأهمية. وكلما كان الموظفون أكثر اتصالًا وعلمًا ، زاد شعورهم تجاه صاحب العمل. تشير الأبحاث إلى أن الموظفين يفضلون التفاعل وجهًا لوجه مع رؤسائهم ، لكن قيود الوقت وحجم المؤسسة لا تسمح دائمًا بمثل هذا النهج. تعد مذكرات الشركة طريقة أخرى لإيصال معلومات مهمة للجمهور الداخلي للمؤسسة. أقل رسمية من رسائل الأعمال ، قد يعلنون عن سياسات جديدة أو تغييرات تنظيمية ، وتقديم المعلومات المطلوبة أو بمثابة تحديث للمشروع. يساعد تعلم كتابة مذكرة الشركة التي توفر المعلومات التي يحتاجها الموظفون في تعزيز "قوة شركتك".

العناصر التي ستحتاجها

صورة رقمية لشعار الشركة
برامج النشر المكتبي
طابعة
ورقة

أدخل شعار الشركة كصورة أعلى صفحتك.

أنشئ عنوانًا يقرأ (بجميع الأحرف الكبيرة) "MEMO" أو "MEMORANDUM" أو "INTEROFFICE CORRESPONDENCE". يمكن توسيط ذلك في الجزء العلوي أو الانحياز مع الهامش الأيسر.

بعد العنوان ، أدخل سطر المسافة ثم الكلمات "إلى:" ، "FROM:" ، "DATE:" و "SUBJECT:" (يمكنك أيضًا استبدال "RE:" بدلاً من "SUBJECT:") باستخدام المعلومات المناسبة تليها عودة صعبة. ترتيب يمكن أن تختلف. يمكن أن يكون لكل عنصر سطر خاص به لما مجموعه أربعة أسطر ، أو يمكنك تقسيمها إلى عمودين: الأول يحتوي على "TO:" و "FROM:" والثاني بـ "DATE:" و "SUBJECT." تضمين عنوان داخلي أو تحية ("عزيزي …").

ابدأ في نص مذكرتك على السطر الثاني أو الثالث أسفل العنوان. إذا كانت المذكرة الخاصة بك هي رسالة روتينية ، فتح بطريقة مباشرة. المذكرات التي تقدم أخبارًا سيئة يجب فتحها ببيان محايد يرتبط ارتباطًا وثيقًا بموضوع المذكرة ، والمعروف في مجال الاتصالات التجارية كمخزن مؤقت ، لإعداد القراء للمعلومات السلبية. اعتمادا على الأخبار ، يمكنك الاختيار من بين عدة استراتيجيات لهذا الافتتاح. تأكد من أنها صادقة وذات صلة وصادقة وموجزة.

استخدم باقي المساحة الخاصة بك لتقديم تفاصيل مهمة. يجب أن تكون النبرة محادثة. استخدم العناوين الفرعية لجعل المذكرات الأطول أسهل للقراءة. يمكنك أيضًا تضمين الجداول أو الرسوم البيانية أو غيرها من العناصر المرئية. يجب أن يتضمّن الكتاب الذين يتطلعون إلى إقناع جمهورهم كيفية / لماذا ستفيد هذه المعلومات إما الموظفين شخصيًا أو الشركة ككل.

نهاية في ملاحظة موجبة وودية. لا تشمل إغلاقًا أو توقيعًا مجانيًا.

قم بطباعة المذكرة والاحتفاظ باسمك في الأعلى ، أو قم بتحضير المذكرة لإرسالها بالبريد الإلكتروني (قد تفقد بعض التنسيق عن طريق إرسالها إلكترونياً). إذا تم إرسال المذكرة إلى مستلمين متعددين ، فقد يكون من الأرخص طباعة نسخة واحدة ، وتسجيلها أولاً ثم نسخها.

نشر. يمكن تسليمها ، وإرسالها بالبريد الإلكتروني ، وإرسالها عبر البريد الداخلي أو بالبريد عبر مكتب البريد.

نصائح

استخدم تنسيق كتلة (بدون مسافة بادئة) مع مسافة فراغ بين كل فقرة. التركيز على موضوع واحد. حاول الاحتفاظ بالمذكرة تحت صفحتين. يجب استخدام المذكرات فقط بين جمهورك الداخلي. لا ترسل مذكرة إلى أشخاص خارج شركتك. اكتب رسالة بدلا من ذلك. إذا كنت تتعامل مع المذكرة مع أشخاص معينين بدلاً من إدارة كاملة أو فريق عمل بشكل عام ، فقم بوضع قائمة بالمستلمين الخاصة بك أبجدياً ما لم يكن هناك أشخاص في وظائف معينة ممن يجب أن يحصلوا على موضع أكثر بروزاً.