عندما تقوم بأي عمل ، فإن أصحاب المصلحة والمديرين والعملاء يتوقعون الكفاءة والموثوقية والأمان. هذا ينطبق بشكل خاص على المعاملات المالية. تضمن الرقابة الداخلية جميع العمليات التجارية أو التنظيمية تلبية هذه المطالب. ومع ذلك ، من المهم تحديد أي نقاط ضعف في إعداد الضبط الداخلي. هناك عدة وسائل لاكتشاف هذه العيوب والمعلومات المتاحة لمساعدتك. على سبيل المثال ، أصدرت هيئة الأوراق المالية والبورصات مبادئ توجيهية لمراقبة الضوابط الداخلية.
كتالوج جميع إجراءات الرقابة الداخلية الخاصة بك. وسيشمل ذلك توثيق المعاملات المالية ، وتصميم المنتجات واختبارها ، وإجراءات الشراء والتدقيق الداخلي. تعرف بالضبط ما الذي تتعامل معه قبل أن تفحص الإجراءات بشكل أكبر. حاول تحديد أجزاء من الشركة أو المنظمة التي قد تكون أكثر عرضة للخطر من غيرها. تقييم أيضا تصميم عناصر التحكم الخاصة بك. ويشمل ذلك عادةً الوثائق والتنظيم وفصل الواجبات وردود الفعل والتدريب.
قم بإجراء تقييم المخاطر لجميع إجراءات التحكم الخاصة بك. حدد الفشل الأكثر احتمالا داخل عملك أو مؤسستك. عادة ما يأخذ تقييم المخاطر شكل جدول. يتم وضع كل خطر جديد في صف واحد. لفحص الخطر ، أضف عددًا من الأعمدة التي تشير إلى ما يمكن أن يحدث ، ولماذا ، ومن المسؤول عن تلك العملية تحديدًا ، ومن قام بفحصها ، وحلولها ، ومتى اتخذ الشخص المسؤول إجراءً.
إجراء مراجعة داخلية. وسيشمل هذا المخزون ومخزون الأصول والتسوية النقدية والحسابات المستحقة الدفع. التسوية النقدية تعني أن كمية السيولة النقدية المملوكة للشركة صحيحة عند مقارنتها بالدخل والنفقات. حسابات التدقيق المستحقة تعني التحقق من أن جميع المدفوعات ستذهب إلى الشركة أو الشخص الصحيح. يجب أن يتم الرجوع إليها مقابل كل البيانات المالية الداخلية (قسم الحسابات) والخارجي (البنوك).
تثقيف الموظفين حول عمليات وأساليب الرقابة الداخلية الحديثة. تتطور الضوابط الداخلية ، مثل العديد من جوانب الأعمال الأخرى ، باستمرار. إخطار موظفيك بأي تغييرات والاحتفاظ بها مدربون تدريباً جيداً. نقص المعرفة والتدريب هو سبب رئيسي لفشل الرقابة الداخلية. اختبار معرفة العمال وعقد جلسات مراجعة خلال تدريب الموظفين.
راقب موظفي الرقابة الداخلية. عادة ما يتم إنشاء تقييمات المخاطر من قبل أولئك الذين يقومون بالرقابة الداخلية. إن مراقبة أو إجراء عمليات تفتيش خارجية تسمح لطرف ثالث بتحديد نقاط الضعف المحتملة التي غاب عنها الشخص أو الفريق الموجود. يمكن أن تتراوح هذه من العملية نفسها إلى إشراف أولئك الذين يتحكمون بها. عادةً ما تقوم شركة تدقيق خارجية بإجراء عمليات التفتيش هذه. معظم الشركات لديها علاقات مع مراجعين خارجيين موثوقين.
دراسة ملاحظات العملاء وأصحاب المصلحة. هل هناك شكاوى عامة؟ هل كان هناك أي خرق للسيطرة الداخلية؟ على سبيل المثال ، إذا أبلغ عدد من العملاء عن فشل المنتج نفسه ، مثل زر خلل ، فيمكنك العمل إلى الخلف من خلال إجراءات شركتك للعثور على المشكلة. ويعني هذا عادةً مراجعة ، بالترتيب العكسي ، التسليم ، التجميع ، التصنيع ، الاختبار والتصميم.
انظر إلى تقارير الإدارات. هل هناك مناطق من الشركة قد أصبحت أسوأ أو لا تتحسن كما هو متوقع؟ قد تكون هذه المشاكل بسبب عوامل أخرى ولكنها قد تشير أيضًا إلى نوع من فشل التحكم الداخلي. كل قسم قادر على التحكم ومراقبة ما يقوم به ؛ ولكن يجب أن تكون تقارير الأقسام مرتبطة ببعضها البعض لتعكس النشاط التجاري ككل. دراسة ما إذا كان لدى كل قسم آلية قوية بما فيه الكفاية لموظفيها للإبلاغ عن نقاط الضعف في السيطرة.
