سواء كنت تقوم بتنظيم معتكف للأعمال التجارية أو ترتدي حفلة لمؤسسة خيرية أو تستضيف مؤتمراً سياسياً ، فإن إظهار الاحترام والعطف الملائم لجميع ضيوفك يضمن نجاح الحدث الخاص بك. ومع ذلك ، فإن الترحيب بالضيوف الموقرين يتطلب المزيد من التخطيط والاهتمام. من آداب العشاء إلى الخطابات التمهيدية إلى أماكن الإقامة ، من المهم مساعدة ضيفك على الشعور بالراحة والاحترام والتقدير. في نفس الوقت ، يمكن حتى الضيوف الموقرين أن يتخلوا عن طريق التدفقات أو الضغط المستمر لإثارة إعجابهم. خطط لحدثك حتى يحصل الضيف على وقت للاسترخاء والاسترخاء بين الاجتماعات والوجبات والجلسات.
تحية ضيفك شخصيا. سواء أكنت تقابل ضيفًا مميزًا في المطار أو قبل اجتماع رسمي رسمي ، استقبله بمصافحة ودية ومقدمة موجزة. المضي قدما لتقديم أي من المرافقين المرافقين لضيفك. على سبيل المثال ، قد تقول ، "السيدةضيف مهم ، أود أن أعرّفك بممثل الإعلان في مؤسستنا ، السيد جاك جاكسون ".
قدم لضيفك أجندة الحدث التي تحدد مواعيد ومواقع الاجتماعات ، والوجبات المنظمة ، والأنشطة الجماعية ، والوقت الضائع. تعرّف على ضيفك بمرافق الاجتماع أو الحدث ، واستمر في تقديمها إلى الشركات المرتبطة التي تصطدم بها أثناء العملية.
اجعل ضيفك مريحًا قدر الإمكان. إذا كان الحدث الخاص بك يدعو إلى أماكن إقامة لليلة واحدة ، يمكنك حجز الغرفة في وقت مبكر. احصل على نسخة من أجندة الحدث في الغرفة ، بالإضافة إلى معلومات الاتصال الخاصة بك ومخططي الأحداث الآخرين. بالإضافة إلى ذلك ، تأكد من أن غرف الاجتماعات الخاصة بك نظيفة ومنظمة ومميزة بشكل جيد.
اتبع آداب الجلوس لحفلات العشاء الرسمية. ينبغي أن يجلس الضيف المميّز على يمين المضيف. يمكن استخدام بطاقات مكان لتحديد ترتيبات الجلوس للضيوف.
قم بكتابة وتنفيذ خطاب قصير ولكن مهني لتقديم ضيفك المتميز إذا كان من المقرر أن يتحدث في اجتماع أو مأدبة غداء أو عشاء. خلاف ذلك ، نرحب بالضيف الخاص بك مع ملاحظات موجزة تتعلق بموقعه أو يكرم في أي اجتماع أو حدث والذي هو مشارك. لخطاب تمهيدي ، تحتاج إلى إعداد في وقت مبكر ، ووضع موجز السيرة الذاتية للمتكلم الخاص بك عن طريق البحث عن أوراق اعتماده والإنجازات والأوسمة. يجب أن يتناول كلمتك الافتتاحية الموضوع المطروح ، وأهمية الموضوع ونظرة عامة موجزة على أوراق اعتماد المتحدث. حفظ اسمه لآخر ، سواء لبناء الزخم وكإشارة إلى الجمهور للترحيب بالضيف.
