من الأهداف المهمة لأي نظام مراقبة داخلي هو حماية الأصول. ولأن عمليات كشوف المرتبات تؤثر على كل من الموارد البشرية والمالية ، فإن المشاكل أو نقاط الضعف في الضوابط الداخلية لجدول الرواتب يمكن أن تكون باهظة التكلفة. إن إدراك المخاطر التي تنطوي عليها عملية إعداد كشوف المرتبات ، وفهم تأثيراتها المحتملة ومعرفتك بكيفية معالجتها يمكن أن يؤدي إلى منع الخسائر بشكل كبير بمرور الوقت.
المخاطر
وتشمل المخاطر في عملية كشوف المرتبات مشاكل الإبلاغ المالي ، مثل عدم كفاية المرتبات والالتزامات المتعلقة باستحقاقات الموظفين أو سوء التصنيف لتكاليف العمالة بين تكلفة السلع المباعة (COGS) والبيع والمصاريف العامة والإدارية (SG & A). يمكن اختراق الكفاءة التشغيلية عن طريق دفع الموظفين الوهمية أو الموظفين المنتهية (عادة نتيجة للتواطؤ) وباستخدام معدلات الأجور والرواتب غير الصحيحة. يتم المساس بالامتثال التنظيمي من خلال انتهاك القوانين الفيدرالية وقوانين الأجر وساعات الولاية أو انتهاك لوائح دائرة الإيرادات الداخلية (IRS) المتعلقة بالموظفين مقابل المتعاقدين المستقلين.
تأثير
يختلف الأثر المالي والسمعي والقانوني المحتمل لمشكلات الرواتب اختلافاً كبيراً تبعاً لتوقيتها وحجمها وطبيعتها. من المهم فهم التأثير الذي قد يكون حدثًا في معرفة كيفية التعامل معه بشكل مناسب. يجب أن تأخذ الشركات بعين الاعتبار ما يلي: قد تؤدي أخطاء إعداد التقارير المالية إلى زيادة رسوم المراجعة الخارجية. قد تؤدي البيانات المالية غير الصحيحة إلى سوء قرارات الإدارة وقد تؤثر سلبًا على المستثمرين وأصحاب المصلحة الآخرين ، مثل الدائنين. يمكن أن تؤثر المدفوعات على الموظفين الوهمية ومعدلات الأجور غير الصحيحة تأثيراً سلبياً على السيولة وزيادة الأعباء الضريبية. يمكن أن تؤدي انتهاكات قوانين الأجور والساعات أو لوائح مصلحة الضرائب الأمريكية إلى فرض غرامات كبيرة ورسوم قانونية ومعدلات دوران أعلى للموظفين وفقدان السمعة.
تخفيف
يمكنك تقليل احتمال حدوث مشكلة في كشف المرتبات أو تأثيرها إذا قمت بتطبيق عناصر تحكم قوية في كشوف المرتبات. ومع ذلك ، لا ينبغي أن تفوق فائدة تنفيذ ضوابط كشوف المرتبات التكلفة. قد يؤدي تسجيل كشوف المرتبات العادية والوقتية وتسويات البيانات إلى دفتر الأستاذ العام وبيانات أطراف المعالجات الخارجية وإحالات الملفات والسجلات الأخرى إلى منع أو كشف الأخطاء المالية. يمكن أن تساعد مراجعة تصنيفات العمال بين التكاليف المباشرة وغير المباشرة في تحديد مشاكل التصنيف. يُعد الفصل بين الواجبات بين إدخال بيانات كشوف المرتبات ومعالجتها وإذن السداد وإطلاق الأفراد أمراً مثالياً ، إلا أنه قد يكون صعباً في الشركات الصغيرة ذات الموارد المحدودة. قد يكون إجراء مراجعة عالية المستوى للإدارة والموافقة والإبلاغ عن معدلات الأجور وتغييرات الأسعار وترقيات الأفراد وتغييرات الوظائف والإنهاءات مناسبًا عندما لا يكون الفصل بين الواجبات فعالًا من حيث التكلفة. قد تساعد البرامج التدريبية المناسبة للإدارة والمشرفين للمسائل القانونية وقضايا الموارد البشرية على زيادة الامتثال التنظيمي.
مراقبة
يمكن لأي نظام تحكم داخلي أن يصبح غير فعال بمرور الوقت حيث تتغير عمليات الموظفين والعمليات التجارية من خلال النمو أو من خلال تجاوز غير ملائم لإجراءات التحكم. إجراء تقييمات دورية للمخاطر المحتملة ، ومراجعة تصميم وفعالية ضوابط كشوف المرتبات للتأكد من أنها تظل ذات صلة وفعالة من حيث التكلفة.
